In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest, außerdem können Sie einstellen zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll. 

Wenn Sie das PR Modul im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Aussendungen.

Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten. Diese sind:

• Mandant
• Suchfeld
• zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
• nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)

Inhaltsverwaltung im PR-Modul

Inhalte können zweisprachig im PR-Modul konfiguriert werden, da man für Kontakte eine Sprache vordefinieren kann. Demzufolge wählen sie im Reiter Inhalt & Attachments eine Sprache aus, damit Sie die Inhalte der Nachricht in der richtigen Sprache konfigurieren können.

Wichtig:

Wenn für eine bestimmte Sprache nichts konfiguriert wird, bekommen die Empfänger in dieser Sprache eine weisse E-Mail wenn sie für diese Sprache konfiguriert wurden und in der Verteilerliste aufgeführt wurden.

In der allgemeinen Anleitung für den PR-Versand sind weitere Felder beschrieben. Diese Anleitung beschreibt die Verwaltung des Inhalts der Nachricht, besonders wenn dieses in HTML formatiert werden soll.

HTML Datei hochladen und bearbeiten

Um eine HTML-Datei hochzuladen, klicken Sie einfach im Feld HTML File hochladen neben der Beschriftung "Aussendungsinhalt":

Die Inhalte der Nachricht werden automatisch mit der HTML-Formatierung angepasst. Vergewissern Sie sich zusätzlich, dass die Nachricht im Feld "Alternative Plaintext-Version" auch richtig formatiert ist, damit Nutzer von älteren E-Mail Clients, oder dessen Clients für die Darstellung von HTML-Inhalten gesperrt sind, die Nachricht auch lesen können.

Nachricht für Empfänger personalisieren

Wie Sie sehen können, beginnt meine Nachricht mit dem Text "{sakztatuib_text}". Das ist ein Platzhalter in Troi für die vollständige Anrede, die in den Kontakten konfiguriert ist. Es bedeutet, dass jeder Empfänger eine personalisierte Nachricht bekommt, die z.B. an "Sehr geehrter Herr Mustermann" geschrieben ist. Troi verfügt über zahlreiche solcher Variablen, um den Text stark zu personalisieren. Diese finden Sie im Dropdown "Code snippets":

Nachricht testen und versenden

Sie können den HTML-Inhalt der Nachricht zusätzlich im Browser testen, um zu sehen ob alle HTML-Tags richtig funktionieren und ob Bild-Referenzen richtig eingetragen wurden. Dafür scrollen Sie einfach runter im Reiter Inhalt & Attachments und klicken Sie auf "Mailingvorschau im Browser".

Sie können nun die Nachricht versenden. Ähnlich wie im alten PR-Modul, ist es möglich einen Testversand an den konfigurierten Testempfängern erstmal zu machen, um die Kompatibilität mit unterschiedlichen E-Mail Clients zu prüfen. Dafür klicken Sie einfach auf das Icon für "Aussendung verwalten" und, im darauf folgenden Fenster, klicken auf "Verschicken an: Test Kontakt". Sobald der Inhalt bestätigt ist, kann der Versand an normale Kontakte gestartet werden!

Mit dem in TROI integrierten PR Modul werden Ihnen Public Relations Aufgaben zukünftig ganz leicht fallen.

Das PR Modul von TROI bietet Ihnen alles, was Sie zur Bekanntmachung und Bewerbung Ihres Projekts benötigen. So können Sie ganz bequem Pressemitteilungen aussenden, Ihre Pressekontakte verwalten und vieles mehr.

Aussendungen anlegen und bearbeiten

Mit TROI können Sie nicht nur Verteiler anlegen, sondern auch gleich die Inhalte für die Pressemitteilung zusammenstellen und diese versenden. Dafür wählen Sie den Reiter Aussendungen an.

Die Übersicht über Aussendungen

Wie schon bei den vorherigen Bereichen im PR  Modul finden Sie auch in den Aussendungen wieder eine Übersicht über alle angelegten Dateien. Ihre Filtermöglichkeiten bestehen hier aus der Auswahl der Firma oder der Suche nach einem gezielten Namen. Außerdem können Sie auch hier wieder entscheiden, ob alle Aussendungen angezeigt werden, oder nur die aktiven.

Wie schon bei den anderen Reitern werden auch hier wieder die einzelnen Aussendungen mit Symbolen markiert.  Klicken Sie auf einen der Einträge, öffnet sich die Detailansicht.

[Screenshot Detailansicht folgt]

Hier finden Sie wichtige Informationen zur Aussendung, zum Beispiel:

• Name der Aussendung
• Auftraggeber
• Beschreibung
• Geplantes Aussendedatum
• Freigegeben/geblockt/versendet?

Darüber hinaus informiert Sie eine Zeile über die Versandoptionen. Hier können Sie mit einem Klick auf den Stift einen anderen Absender oder eine andere Versandpriorität einstellen.

Gleich darunter befindet sich eine weitere Zeile für Inhalt & Attachments, die Sie ebenfalls mit einem Klick auf den Stift bearbeiten können.

