Mit dem Angebot erhält Ihr Kunde auch ein geplantes Budget, von dem Sie nicht allzu stark abweichen dürfen. Deshalb ist es wichtig, das Budget im Laufe Ihrer Arbeiten immer zu überwachen.
Da das Budget Tracking ein sehr komplexes Modul ist, haben wir es für die einfachere Nutzung in zwei Einzelmodule aufgeteilt. An dieser Stelle soll das erste, Budget Tracking I, vorgestellt werden.
Die Nutzeroberfläche im Überblick
Auf der Nutzeroberfläche finden Sie verschiedene Menüs und Buttons.
- Mandant
- Kunde
- Projektstatus
- Projekt
- Monat von
- bis Monat
- Jahr
- Detailansicht
- Export kürzen
Darüber hinaus finden Sie oben rechts in der Menüzeile, neben dem GO-Button auch noch einen Button zum Exportieren Ihrer Auswertung.
Abb.: Standardansicht des Budget Tracking I-Moduls
Einstellungen des Budget Tracking I
Wählen Sie zuerst den oder die Mandanten und Kunden aus, für die das Tracking erfolgen soll. Berücksichtigen Sie bitte, dass nur die Kunden genommen werden können, die auch zu den aktivierten Mandanten gehören.
Anschließend müssen Sie festlegen, ob die Projekte, die Sie tracken möchten, einen bestimmten Status haben sollen. Das können zum Beispiel aktive oder erledigte Projekte sein.
Beachten Sie bitte, dass Sie im nächsten Schritt nur die Projekte auswählen können, die zum Kunden und dem voreingestellten Projektstatus passen. Wenn Sie hier keine Einschränkungen vornehmen möchten, aktivieren Sie jeweils die Option alle Projekte.
Zuletzt müssen Sie noch festlegen, für welchen Zeitraum das Budget Tracking I erfolgen soll. Wählen Sie einen Startmonat, einen Endmonat und das Jahr des Trackings aus.
Bei Bedarf können Sie noch eine Detailansicht aktivieren. Dann wird Ihnen das Ergebnis für jeden Monat noch einmal detailliert aufgeschlüsselt.
Budget Tracking I interpretieren
Die Auswertung vom Budget Tracking wird tabellarisch dargestellt. In der linken Spalte, überschrieben mit Name, finden Sie den oder die jeweiligen Kunden, für die die Auswertung erfolgte. Sofern Sie mehrere Kunden im Budget Tracking berücksichtigt haben, werden diese untereinander aufgeführt.
- Gesamt berechenbare und bereits berechnete Stunden (Eigenleistungen und Fremdleistungen inclusive Gewinnmarge; der Ist-Wert im Verkauf)
- Geplantes Budget (Eigenleistungen und Fremdleistungen; der Soll-Wert)
- Berechnete Eigen- und Fremdleistungen
- Geschobene Eigen- und Fremdleistungen
- Soll – berechnet – geschoben nach Eigen- und Fremdleistungen
- Übrige Sollstunden (abzüglich bereits berechneter und weiterberechenbarer. Das Ergebnis wird als Verkaufspreis, inclusive Steuern, angezeigt)
Unterhalb des Budget Trackings finden Sie eine Gesamtauswertung aller Projekte vor. Hier stehen alle Werte wie Ist-Verkauf, das geplante Budget, berechnete Stunden und so weiter, für alle aufgelisteten Projekte zusammengerechnet.
Was bedeuten rote Zahlen?
Es ist möglich, dass einzelne Zahlenposten im Budget rot gefärbt und mit einem Minus versehen wurden. An dieser Stelle wurde das Budget überschritten, so dass es gegebenenfalls angepasst werden muss. Wenn einzelne Posten im Minus sind, muss nicht zwangsläufig auch das Gesamtbudget im Minus liegen.
Wurden später alle einzelnen Posten komplett berechnet, ist es allerdings sehr wahrscheinlich.
Nähere Einzelheiten einsehen
Wenn zu einem Kunden mehrere Projekte und Unterprojekte angelegt wurden, können Sie diese mit einem Klick auf den kleinen schwarzen Pfeil nach unten aufklappen. So können Sie auf einen Blick sehen, welches Projekt oder Unterprojekt das Budget auf welche Art und Weise beeinflusst