1. MIS nach Status/beauftragt

Allgemeine Informationen:

Eine der wichtigsten Funktionen im MIS ist, dass Sie Ihre Unternehmenszahlen in allen Projekten auswerten können, die beauftragt wurden. Ob sie auch erfolgreich abgeschlossen wurden, ist dabei zweitrangig.

Unter Troi Menü ⇨ Modul MIS kann der Reiter MIS nach Status/beauftragt geöffnet werden.

Abb.: Über die Sidebar das Moduls MIS und den Reiter MIS nach Status/beauftragt öffnen

Hinweis:

Die Ergebnisse der ausgewählten Filter werden immer nach einem Klick auf den Go-Button angezeigt.

Abb.: Mit dem Go-Button werden die Ergebnisse der Filterauswahl angezeigt

Die Auswertungsmodalitäten einstellen

Um eine Auswertung vorzunehmen, wählen Sie zuerst den Mandanten und den Kunden aus. Dann können Sie festlegen, welchen Status die gesuchten Projekte haben sollen:

in Arbeit
zurückgestellt
abgeschlossen
nicht realisiert
inaktiv
Vorlagen
angeboten

Sofern Sie eine weitere Eingrenzung vornehmen möchten, können Sie jetzt noch die Projektmappe auswählen.

Dabei werden Ihnen nur diejenigen angezeigt, die in dem ausgewählten Mandanten und Kunden auch zu finden sind.

Wenn die gewünschte Projektmappe nicht zu finden ist, ändern Sie bitte Ihre bisherigen Einstellungen.

Beim Projekttypen können Sie auf Wunsch noch festlegen, welche Arten Ihnen zur Auswahl stehen. Standardmäßig sind das die Folgenden:

Kein Projekttyp
Bauprojekt
Büroorganisation
Corporate Design
Event
Modell
Newsletter
Web Projekt

Sofern Sie eigene Projekttypen angelegt haben, können auch diese hier ausgewählt werden.

Abb.: Auswertungsmodalitäten nach Mandant, Kunde und Projekttyp

Der Auswahlbutton für die Projekte ist ähnlich wie die Projektmappen abhängig davon, welchen Mandanten und Kunden Sie bereits ausgewählt haben.

Angezeigt werden nur die Projekte, die zu Ihrer Auswahl passen.

Wenn Sie alle bei TROI hinterlegten Projekte einsehen wollen, sollten Sie den Kunden frei lassen.

Passend zum Projekt haben Sie noch die Möglichkeit, das Ergebnis auf einen Projektverantwortlichen oder eine Aktivität einzugrenzen.

Darüber hinaus können Sie bei Bedarf auch festlegen, für welche Tätigkeiten und Produkte die Auswertung erfolgen soll.

Neben den standardmäßig bei TROI hinterlegten Optionen finden Sie hier auch Tätigkeiten und Produkte, die individuell für Sie angelegt wurden.

Kalkulationspositionen

Eine der wichtigsten Filteroptionen im MIS sind die Kalkulationspositionen. Hier legen Sie fest, auf welchem Bereich der Schwerpunkt der Auswertung liegt. Diese Einstellung ist wichtig, da für jede Position andere Werte gegenübergestellt und ausgewertet werden. Sie können zwischen den folgenden Positionen wählen:

Ertrag intern (interne Umsätze ohne Gewinnmarge)
Ertrag intern EL (Eigenleistung)
Ertrag intern FL (Fremdleistung)
Ertrag extern (Umsätze gegenüber dem Kunden)
Ertrag extern EL
Ertrag extern FL
offene Stunden
Vorkalkulation
kalkulierter EK Preis
Projektertrag
noch zu berechnen
Projektkalkulation
Soll und Anzahl
Deckungsbeitrag gesamt
Soll/Ist Marge

Abb.: Auswertungsmodalitäten der Kalkulationspositionen (1)

Mit diesen verschiedenen Kalkulationspositionen können Sie also unter anderem auswerten:

Welche Kosten ein bestimmter Projekttyp verursacht
Wieviel Umsatz ein bestimmter Kunde Ihnen gebracht hat
Wieviel Gewinn in einem noch laufenden Projekt zu erwarten ist
Wieviel Geld in Fremdleistungen investiert wurde

Diese Liste ist nur beispielhaft für die verschiedenen Schwerpunkte, die Sie für ihre Auswertung im MIS wählen können.

