Jira

Die Funktionalität

Die Jira-Integration in TROI ermöglicht die Übernahme der in Jira erfassten Arbeitsprotokolle in die TROI-Stundenerfassung. 

D.h. in TROI werden automatisch Stundenbuchungen auf die entsprechenden Kalkulationsposition in zugehörige TROI Projekte erstellt.

Dieser Vorgang wird durch das Übertragen der Werte aus Jira nach TROI ausgeführt.

Die Synchronisierung erfolgt dabei in festgelegten Zeit-Intervallen.

Ebenso werden in diesem Schritt die Restaufwandschätzungen aus Jira in die entsprechenden Stundenbuchungen und zugehörige TROI-Projekte übernommen.

Dabei müssen in Jira die Verknüpfungen zu TROI Kalkulationspositionen vorgenommen werden, auf die dann die Arbeitsprotokolle übertragen werden. 

TROI unterstützt hierbei die Übertragung der Arbeitsprotokolle aus einzelnen Jira Issues und auch aus Jira-Issues inkl. Unteraufgaben.

Der Workflow weicht hier leicht ab, je nachdem, ob Jira bei Ihnen selbst gehostet wird oder Sie ein Atlassian Cloud Hosting verwenden, bei welchem Sie derzeit das Jira PlugIn nicht nutzen können. 

In TROI gibt es bei Verwendung der Jira Schnittstelle einen zusätzlichen Reiter Jira  in TROI Projekten. Dort wird links das TROI Projekt hierarchisch dargestellt 

Es erfolgt eine Zusammenrechnung aller Jira Issues pro Kalkulationsposition (sofern mehrere Jira Issues mit derselben Position verknüpft sind) sowie die Aufrechnung / Gesamtsumme auf Projekt-Level.

Abb.: Jira-Tab in TROI-Projekten

Die Einrichtung der Jira Umgebung in TROI

Für die Einrichtung der Jira Schnittstelle wird sowohl in TROI als auch in Jira eine administrative Anpassung benötigt.

Unter System →  Systemeinstellungen → Reiter Jira-Integration muss in TROI die Jira Konfiguration hinterlegt werden:

Abb.: Konfiguration von Jira in TROI

• Server-URL: Bitte geben Sie hier die Server-URL der Jira Instanz an
• Benutzername: Bitte geben Sie hier den Benutzernamen des Jira Benutzers an
• Benutzerpasswort: Bitte geben Sie hier das Passwort des Jira Benutzers an
• Name des Jira-Feldes für die Referenz zur Kalkulationsposition: Bitte geben Sie hier den Namen des CustomFields ein, welches Sie später in Jira erstellen und zur Eingabe der zu verknüpfenden ID's zu TROI Kalkulationspositionen verwenden.
• Formatierungs-Zeichenfolge für den Kommentar: %2$s // %1$s
• Jira-PlugIn installiert: Bitte die Checkbox aktivieren, sofern das Jira-PlugIn verwendet wird

Die Verbindung von Jira zu TROI

Der verwendete Jira-Benutzer muss mindestens Leserechte für die entsprechenden Jira-Projekte haben.

Wesentlich ist ebenso, das für den Jira-Benutzer dieselbe E-Mail Adresse hinterlegt ist, wie in TROI.

Um die Verknüpfung von Jira-Issues zu TROI-Kalkulationspositionen herzustellen wird in Jira ein "benutzerdefiniertes Feld“ verwendet. 

Bei Bedarf kann der in Jira erfasste Kommentar durch die Jira-Issue Nummer ergänzt werden. 

Installation von Jira-PlugIn (Optional)

Das Jira-PlugIn laden Sie bitte unter folgender Adresse herunter (Kompatibel mit Jira 7.6.1 - 8.19.0) → https://dist.TROI.software/Jira/Jira-plugin-1.3.zip

Das Plugin wird mittels einer Konfigurationsdatei konfiguriert. Dazu erstellen Sie die Datei troi.properties im Verzeichnis /target/Jira/home  (Standard: /var/atlassian/application-data/Jira) mit folgendem Inhalt:

#TROI - Jira - Integration
TROI.cp_id_field_name= Hier bitte den exakten Namen des benutzerdefinierten Feldes eingeben
TROI.TROI_url=Hier bitte die URL Ihrer TROI Installation eingeben z.B. https://kundenname.TROI.de
TROI.TROI_user_name=Hier bitte den TROI Benutzernamen eingeben
TROI.TROI_user_password_md5=Hier bitte das Kennwort, welches für den o.g. Benutzer in TROI hinterlegt ist, (als MD5 Hash) eingeben. Bspw. hier können Sie Ihr Passwort in einen MD5 Hash konvertieren > http://www.md5-generator.de/
TROI.max_cache_age_in_seconds=3600

Anlegen des benutzerdefinierten Feldes in Jira

Navigieren Sie dazu zu Administration → Vorgänge/Issues → Benutzerdefinierte Felder/Custom Fields und klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen/Add Custom Field.

Abb.: Benutzerdefiniertes Feld in Jira hinzufügen

Wenn Sie Jira in der Atlassian Cloud hosten

Wenn Sie Jira in der Atlassian Cloud hosten, kann das TROI Jira-PlugIn leider (derzeit) nicht installiert werden.

Verwenden Sie in diesem Fall bitte als benutzerdefiniertes Feld / custom field ein einfaches Textfeld Textfeld (einzeilig) / Text Field (single line).

Abb.: Textfeld hinzufügen

Wenn Sie selber Jira hosten

Wenn Sie Jira selbst hosten, können Sie das TROI Jira-PlugIn installieren und haben dann im Bereich Erweitert/Advanced den neuen Feldtyp Calculation position selection field zur Verfügung.

Das PlugIn bietet im Vergleich zur in der Atlassian Cloud gehosteten Variante, die Funktion, die Kalkulationsposition aus einem Drop-Down auszuwählen.

Ebenso wird der Projektpfad angezeigt.

d.h. Projekt → Unterprojekt → Kalkulationsposition, was bei der oben beschrieben Variante nicht der Fall ist. 

Konfigurieren Sie die Screens, in denen das Feld sichtbar sein soll.

Wenn Sie nun einen neuen Vorgang anlegen, steht Ihnen das zuvor erstelle Feld zur Verfügung.

Geben Sie hier bitte die TROI K-Nummer d.h. die ID der Kalkulationsposition ein, mit der dieser Jira-Vorgang verknüpft werden soll.

Sie erhalten diese von Ihrem TROI-Projektleiter bzw. finden diese in der Kalkulation des TROI Projektes bei Roll-Over über die Kalkulationsposition im Tooltip.

Damit Sie ein Projekt in TROI für die Synchronisierung freigeben, muss in den erweiterten Projekteinstellungen der Jira Schlüssel hinterlegt sein.

Dazu navigieren Sie bitte in das TROI Projekt, klicken oben links das erweitert Icon an → wählen das Projekt und klicken auf den Eintrag Erweiterte Einstellungen.

Dort geben Sie bitte den Jira-Projektschlüssel ein und speichern. 

Troubleshooting

Fehlende Stunden bei Übertrag

PROBLEM: 

Es werden nicht alle Stunden rückwirkend übertragen.

LÖSUNG:

Ändern Sie die Anzahl der Tage, welche rückwirkend für Benutzer bzw. Mandanten übernommen werden sollen über System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung.

Abb.: Position für Anzahl Tage, Stunden erfass/geändert werden können