Die Arbeitszeitauswertung kann in einer umfassenden Arbeitszeitansicht, einer flexiblen Monatsansicht und in einer fixen Wochenansicht betrachtet werden. Die umfassende Arbeitszeit-Ansicht ist auf Basis der Monatsansicht entstanden und bildet unter anderem frei definierbare Zeiträume und wichtige KPIs (Key Performance Indikatoren) ab.

Die Filter-Optionen für die Auswertung

Mandant (1)
Mitarbeitergruppe (2)
Mitarbeiter (3)
Zeitraum (4)

Abb.: Arbeitszeitübersicht

Unterschied zwischen Einträgen mit und ohne Ausrufezeichen

Manche Einträge der ersten Spalte (Arbeitszeit) werden gesondert mit einem Ausrufezeichen ausgewiesen. Der User wird darauf hingewiesen, dass dieser Eintrag eventuell (aber nicht unbedingt) seine Aufmerksamkeit braucht. Ausrufezeichen werden hauptsächlich durch nicht-vollständige Arbeitszeiteinträge verursacht, was aber nicht bedeutet, dass diese mit 0,00 angezeigt werden, sondern dass ein Ersatzwert angezeigt wird, was die selbe Relevanz haben könnte, wie ein vollständiger Eintrag. Folgende Regelreihenfolge wird angewendet:

Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde, keine Projektzeit hinterlegt wurde und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die Geplante Arbeitszeit als Ersatzwert genommen.
- Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde und die eingetragene Projektzeit kleiner ist, als die geplante Arbeitszeit und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die Geplante Arbeitszeit als Ersatzwert genommen.
Wenn kein Eintrag oder ein nicht-vollständiger Eintrag gemacht wurde aber bereits eine Projektzeit vorliegt, die größer als die geplante Arbeitszeit ist, und dieser Tag in der Vergangenheit liegt, wird die erfasste Projektzeit (WB + NWB) als Ersatzwert genommen.
Wenn ein Eintrag vollständig ausgefüllt wurde, wird kein Ersatzwert genommen.

Für alle drei Fälle wird die entsprechende Warnung angezeigt, wenn man mit der Maus auf den Eintrag geht.

Die Auswertung von Arbeitszeiten vorbereiten

Mit einem Klick auf den jeweiligen Button können Sie festlegen, ob Sie die Auswertung in einer Wochen- oder Monatsansicht angezeigt haben möchten. Sie können jederzeit zwischen beiden Ansichten wechseln, auch nach erfolgter Auswertung.

Zur weiteren Eingrenzung haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: Benutzergruppen und Mitarbeiter. Wenn Sie eine Benutzergruppe auswählen, werden ausschließlich die Auswertungen für alle Mitarbeiter, die Geschäftsleitung oder individuell erstellte Gruppen angezeigt. Sie können aber auch alle Benutzergruppen wählen, damit keine Einschränkung stattfindet.

Wenn Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswerten möchten, können Sie auch diesen auswählen. Bitte beachten Sie: Auswählbar sind nur die Mitarbeiter, die zu der vorher festgelegten Benutzergruppe gehören. Wenn Sie den gewünschten Mitarbeiter nicht finden, ändern Sie also die Benutzergruppe. Sie können sich alle Mitarbeiter, mehrere oder einen einzelnen anzeigen lassen.

In der Regel werden Arbeitszeiten in einem bestimmten Zeitraum ausgewertet, um einen gezielten Einblick nehmen zu können. Deshalb ist es empfehlenswert, einen Datumsbereich anzugeben, der ausgewertet wird. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch individuelle Details angeben, zum Beispiel Projekte, die in der Auswertung berücksichtigt werden sollen.

Klicken Sie jetzt auf den GO-Button, um die Einstellungen auszuwerten.

Das Ergebnis der Auswertung interpretieren

Nachfolgend wird von links nach rechts der Spaltenname (die Bedeutung / die Berechnung) der einzelnen Spalten erklärt.

Spaltenname	Bedeutung	Berechnung
Arbeitszeit	Eingetragene (Ist) Netto-Arbeitszeit	Gesamte Brutto-Arbeitszeit minus Pausenzeiträume
Geplante Arbeitszeit	Vertraglich festgelegte Soll-Arbeitszeit, wie sie unter Mitarbeiter → Benutzer → Arbeitszeit eingetragen ist	Keine
Abwesenheiten	Abwesenheiten, welche unter System → Abwesenheitsarten als "Arbeitszeit" definiert wurden	Es werden nur Abwesenheitszeit mit einer eingetragenen Arbeitszeit berücksichtigt
WB	Summe aller weiterberechenbaren Projektstunden aus der Stundenerfassung	Keine
NWB	Summe aller "nicht-weiterberechenbaren" Projektstunden aus der Stundenerfassung	Keine
Arbeitszeitsaldo	Summe der Über- oder Unterzeit der Arbeitszeit	(Arbeitszeit + Abwesenheiten) - Geplante Arbeitszeit
Auslastung incl. Abwesenheiten (%)	Prozentuale Auslastung des Mitarbeiters (Arbeitszeit vs. Projektstunden) unter Anrechnung von Abwesenheiten, welche unter System → Abwesenheitsarten als "Projektzeit" definiert wurden	(WB + NWB + Abwesenheiten als Projektzeit) / Arbeitszeit
Auslastung (%)	Prozentuale Auslastung des Mitarbeiters (Arbeitszeit vs. Projektstunden) ohne Berücksichtigung von Abwesenheiten	(WB + NWB) / Arbeitszeit
Bez. Auslastung (%)	Prozentuale bezahlte Auslastung des Mitarbeiters (Arbeitszeit vs. weiterberechenbare Projektstunden) (Rentabilität)	WB / Arbeitszeit
Projektsaldo	Differenz zwischen Projektzeit und Arbeitszeit	(WB + NWB + Abwesenheiten als Projektzeit) - (Ist) Netto-Arbeitszeit
WB vs. NWB (%)	Prozentualer Anteil der "weiterberechenbaren" Projektstunden im Verhältnis zu den gesamten Projektstunden	WB / (WB + NWB)

