Unter Troi Menü ⇨ Modul MIS kann der Reiter MIS nach Status/beauftragt geöffnet werden.

Eine der wichtigsten Funktionen im MIS ist, dass Sie Ihre Unternehmenszahlen in allen Projekten auswerten können, die beauftragt wurden. Ob sie auch erfolgreich abgeschlossen wurden, ist dabei zweitrangig.

Die Ergebnisse der ausgewählten Filter werden immer nach einem Klick auf den Go-Button angezeigt.

Abb.: Die Standardansicht mit Klick auf den Go-Button

Die Auswertungsmodalitäten einstellen

Um eine Auswertung vorzunehmen, wählen Sie zuerst den Mandanten und den Kunden aus. Dann können Sie festlegen, welchen Status die gesuchten Projekte haben sollen:

Sofern Sie eine weitere Eingrenzung vornehmen möchten, können Sie jetzt noch die Projektmappe auswählen.

Dabei werden Ihnen nur diejenigen angezeigt, die in dem ausgewählten Mandanten und Kunden auch zu finden sind.

Wenn die gewünschte Projektmappe nicht zu finden ist, ändern Sie bitte Ihre bisherigen Einstellungen.

Die Projekttypen, welche Ihnen zur Auswahl stehen, können Sie selbst definieren. Standardmäßig sind das die Folgenden:

Sofern Sie eigene Projekttypen angelegt haben, können auch diese hier ausgewählt werden.

Abb.: Auswertungsmodalitäten nach Mandant, Kunde und Projekttyp

Der Auswahlbutton für die Projekte ist ähnlich wie die Projektmappen abhängig davon, welchen Mandanten und Kunden Sie bereits ausgewählt haben.

Angezeigt werden nur die Projekte, die zu Ihrer Auswahl passen.

Wenn Sie alle bei TROI hinterlegten Projekte einsehen wollen, sollten Sie den Kunden frei lassen.

Passend zum Projekt haben Sie noch die Möglichkeit, das Ergebnis auf einen Projektverantwortlichen oder eine Aktivität einzugrenzen.

Darüber hinaus können Sie bei Bedarf auch festlegen, für welche Tätigkeiten und Produkte die Auswertung erfolgen soll.

Neben den standardmäßig bei TROI hinterlegten Optionen finden Sie hier auch Tätigkeiten und Produkte, die individuell für Sie angelegt wurden.


Kalkulationspositionen

Eine der wichtigsten Filteroptionen im MIS sind die Kalkulationspositionen. Hier legen Sie fest, auf welchem Bereich der Schwerpunkt der Auswertung liegt. Diese Einstellung ist wichtig, da für jede Position andere Werte gegenübergestellt und ausgewertet werden. Sie können zwischen den folgenden Positionen wählen:

Abb.: Auswertungsmodalitäten der Kalkulationspositionen

Mit diesen verschiedenen Kalkulationspositionen können Sie also unter anderem auswerten:

Diese Liste ist nur beispielhaft für die verschiedenen Schwerpunkte, die Sie für ihre Auswertung im MIS wählen können.

Auswertungen sollen in der Regel die Zahlen eines bestimmten Zeitraums wiedergeben, zum Beispiel des letzten Jahres, eines Quartals oder ähnliches. Deshalb können Sie im MIS nicht nur ein Auswertungsdatum festlegen, sondern auch auf welches Ereignis sich dieses Datum bezieht:

Standardmäßig werden Ihnen in der Auswertung nur erfasste Stunden angezeigt.

Sie können aber auch wählen, dass die erfassten Stunden um die RAS der Projektleiter oder Mitarbeiter ergänzt werden.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den GO-Button oben rechts.

Hinweis:

Wenn Sie eine Gesamtauswertung vornehmen möchten, haben Sie in fast allen Filterfeldern die Möglichkeit, auch alles oder mehrere Optionen auszuwählen. Grundsätzlich gilt: je mehr Filteroptionen Sie eingeben, umso eingegrenzter wird das Ergebnis.


Die Auswertungen interpretieren

Abhängig von Ihren Filterungen werden Ihnen verschiedene Ergebnisse angezeigt.

Die Spalten unterscheiden sich abhängig von der Kalkulationsposition, die Sie gewählt haben.

Die Informationen sind nach Kunde sortiert.

Mit einem Klick auf den Pfeil vor dem jeweiligen Kunden können Sie die ihm zugeordneten Projekte und Unterprojekte aufrufen, um eine detailliertere Auswertung zu erhalten.

Ertrag intern und extern

Die Auswertung Ertrag intern gibt Ihnen einen Überblick, welche Kosten Ihre Mitarbeiter und Fremddienstleister für ein Projekt oder einen Zeitraum verursacht haben.

In der Auswertung für den internen Ertrag werden Ihnen Eigen- und Fremdleistungen gegenübergestellt:

Abb.: Auswertungsbeispiel nach Ertrag intern

Wenn Sie die Auswahl Ertrag extern gewählt haben, erhalten Sie dieselbe Übersicht.

Diesmal wurden aber Zahlen verwendet, die Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, also einzelne Positionen plus Marge.

 

Abb.: Auswertungsbeispiel nach Ertrag extern


Ertrag intern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Mit diesen Informationen können Sie überblicken, wie hoch ein Budget war, wieviel davon schon erwirtschaftet und abgerechnet bzw. noch nicht abgerechnet wurde.

Für die Auswertung interner Erträge (Eigenleistungen) finden Sie im MIS die folgenden Informationen:

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern EL

Die Auswertung für interner Erträge (Fremdleistungen) ist gleich gestaltet, allerdings dann nur mit Fremdleistungen statt Eigenleistungen.