Sofern Personen der Aussendung zugeordnet sind, können diese in der rechten Spalte eingesehen, bearbeitet und in eine Excel-Datei exportiert werden.

Eine neue Aussendung erstellen

Um eine neue Pressemitteilung herzustellen, klicken Sie einfach auf das blaue Kreuz in der Menüleiste. Alternativ können Sie aber auch auf eine bereits angelegte Aussendung klicken und hier die Option Neue Aussendungauswählen. In beiden Fällen öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie alle wichtigen Einstellungen tätigen können.

Begonnen wird mit den Aussendungseinstellungen. Hier legen Sie fest, wie die Aussendung heißen soll und worum es sich dabei handelt. Außerdem können Sie sie als Event kennzeichnen. Dann wird sie gegebenenfalls direkt in den Terminkalender des Empfängers eingetragen.

Des weiteren können Sie in diesem Menü festlegen, wer Absender der Aussendung ist und wann sie verschickt werden soll.

Im letzten Bereich der Aussendungseinstellungen können Sie wählen, ob die Aussendung aktiv ist, geblockt, freigegeben oder sogar schon gesendet wurde und wer Zugriff auf diese Datei hat. Nach dem Bearbeiten und Speichern wechseln Sie dann in den Reiter Empfänger.

[Screenshot Aussendungseinstellungen folgt]

Im Reiter Empfänger können Sie auswählen, welche Kontakte die Aussendung erhalten sollen. Um einen ganzen Verteiler in die Liste aufzunehmen, klicken Sie links auf den Reiter Verteiler hinzufügen. Hier suchen Sie einfach den gewünschten Verteiler aus und fügen ihn mit einem Klick auf den Pfeil (Kontakte der Mailingliste hinzufügen) der Empfängerliste zu.

Alternativ können Sie auch den Reiter manuell hinzufügen auswählen. Hier finden Sie eine filterbare Liste aller vorhandenen Kontakte, aus  denen Sie jetzt einzeln diejenigen aussuchen können, die die Aussendung erhalten sollen.

Wenn Sie jetzt auf den Reiter pflegen zurückkehren, finden Sie hier eine Liste aller Empfänger vor. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch gezielt nach Empfängern suchen, um diese zum Beispiel zu blockieren. Sie erhalten dann so lange keine Aussendung, bis Sie die Blockierung mit einem Klick auf den entsprechenden Button unten rechts wieder aufheben.

[Screenshot Empfängerübersicht folgt]

Weiter geht es mit dem Button Inhalt & Attachments. Hier wird es jetzt konkret mit der Aussendung. In diesem Menü können Sie den Betreff und eine E-Mail-Adresse für Antworten hinterlegen (wahlweise können Sie einzelnen Kontakten auch eine eigene Antwortadresse hinterlegen). Wenn die Antwortadresse auch die Versenderadresse sein soll, müssen Sie jetzt noch einen Haken bei Versender E-Mail setzen.

Wenn Sie ein HTML File als Text hochladen möchten, klicken Sie einfach in das jeweilige Feld. Es öffnet sich dann ein Auswahlfenster. Alternativ können Sie Ihren Text manuell eingeben und wie gewohnt editieren. Da manche Empfänger HTML unterdrücken, sollten Sie anschließend noch einmal eine sogenannte Plaintext-Version ohne Grafiken und Formatierungen in das entsprechend gekennzeichnete Feld einfügen.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch einen Footer mit Signatur oder einen Disclaimer gestalten. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie den Inhalt Ihrer Aussendung.

[Screenshot Inhalt & Attachments folgt]

Zuletzt sollten Sie noch den Reiter Einstellungen bestätigen aufrufen. Hier können Sie alle gemachten Angaben noch einmal überprüfen. Einträge, die potentiell fehlerhaft sind, werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Felder, die definitiv fehlerhaft sind, werden mit einem roten X markiert. Wenn Sie alles überprüft und gegebenenfalls korrigiert haben, geben Sie die Aussendung mit einem Klick auf den Haken unten rechts zum Versand frei.

[Screenshot Einstellungen bestätigen folgt]

Jetzt müssen Sie die Aussendung nur noch verschicken. Dazu kehren Sie  zurück in die Übersicht der Aussendungen. Hier wählen Sie die fertig gestellte Aussendung aus. Dass sie zum Versand freigegeben wurde, erkennen Sie an dem eingekreisten Pfeil auf einem auffälligen, blauen Button, der plötzlich rechts in der Detailansicht zu sehen ist.

[Screenshot blauer Button folgt]

Klicken Sie auf den Button, öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Aussendung verschicken. Hier können Sie jetzt bestätigen, an welche Kontakte und wann die Aussendung verschickt werden soll. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil unten rechts, verschicken Sie Ihre Pressemitteilung endgültig.

Übrigens: Wenn Sie eine Aussendung erst einmal nur vorbereiten möchten, legen Sie sich dazu einfach eine Mappe an.
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