Export - Controlling Auslastung

Nach Klick auf den Export Button (1) kann die Exportart „Controlling Auslastung“ (2) ausgewählt werden. Mit einem Klick auf "exportieren" (3) wird diese gestartet.

Abb.: Export Arbeitszeit

Spalten und Werte von Links nach Rechts Bezeichnung (Bedeutung)

Vorname (Vorname der Mitarbeiter. Außerdem werden die Mitarbeiter nach Teams gelistet.)
Nachname (Nachname der Mitarbeiter)
Stunden gesamt IST (Summe aller aufgezeichneten Stunden)
Stunden gesamt SOLL (Summe der verfügbaren Arbeitszeit im betreffenden Zeitraum ( Arbeitszeit minus Abwesenheiten wie Urlaub,Krankheit)
Differenz (Std) (Differenz aus SOLL und IST Stunden)
WB Stunden (Summe aller aufgezeichneten Stunden aus Kundenprojekten wb (alle Projekte die nicht das neue flag „intern“ haben))
NWB Stunden (Summe aller aufgezeichneten Stunden aus Kundenprojekten nwb (alle Projekte die nicht das flag „intern“ haben))
Interne Projekte (Interne Projekte (alle Projekte die das flag „intern“ haben )
Auslastung IST (%) (Verhältnis der WB Stunden gemessen an der verfügbaren Arbeitszeit)
Auslastung SOLL (%) (Geplante Auslastung aus Mitarbeiter → Benutzer → Arbeitszeit → „Auslastung“)
Differenz (Aktuelle Auslastung minus geplante Auslastung)

Besonderheiten

- Befinden sich Mitarbeiter in mehreren Teams gleichzeitig, so werden sie eigens im Team „mehrere Gruppen“ aufgeführt

- Werden Stunden auf ein Projekt geschrieben, das nicht eindeutig intern oder extern ist ( z.B. irrtümliche Vergabe 2 er Projekttypen,ein Typ intern,der andere nicht; oder es wurde dem Projekt kein Projekttyp zugeordnet ), so werden alle Stunden in einer eigenen Spalte „Fehler“ aufsummiert

- Bei den Team-Auslastungswerten handelt es sich um Mittelwerte gebildet aus den Einzelwerten der Mitarbeiter

- Die Werte gibt es noch einmal aufsummiert in Mandantensicht und in Sicht auf alle Mandanten

- Die SOLL Zeile auf Mandantenebene ist frei zu editieren, auf Gesamtebene wird automatisch der Mittelwert aus allen Mandanten gebildet. Der eingetragene Wert dabei ist ein Prozentwert

Systemeinstellungen

Damit der Report auch der Realität entsprechende Ergebnisse bringt, sind folgende Systemeinstellungen vorzunehmen

am Mitarbeiter

Allgemein sollten natürlich Abwesenheiten, Urlaube etc. für die einzelnen Mitarbeiter gepflegt sein sowie eine Regelarbeitszeit erfasst werden. Nur dann ist der SOLL Stunden Wert auch wirklich korrekt.

Neu ist, dass am Mitarbeiter im Tab Arbeitszeit auch die Auslastung definiert werden kann, die dann im Report verwendet wird.

Abbildung 3 Mitarbeiter Einstellung Auslastung

an den Projekttypen

Damit ein Projekt als internes Projekt bewertet werden kann und damit so die erfassten Stunden nicht in der Spalte wb oder nwb landen, muss an der Gruppe des betreffenden Projekttyps das neue flag „intern“ mittels Setzen der Checkbox vergeben werden.

Abbildung 4 Markieren von Projekttypen als "intern"

Empfehlungen für korrekte Reports

Möchte man auch korrekte Teamauswertungen, sollten Mitarbeiter möglichst nur in einem Team eingeteilt sein
Arbeitszeiten und Abwesenheiten sollten für die Mitarbeiter gut gepflegt sein
Projekte sollten hinsichtlich Ihres Typs immer eindeutig intern oder extern sein

Der Arbeitszeitsaldo wird tagesaktuell berechnet und wird nicht für zukünftige Tage angezeigt.

Der Projektsaldo hingegen wird auch für zukünftige Eintragungen berechnet.

Referenzeinstellungen

Folgende Einstellungen haben Auswirkungen auf die Auswertung der Arbeitszeit, befinden sich aber in anderen Modulen in TROI:

Mitarbeiter → Benutzer → Arbeitszeit
System → Abwesenheitsarten
System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → Check-in Funktionalität deaktivieren
System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → Arbeitszeiten als Zahl erfassen
System → Systemeinstellungen → Stundenerfassung → Wenn keine Arbeitszeit erfasst wurde
System → Systemeinstellungen → Auswertung → Inaktive Mitarbeiter in Auswertungen anzeigen
System → Systemeinstellungen → Datenfeld Konfiguration → "Arbeitszeit hinzufügen" Schaltfläche anzeigen