Der Schreibtisch bietet einen Überblick über wesentliche Informationen wie Abwesenheiten, Geburtstage, Termine, Projekte, Arbeitszeiten und Projektzeiten.
Zusätzlich kann der Schreibtisch durch Widgets von verschiedenen Troi Modulen individualisiert werden.
Startseite
Beim Login starten Sie immer auf dem Schreibtisch, sofern Sie nicht den Quick Link zurück zum letzen Modul verwenden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum Login.
Abb.: Der Schreibtisch
Kopfzeile
In der Kopfzeile von Troi finden Sie das Troi Logo und den Menübutton sowie die Quicklinks, die Sie in den Benutzereinstellungen oder via Drag & Drop setzen können.
Zusätzlich wird Ihr Name, Ihr Profilbild, die aktuelle Kalenderwoche und das Modul an in welchem Sie sich gerade befinden angezeigt. Am rechten Bildschirmrand befindet sich Ihr Firmenlogo.
Fußzeile
In der Fußzeile von Troi finden Sie die Möglichkeit die Farbe zu wechseln, indem Sie den Pfeil-Button unten links betätigen.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die Währung zu wechseln (sofern mehrere angelegt sind), die Sprache der Navigation zu wechseln und die Datensprache zu ändern.
weitere Infos
Über den Check IN / Check OUT können Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausenzeiten stempeln oder via Arbeitszeit hinzufügen direkt erfassen.
Mit einem Klick auf abmelden werden Sie von Troi abgemeldet.
Kalender
- Kalender (zeigt eigene Urlaube und Feiertage an)
- Termine (zeigt alle Termine der aktuellen Kalenderwoche)
- Geburtstage (zeigt alle Geburtstage für die nächsten sieben Tage an)
- Abwesenheiten (zeigt alle Abwesenheiten für die nächsten sieben Tage an)
Der Kalender zeigt alle Feiertage mit einem Sonnen-Symbol an, die im System hinterlegt sind.
Die eigenen Urlaube werden mit einem Flugzeug-Symbol dargestellt. Die Standardauswahl ist der aktuelle Tag.
Mit einem Klick auf einen bestimmten Tag im Kalender werden bei Termine, Geburtstage und Abwesenheiten die Informationen der jeweiligen Kalenderwoche, in der dieser Tag liegt, angezeigt.
Über die Schaltflächen kann der Kalender navigiert werden.:
- Pfeil nach links (Vormonat)
- Punkt (Heute)
- Pfeil nach rechts (nächsten Monat)
Über das Plus kann ein Termin oder eine neue Abwesenheit anlegt werden:
Wenn Sie die Schaltfläche Abwesenheiten anklicken, haben Sie die Möglichkeit über das Plus-Zeichen eine Abwesenheit zu erstellen.
Mehrfache Abwesenheiten
Für den selben Mitarbeiter können verschiedene Abwesenheitsarten gleichzeitig eingetragen werden. (Beispiel: 8 Stunden Home-Office & 8 Stunden Krankheit).
Wenn für einen Mitarbeiter eine Abwesenheitsart eingetragen wird, wobei für diesen Zeitraum die selbe Abwesenheitsart bereits eingetragen ist (Beispiel: 8 Stunden Urlaub + 8 Stunden Urlaub), erscheint beim Abspeichern eine Warnung in Troi.
Der Benutzer kann sodann die Abwesenheitsart bzw. den Zeitraum abändern oder durch erneutes Klicken des Speichern-Buttons den Speichervorgang erzwingen.
Widgets
Die Widgets geben Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Diese sind:
Kontakte
To-do's
Projekte
Stoppuhr
Arbeitszeiten erfassen
- Projektzeiten erfassen
- Abwesenheiten
- TROI News
Die Widgets können über das aufklappbare Menü im oberen rechten Eck von Troi ein- oder ausgeblendet werden.
Mit einem Klick auf das Widget öffnet sich die Widgetauswahl - mit einem Klick auf ein Widget wird es ein- oder ausgeblendet.
Ausgeblendete Widgets werden grau dargestellt.
Via Drag & Drop kann die Anordnung der Widgets individuell verändert werden.
In den Widgets Kontakte, Projekte und Projektzeiten erfassen können Favoriten gesetzt werden, die immer angezeigt werden.
Mit einem Klick auf das Sternsymbol können Sie Favoriten setzen oder entfernen.
Kontakte
Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt.
Mit einem Klick auf das Stern-Symbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen.
Haben Sie keine Favoriten gesetzt, können Sie über das Lupen-Symbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen.
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können Sie einen neuen Kontakt anlegen.
Mit einem Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails mit allen wichtigen Informationen, anschließend können die Kontaktdetails über Details anzeigen geöffnet werden.
To-do´s
Im Widget To-dos können virtuelle Post-Its angelegt werden.
Über das blaue Plus-Symbol können neue To-dos angelegt werden.
Jedes To-do kann die folgenden Informationen beinhalten:
- To-do - Der Name des To-dos
- Beschreibung - die Beschreibung des To-dos
- Fälligkeit → Datum & Uhrzeit - die Fälligkeit, ist automatisch immer auf den aktuellen Tag eingestellt
- Mitarbeiter - welcher Mitarbeiter ist für das To-do zuständig
- Priorität - welche Priorität hat das To-do niedrig/mittel/hoch
→ Wird eine hohe Priorität vergeben erscheint das To-do mit einem roten Kreis - Status - welchen Status hat das To-do erledigt/angehalten/offen/in Arbeit/zurückgestellt
- Zugang - welches Projektteam kann dieses To-do einsehen
- Erinnerung - Soll zur eingetragenen Fälligkeit erinnert werden
- Anhang - zu jedem To-Do kann auch ein Anhang hinzugefügt werden
Sobald ein To-do erstellt ist, kann dieses über das blaue Stift-Symbol bearbeitet werden.
