awork-Schnittstelle in Troi nutzen

Mit der awork-Schnittstelle können relevante Daten zwischen awork und Troi übertragen werden. So können Teams weiterhin in awork planen und Zeiten erfassen, während abrechnungs- und ressourcenrelevante Informationen automatisch in Troi zur Verfügung stehen.

Wichtig ist dabei: Nicht alle Informationen werden in beide Richtungen synchronisiert. Je nach Bereich ist entweder awork oder Troi das führende System.

1. Was wird über die awork-Schnittstelle übertragen?

Die Schnittstelle überträgt aktuell drei zentrale Informationen:

Der wichtigste Merksatz:

Zeiten werden in awork erfasst. Abwesenheiten und Arbeitszeiten werden in Troi gepflegt.

2. Werden awork Aufgaben nach Troi übertragen?

Über den Aufgaben-Importer können aus in Troi angelegten Kalkulationspositionen in Aufgaben sowohl in Troi als auch in awork angelegt werden.

Um die Aufgaben in awork mit den Kalkulationspositionen in Troi zu verknüpfen, verwenden wir ein eigenes Feld in awork. Dort wird die ID der passenden Troi-Kalkulationsposition eingetragen. Das entsprechende Feld lässt sich auf der awork-Seite der Troi-Systemeinstellungen auswählen und wird beim Verwenden des Aufgaben-Importers automatisch gefüllt.

Beispiel:

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Seite um Eigene Felder in awork anzulegen

3. Voraussetzungen für die Nutzung

Damit die awork-Schnittstelle sauber funktioniert, müssen einige Grundlagen in Troi und awork vorbereitet sein.

Verbindung zwischen Troi und awork

Für die Verbindung wird ein awork API-Key ohne Userauthentifizierung benötigt. Dieser muss in Awork von einem Admin erstellt und in Troi hinterlegt werden. Hilfe zum Erstellen eines API-Keys ohne Userauthentifizierung in Awork kann hier gefunden werden: https://support.awork.com/de/articles/5415664-client-applications-und-api-keys#h_7bc93597ca

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Erstellung eines API-Clients in Awork

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Troi Systemeinstellungen zu Awork, hier wird der erstelle API-Key abgelegt

Mitarbeitende müssen eindeutig zugeordnet werden können

Troi und awork verknüpfen Mitarbeitende über die E-Mail-Adresse.

Damit die Zuordnung funktioniert, muss Folgendes erfüllt sein:

• Der Mitarbeiter ist in Troi aktiv.

• Der awork User ist aktiv.

• In Troi ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

• In awork ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

• Die E-Mail-Adresse ist in beiden Systemen identisch angelegt.

Beispiele:

Troi verknüpft nur eindeutige Treffer. Dadurch wird verhindert, dass Zeiten oder Abwesenheiten versehentlich dem falschen Mitarbeiter zugeordnet werden.

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Verwaltung der Emailadressen der Nutzer in Troi

4. Mitarbeitende und Kapazitäten synchronisieren

Sobald ein Troi Mitarbeiter eindeutig mit einem awork User verknüpft wurde, können die Wochenkapazitäten aus Troi nach awork übertragen werden.

Die Grundlage dafür ist die Arbeitszeit des Mitarbeiters in Troi.

Beispiel:

Wenn beim Mitarbeiter keine aktive Arbeitszeit in Troi hinterlegt ist, kann keine Wochenkapazität nach awork übertragen werden. Es wird jeweils nur das aktuell gültige Arbeitszeitmodell übertragen. Awork ünterstützt in diesem Bereich keine geplanten Änderungen.

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Verwaltung der Arbeitszeitmodelle in Troi

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Ansicht der Kapazitäten eines Users in Awork

5. Zeiten aus awork nach Troi übertragen

Zeiten werden in awork erfasst und anschließend nach Troi übertragen.

In Troi entstehen daraus Stundenbuchungen auf der passenden Kalkulationsposition.

Damit das funktioniert, muss in Awork die entsprechende Kalkulationsposition auf der Aufgabe in einem eigenen Feld hinterlegt sein. Das Feld sollte den Typ "Textfeld" haben, und muss in den Systemeinstellungen von Troi im Bereich Awork als das Auf

Wann wird eine Zeit übertragen?

Eine Zeit aus awork kann nach Troi übertragen werden, wenn:

• der awork User mit einem Troi Mitarbeiter verknüpft ist,

• die awork Aufgabe eine gültige Troi Kalkulationspositions-ID enthält,

• die Kalkulationsposition in Troi existiert,

• die Zeit ein gültiges Datum hat,

• die Dauer größer als 0 ist,

• die Buchung in Troi nicht gesperrt, abgerechnet oder fakturiert ist.

