1. Voraussetzungen zum Erstellen von E-Rechnungen

1.1 Troi Connect

Für das Erstellen von E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung) in TROI wird unser Modul ”TROI Connect” als technische Bedingung für Ihre Instanz(en) vorausgesetzt. Ob Sie dieses Zusatzmodul bereits nutzen, erfahren Sie aus Vertragsdaten oder wenn Sie unser Customer-Care-Team kontaktieren (unter cc@troi.de). Wenn Sie über Troi Connect verfügen, muss dennoch einmalig eine Aktivierung der digitalen Ausgangsrechnung vorgenommen werden. Sie können hierzu den Helpdesk oder unser Customer-Care-Team kontaktieren.

1.2 Mandanteninformationen pflegen

Mit Aufkommen der E-Rechnung müssen Sie einmalig zusätzliche Informationen in Troi einpflegen:

Einzutragen in Troi unter Menü > Modul Mandanten > (gewünschten Mandanten anklicken) > im neuen Mandantendetails-Pop-Up:

• Geschäftsführer (hier werden die Namen der Geschäftsführenden mit Komma getrennt aufgelistet)

• Handelsregistereintrag Nummer (die Nummer des Handelsregistereintrages)

• Amtsgerichtssitz (Ort des zuständigen Amtsgerichts)

• Steuernummer und/oder USt-Identnummer

• Standardbankverbindung mit IBAN und BIC (Guide-Eintrag hierzu)

• Zugeordnete Kontakt (Firmenkontakt) muss dem Mandanten zugeordnet sein (Es sollte sich um den korrekten Firmenkontakt handeln, mit richtiger Adresse und gepflegten Informationen)

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Abbildung: (1.) Mandantendetails öffnen, (2.) Die nötigen Details im Mandantendetails-Pop-Up einpflegen, (3.) Button um Details zur Bankverbindung zu hinterlegen

2. Rechnung wie gewohnt erstellen

Als Ausgangssituation für die E-Rechnung wird eine geschlossene Ausgangsrechnung benötigt. Durchlaufen Sie also wie gewohnt den Rechnungserstellungsprozess und geben Sie der Rechnung eine Nummer und schließen diese damit. Unseren Guide-Eintrag zum Thema Rechnungen finden Sie hier.

3. Erstellen der E-Rechnung

3.1 E-Rechnungs-Pop-up öffnen

Nachdem die Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung geschlossen wurde, vollziehen Sie bestenfalls noch eine Sichtprüfung der PDF und klicken Sie anschließend auf den Button „E-Rechnung erstellen“ im Footer.

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Abbildung: Der Rechnungsreiter in einem Projekt mit Hinweis auf den "E-Rechnungen erstellen” Button

3.2 Format und Rechnungsvorlage (Template)

Zuerst wählen Sie, welches Rechnungsformat Sie wünschen und welche Rechnungsvorlage Sie nutzen möchten.

X-Rechnung: Reine elektronische Rechnungsform, die speziell für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt ist.

ZUGFeRD: Hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen verständlich ist.

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Abbildung: Das E-Rechnungen Pop-up mit seinen Auswahlmöglichkeiten (animiertes GIF)

3.3 E-Rechnung generieren und herunterladen

Wählen Sie den Button „Generieren“ und nach einer kurzen Ladezeit können Sie Ihre E-Rechnung mit dem vorab gewählten Format herunterladen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit diesen Vorgang erneut anzustoßen, wenn Sie das Format oder die Rechnungsvorlage ändern möchten.

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Abbildung: Über den Button „Herunterladen“ (1) die E-Rechnung als Datei downloaden