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern FL


Ertrag extern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Der Ertrag extern hilft Ihnen dabei, das vereinbarte Budget zu überwachen. 

So wissen Sie immer, wieviel Geld schon in Rechnung gestellt wurde und wie weit das Budget noch ausreicht.

Bei der Auswertung externer Erträge werden immer die Zahlen berücksichtigt, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Die Übersichten für Eigen- und Fremdleistungen sind identisch und unterscheiden sich nur in der Quelle der Leistungen (Mitarbeiter oder Freelancer).

Beispielhaft wird deshalb nur der Ertrag extern für Eigenleistungen vorgestellt:

Abb.: Auswertung nach Ertrag extern EL


Offene Stunden

Wenn Sie das MIS zur Auswertung offener Stunden zu Rate ziehen, können Sie ermitteln, wieviele Stunden in ein Projekt schon investiert wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Es handelt sich damit um eine ganz ähnliche Auswertung wie beim Ertrag, allerdings werden Ihnen hier mehr Informationen gegenübergestellt.

Eine Aufteilung zwischen eigenen und fremden Leistungen findet direkt in der Übersicht statt und muss nicht noch manuell ausgewählt werden:

Abb.: Auswertung nach Offene Stunden


Vorkalkulation

Mit der Vorkalkulation können Sie gegenüberstellen, wie viele Ausgaben und Umsätze für ein Projekt im Voraus kalkuliert wurden und welche Zahlen dann tatsächlich erzielt wurden.

Die Aufteilung in variable und fixe Kosten (bei DB1 und DB 2) ist in der Praxis nicht eindeutig.

Für ein Best Practice hinsichtlich der Deckungsbeiträge empfehlen wir eine Schulung mit unsere Beratung.

Abb.: Auswertung nach Vorkalkulation


Kalkulierter EK Preis und Projektertrag

Die Auswertungen für den kalkulierten Einkaufspreis oder den Projektertrag sind ähnlich wie die Vorkalkulation, konzentrieren sich aber auf die eingesetzten Eigen- und Fremdleistungen.

Auf diese Weise können Sie schnell überblicken, wo Optimierungsbedarf besteht. Ihnen werden folgende Informationen angezeigt:

Abb.: Auswertung nach kalkulierter EK Preis

Die Auswertung des Projektertrages ist im MIS identisch.

Hier wird lediglich statt der Ihnen entstandenen Kosten für Eigen- und Fremdleistungen der Betrag berücksichtigt, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird (der Verkaufspreis).

Abb.: Auswertung nach Projektertrag


Noch zu berechnen

Mit dieser Option können Sie ermitteln, welche Positionen aus Eigen- und Fremdleistungen dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Aus diesen Informationen können Sie zum Beispiel Rückschlüsse darauf ziehen, wie sorgfältig die Buchhaltung mit der Rechnungsstellung ist und ob alle Projekte dem Ablaufplan entsprechend durchgeführt wurden.

Abb.: Auswertung nach noch zu berechnen


Projektkalkulation

Die Auswertung für die Projektkalkulation ist sehr kurz. Hier stellen Sie die für ein Projekt geplanten Eigenleistungen den bisher tatsächlich entstandenen Eigenleistungen gegenüber.

Abb.: Auswertung nach Projektkalkulation


Soll und Anzahl

Mit der Option Soll und Anzahl können Sie auf einen Blick ermitteln, wie viele Stunden in einem Projekt als Soll geplant wurden und wie viele tatsächlich schon geleistet wurden.

Diese Auswertung soll Ihnen dabei helfen, den Aufwand für Projekte zukünftig besser einzuschätzen, indem je nach Ergebnis die Stundenzahl erhöht oder gesenkt wird.

Da die Auswertung nach Projekttyp sortierbar ist, können Sie auf einen Blick sehen, wenn für einen bestimmten Projekttypen grundsätzlich zu viele oder zu wenige Stunden eingeplant wurden.

Abb.: Auswertung nach Soll und Anzahl


Deckungsbeitrag gesamt

Mit dem Deckungsbeitrag gesamt können Sie ermitteln, wie hoch ihre variablen Kosten sind.

Folgende Informationen werden im Deckungsbeitrag angezeigt:

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag gesamt


Soll/Ist Marge

Mit dieser Option können Sie Ihren tatsächlichen Gewinn ermitteln, indem Sie Soll und Ist gegenüberstellen und auf diese Weise  mehr über die Marge erfahren.

Zu diesem Zweck werden Eigen- und Fremdleistungen einzeln aufgelistet sowie kalkulierte und tatsächliche Werte gegenübergestellt.

Dadurch können Sie ermitteln, in welchen Bereichen die Marge verändert werden kann.

Abb.: Auswertung nach Soll/Ist Marge


Deckungsbeitrag Soll 

Mit dieser Auswertung können Sie bereits bei Angebotsstellung eine Einschätzung zu den zu erwarteten 

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag Soll 


Deckungsbeitrag Ist 

Mit dieser Auswertung können Sie nach einem Projekt eine  Sie bereits bei Angebotsstellung eine Einschätzung zu dem zu

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag Ist 

 


Auswertungen exportieren

Sie können Ihre Auswertungen direkt per Datev an den Steuerberater exportieren.

Dazu legen Sie zuerst Ihre Filteroptionen fest. In der Regel reicht es aus, wenn nur die Summenpositionen übermittelt werden.

Zu diesem Zweck aktivieren Sie die Option Export Kürzen oben im Filtermenü. Wenn Sie die komplette Auswertung versenden möchten, lassen Sie den Haken weg.

Klicken Sie jetzt auf den Exportieren-Button oben rechts.

Abb.: Die Checkbox Export kürzen aktivieren und die Ansicht exportieren