Alternativ kann in den Systemeinstellungen zur Awork-Synchronisation auch eine Standardposition angelegt werden, die in verbundenen Projekten automatisch erstellt wird und auf die alle Zeiten gebucht werden.

Was passiert bei Änderungen?

Wichtig:

Für importierte Zeiten ist awork führend.

Wenn eine aus awork importierte Buchung manuell in Troi geändert wird, kann diese Änderung beim nächsten Sync wieder durch awork überschrieben werden, sofern die Buchung nicht gesperrt ist.

Rückwirkungsfenster für Zeiten

Zeiten werden nur innerhalb des eingestellten Rückwirkungsfensters verarbeitet. Dieses Fenster ist auf maximal 61 Tage begrenzt.

Das bedeutet: Ältere Zeiten werden nicht mehr neu importiert, aktualisiert oder abgeglichen.

6. Abwesenheiten aus Troi nach awork übertragen

Abwesenheiten werden in Troi gepflegt und nach awork übertragen. Die Schnittstelle überträgt nur Abwesenheiten die Troi das Merkmal "“Ressourcenverwaltung"“ besitzen.

Hier ist Troi das führende System. Änderungen an Abwesenheiten sollten deshalb in Troi vorgenommen werden.

Welche Abwesenheiten können übertragen werden?

awork kann Abwesenheiten nur als ganze oder halbe Tage darstellen. Deshalb werden nur Abwesenheiten übertragen, die eindeutig in dieses Modell passen.

Welche Abwesenheiten werden nicht übertragen?

Sync-Zeitraum für Abwesenheiten

Abwesenheiten werden nur in einem festen Zeitraum verarbeitet:

Was passiert bei Änderungen?

Wichtig:

Abwesenheiten sollten in Troi gepflegt werden, nicht in awork.

7. Wenn etwas nicht übertragen wird

Wenn Daten nicht wie erwartet übertragen werden, prüfen Sie zuerst, welcher Bereich betroffen ist.

Mitarbeiter wird nicht verknüpft

Prüfen Sie:

• Ist der Mitarbeiter in Troi aktiv?

• Ist der awork User aktiv?

• Ist in Troi eine E-Mail-Adresse hinterlegt?

• Ist in awork eine E-Mail-Adresse hinterlegt?

• Stimmen die E-Mail-Adressen überein?

• Kommt die E-Mail-Adresse in Troi oder awork mehrfach vor?

• Hat der awork API-Key die nötigen Rechte?

Kapazität stimmt in awork nicht

Prüfen Sie:

• Ist der Mitarbeiter mit awork verknüpft?

• Ist beim Mitarbeiter in Troi eine aktive Arbeitszeit hinterlegt?

• Sind die Wochentage in Troi korrekt gepflegt?

• Wurde die Kapazität nach der Änderung erneut synchronisiert?

Zeit aus awork erscheint nicht in Troi

Prüfen Sie:

• Ist der awork User mit einem Troi Mitarbeiter verknüpft?

• Wurde die Zeit auf einer awork Aufgabe erfasst?

• Hat die awork Aufgabe eine Troi Kalkulationspositions-ID?

• Ist die eingetragene ID korrekt?

• Existiert die Kalkulationsposition in Troi?

• Ist die Dauer größer als 0?

• Hat die Zeit ein gültiges Datum?

• Liegt die Zeit innerhalb des Rückwirkungsfensters?

• Ist die Troi Buchung eventuell gesperrt, abgerechnet oder fakturiert?

Abwesenheit erscheint nicht in awork

Prüfen Sie:

• Ist der Mitarbeiter mit awork verknüpft?

• Liegt die Abwesenheit im Sync-Zeitraum?

• Ist die Abwesenheit genehmigt, falls eine Genehmigung erforderlich ist?

• Erlaubt die Abwesenheitsart Ressourcenberechnung?

• Ist die Abwesenheit ein ganzer oder halber Tag?

• Falls sie stundenweise ist: entspricht sie genau 50 Prozent oder 100 Prozent der geplanten Tagesarbeitszeit?

• Ist beim Mitarbeiter eine gültige Arbeitszeit hinterlegt?

8. Zusammenfassung

Die awork-Schnittstelle folgt einer einfachen Grundlogik:

Kurz gesagt:

Zeiten kommen aus awork. Abwesenheiten und Kapazitäten kommen aus Troi. Die Zuordnung der Mitarbeitenden erfolgt über eindeutige E-Mail-Adressen. Die Zuordnung der Zeiten erfolgt über die Troi Kalkulationspositions-ID an der awork Aufgabe.