Damit andere Nutzer TROI umfangreich nutzen können oder sie mit TROI verwaltet werden können, ist es zuerst notwendig, einen Account anzulegen und diesen mit Zugriffsrechten auszustatten, die seiner Rolle entsprechen.

Wenn Sie die Mitarbeiter Verwaltung im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Benutzer. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. 

Es öffnet sich jetzt automatisch ein neues Fenster, in dem Sie einen Überblick über alle Mitarbeiter erhalten. 

Bei Bedarf finden Sie in der Titelzeile die Möglichkeit, mit einem Dropdown-Menü die Ergebnisse zu filtern. Sie können hier bestimmen, welche Gruppe von Mitarbeitern angezeigt werden soll:

• aktive Mitarbeiter
• inaktive Mitarbeiter
• gesperrte Mitarbeiter
• externe Mitarbeiter
• Schattenbenutzer
• alle Mitarbeiter

Gleich daneben befindet sich ein Suchfeld. Hier können Sie einen Namen oder einen Namensbestandteil eingeben. 

Neue Mitarbeiter anlegen und bearbeiten

Die Nutzeroberfläche im Überblick

Über die zahlreichen Filterfunktionen von TROI können Sie sich nicht nur alle Umsatzerwartungen ansehen, sondern auch gezielt für zum Beispiel einen Kunden oder einen Zeitraum.

• Mandant
• Sales Stage oder Umsatz Forecast (sofern aktiviert)
• Daten: Alle Daten, Kunden, Kontakte
• Auswahl des Kunden
• Auswahl des Mitarbeiters
• Status: Alle, in Arbeit, zurückgestellt,  abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten
• Zeitraum der Angebote

Abb.: Standardansicht der Sales Stage

Zu den Ergebnissen finden Sie die folgenden Informationen:

• Kunde
• Projektname
• Projektnummer
• Ansprechpartner
• Mitarbeiter
• Sales Stage (Status, z.B. angeboten)
• Beschreibung
• Erwartetes Bestelldatum
• Wahrscheinlichkeit (Prozentsatz wie wahrscheinlich Sie den Auftrag erhalten)
• Volumen (Budget des Auftrags)
• Bewertetes Volumen

Die entsprechenden Werte zieht TROI sich aus den Angeboten. Sie können die einzelnen Positionen aber noch anklicken und bearbeiten.

Sales Stage im Kontaktmodul

Die Sales Stage  in TROI ermöglicht eine transparente Abwicklung des Vertriebsprozesses von der Kaltakquise bis über die Projektverwaltung.

Erfassung eines Lead Status

Leadstatus können erfasst werden über das + -Symbol in Projektadmin.  → Projektstatus →  Reiter Leadstatus.

Abb.: Standardansicht des Leadstatus

Erfassung eines Leads im Kontaktmodul

Leads können im TROI Kontakt -Modul nur für Firmenkontakte erfasst werden.

Als Lead kann man ein neues potentielles Geschäft eintragen, was vielleicht noch nicht reif genug ist, um ein neues Projekt zu rechtfertigen. Der Eintrag besteht aus folgenden Informationen:

Mit einem Klick auf Speichern, können sie die eingetragene Information sichern und eine neue Opportunity wird im unteren Bereich aufgeführt. Damit haben Sie den Vorgang abgeschlossen, bearbeiten aber noch dieselbe Opportunity. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie einfach auf das "+" Symbol.

Auswertung von Leads

Eingetragene Leads können gesamt in der Sales Stage Auswertung analysiert werden. Dort werden z.B. die potentiellen Geschäftsvolumen bereits mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit der Opportunity multipliziert, um den im Zeitraum definierten Volumen, z.B. nach Ansprechpartner gefiltert, auszuwerten.

Hier kann man auch Sales Stages aus Projekten auflisten und eine gesamte Sales Stage Auswertung analysieren. Wie man im Projektmodul Sales Stages einträgt, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Sales Stage im Projektmodul

Ebenso im Projektmodul ist es möglich Sales Stages in einer detaillierteren Form einzutragen. Dafür ist es notwendig, dass ein Projekt bereits kalkuliert und ggf. angeboten wurde, damit man die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum eintragen kann, womit solche Einträge parallel zu Kontakt-Leads in der Sales Stage Auswertung aufgelistet werden können.

Erfassung der Wahrscheinlichkeit von (Unter)projektbeauftragungen

Die Erfassung der zwei oben genannten Datensätze erfolgt nach der Erstellung einer Kalkulation, da diese das potentielle Auftragsvolumen bestimmt. Die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum werden dann auf Unterprojekt-Ebene erfasst, weshalb es empfohlen wird, dies bereits beim Kalkulieren/Anbieten zu berücksichtigen (z.B. optionale Positionen, die eine geringere Bestellwahrscheinlichkeit haben, sollten unter ein dediziertes Unterprojekt eingetragen werden). Die Relevanz der Sales Stage für Auswertungen ist noch zusätzlich verstärkt, wenn man Unterprojekte als Arbeitspakete, die in unterschiedlichen Zeiten beauftragt und geliefert werden, damit dies auch im Feld erwartetes Bestelldatum berücksichtigt werden kann.

Sollten aber unterschiedliche Wahrscheinlichkeiten und Bestellzeiten gewünscht sein, können beide Datensätze in der Projektebene eingetragen werden, was automatisch für alle Unterprojekte übernommen wird.

Erfassung von Umsatzforecast im Projektmodul

Zusätzlich zur Sales Stage, kann man bereits im Projektmodul die monatliche Verteilung des Projektumsatzes eintragen. Damit unterschiedliche Arbeitspakete mit unterschiedlichen Deadlines berücksichtigt werden können (wie in der Sales Stage), erfolgt dies auch, obwohl optional, auf Unterprojekt-Ebene. Standardmäßig werden die verteilten Umsätze pro Jahr angezeigt, damit man eine gute Übersicht in normalen Bildschirmauflösungen bekommen kann. Deswegen wird auch die Zusammenfassung der Summen in den letzten vier Spalten angezeigt:

Vollständige Auswertung von Sales Stage und Forecast

Die oben genannte Sales Stage Auswertung kann nun alle drei Datensätze darstellen. Wenn im zweiten Filter Sales Stage ausgewählt wird, kann man im dritten Filter zwischen Kontakte (Leads im Kontaktmodul) oder Kunden (Sales Stage in Projekten) wählen. Eine Mischansicht ist durch die Option alle Daten möglich.

Separat dazu kann aber die Option Umsatz Forecast im zweiten Dropdown ausgewählt werden, damit man die Summe der monatlichen Umsatzprognosen aller Projekte sehen kann. Die Ansicht ist identisch zur Einzeldarstellung im Projektmodul, obwohl man hier nur die Gesamtsumme auf Projekt-Ebene sieht, nicht einzelne Unterprojekt-Einträge.