Außerdem erscheint das To-Do bei allen eingetragenen Mitarbeitern im To-do Widget.
Mit eine Klick auf den Kreis, kann das To-do als erledigt markiert werden und verschwindet aus der Liste.
Projekte
Das Widget Projekte gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte.
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich die Suche.
In der Ansicht sehen Sie den Kunden, die Projektnummer und den Projektnamen.
Daneben werden die kalkulierten SOLL Stunden und die bereits auf das Projekt erfassten Stunden angezeigt.
Die Auswertungen werden zusätzlich mit einem farbigen Balken dargestellt, der sich je nach Erfüllungsgrad einfärbt. Dieser kann über das Zahnrad angepasst werden.
Wenn Sie mit der Maus auf das gewünschte Projekt klicken, sehen Sie die Detailansicht.
Stoppuhr
Mit dem Widget Stoppuhr kann eine Stoppuhr für Zeiterfassung gestartet werden.
Es ist auch möglich mehrere Stoppuhren gleichzeitig laufen zu lassen, indem über das Plus-Symbol weitere Stoppuhren hinzufügt werden.
Jede Stoppuhr kann individuell benannt und kommentiert werden.
Sobald Sie die Stoppuhr pausieren oder stoppen, erscheint ein Uhr-Symbol neben der Zeit, welches Sie zu der Projektzeiterfassung leitet.
Hier können die gestoppten Zeiten direkt auf ein Projekt geschrieben werden.
Arbeitszeiten erfassen
Das Widget Arbeitszeiten erfassen bietet die gleiche Funktionalität wie die Arbeitszeiterfassung in der Fußzeile.
Hierbei wird allerdings die zusätzliche Option von Stoppuhren gegeben und visuell dargestellt wie viel Arbeitszeit pro Tag geleistet wurde.
Außerdem kann über das Stift-Symbol bei der Stoppuhr die jeweilige Arbeitszeit manuell angepasst werden.
Projektzeiten erfassen
In dem Widget Projektzeiten erfassen hat man die Option direkt über den Schreibtisch Stunden auf Projekte zu erfassen, ohne die Stundenerfassung dafür öffnen zu müssen.
Es werden immer alle in der Stundenerfassung favorisierten Projekte, sowie die letzten 5 Projekte auf denen Zeiten erfasst wurden, angezeigt.
Die einzelnen Projekte werden wie folgt aufgelistet: Projektmappe > Projektnummer > Projektname > Unterprojekt > Unter-Unterprojekt > Kalkulationsposition
Außerdem werden unterhalb die kalkulierten Stunden angezeigt, sowie die bereits gebuchten Stunden auf die jeweilige Kalkulationsposition.
Ein neues Projekt kann über das blaue Lupen-Symbol hinzugefügt bzw. gesucht werden. Hier hat der User die Auswahl alles der Reihe nach einzutragen oder einfach direkt nach einem Projekt oder einer Kalkulationsposition zu suchen.
Projektsuche
ACHTUNG: Je weniger Daten für die Suche zur Verfügung gestellt werden, desto länger benötigt das System die gewünschte Kalkulationsposition zu suchen, da hierbei gegebenenfalls alle Kalkulationspositionen durchsucht werden müssen.
Über das blaue Such-Symbol können die Zeiten erfasst werden.
Browser- und Systemsprachenabhängigkeit
-- : -- -- (bzw.: 00:00 PM/AM).
Abb. 1: Widget Projektzeiten erfassen
Abb. 2: Eingabefeld Projektzeiten erfassen bei englischer Browsersprache
Abwesenheiten
Im Widget Abwesenheit können nicht nur die eigenen Abwesenheiten über das blaue Plus-Symbol eingetragen werden, sondern es werden auch die bereits eingetragenen Abwesenheiten aufgelistet.
Wenn eine Abwesenheitsart aufgeklappt wird, werden alle Abwesenheiten aufgelistet und die wichtigsten Informationen auf einen Blick dargestellt:
- Genehmigt
- Genehmigung steht noch aus
- Vertretung
Sollte kein Genehmigungsstatus angezeigt werden, ist diese Abwesenheit nicht genehmigungspflichtig.
Im Reiter Mein Urlaub kann der eigene Resturlaub nachgeschaut werden.
Mehrfache Abwesenheiten
Für den selben Mitarbeiter können verschiedene Abwesenheitsarten gleichzeitig eingetragen werden. (Beispiel: 8 Stunden Home-Office & 8 Stunden Krankheit).
Wenn für einen Mitarbeiter eine Abwesenheitsart eingetragen wird, wobei für diesen Zeitraum die selbe Abwesenheitsart bereits eingetragen ist (Beispiel: 8 Stunden Urlaub + 8 Stunden Urlaub), erscheint beim Abspeichern eine Warnung in Troi.
Der Benutzer kann sodann die Abwesenheitsart bzw. den Zeitraum abändern oder durch erneutes Klicken des Speichern-Buttons den Speichervorgang erzwingen.
Zusätzliche Funktionen
Als Personaladministrator oder Gruppenadministrator erhalten Sie im Abwesenheits-Widget die Urlaubsanträge.
Wird eine Abwesenheit beantragt, die genehmigungspflichtig ist, sehen Sie hier anstehende Freigaben.
Die Freigaben werden separat aufgelistet, sodass für den Genehmiger die Abwesenheiten übersichtlich dargestellt werden und ersichtlich ist wie viele ausstehende Freigaben noch zu bearbeiten sind.
Mit einem Klick auf das Zeichen können Sie die Abwesenheitsdetails einsehen und die Abwesenheit bearbeiten und speichern, löschen, freigeben oder absagen.
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