Auswertungen sollen in der Regel die Zahlen eines bestimmten Zeitraums wiedergeben, zum Beispiel des letzten Jahres, eines Quartals oder ähnliches. Deshalb können Sie im MIS nicht nur ein Auswertungsdatum festlegen, sondern auch auf welches Ereignis sich dieses Datum bezieht:

Auswertungsdatum
Beauftragungsdatum
Projekt Startdatum
Projekt Enddatum
Projekt Start- und Enddatum

Standardmäßig werden Ihnen in der Auswertung nur erfasste Stunden angezeigt.

Sie können aber auch wählen, dass die erfassten Stunden um die RAS der Projektleiter oder Mitarbeiter ergänzt werden.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den GO-Button oben rechts.

Hinweis:

Wenn Sie eine Gesamtauswertung vornehmen möchten, haben Sie in fast allen Filterfeldern die Möglichkeit, auch alles oder mehrere Optionen auszuwählen. Grundsätzlich gilt: je mehr Filteroptionen Sie eingeben, umso eingegrenzter wird das Ergebnis.

Die Auswertungen interpretieren

Abhängig von Ihren Filterungen werden Ihnen verschiedene Ergebnisse angezeigt.

Die Spalten unterscheiden sich abhängig von der Kalkulationsposition, die Sie gewählt haben.

Die Informationen sind nach Kunde sortiert.

Mit einem Klick auf den Pfeil vor dem jeweiligen Kunden können Sie die ihm zugeordneten Projekte und Unterprojekte aufrufen, um eine detailliertere Auswertung zu erhalten.

Ertrag intern und extern

Die Auswertung Ertrag intern gibt Ihnen einen Überblick, welche Kosten Ihre Mitarbeiter und Fremddienstleister für ein Projekt oder einen Zeitraum verursacht haben.

In der Auswertung für den internen Ertrag werden Ihnen Eigen- und Fremdleistungen gegenübergestellt:

Soll von Eigen- und Fremdleistungen
Ist von Eigen- und Fremdleistungen
Rechnung von Eigen- und Fremdleistungen
nicht berechnete Eigen- und Fremdleistungen
Verhältnis von Ist zu Soll in Prozent
Verhältnis von Rechnung zu Ist in Prozent

Abb.: Auswertungsbeispiel nach Ertrag intern

Wenn Sie die Auswahl Ertrag extern gewählt haben, erhalten Sie dieselbe Übersicht.

Diesmal wurden aber Zahlen verwendet, die Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, also einzelne Positionen plus Marge.

Abb.: Auswertungsbeispiel nach Ertrag extern

Ertrag intern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Mit diesen Informationen können Sie überblicken, wie hoch ein Budget war, wieviel davon schon erwirtschaftet und abgerechnet bzw. noch nicht abgerechnet wurde.

Für die Auswertung interner Erträge (Eigenleistungen) finden Sie im MIS die folgenden Informationen:

Soll Eigenleistungen
Ist Einkauf Eigenleistungen
Rechnung Eigenleistungen
nicht berechnete Eigenleistung
Verhältnis von Ist zu Soll in %
Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern EL

Die Auswertung für interner Erträge (Fremdleistungen) ist gleich gestaltet, allerdings dann nur mit Fremdleistungen statt Eigenleistungen.

Abb.: Auswertung nach Ertrag intern FL

Ertrag extern: Eigenleistungen und Fremdleistungen

Der Ertrag extern hilft Ihnen dabei, das vereinbarte Budget zu überwachen.

So wissen Sie immer, wieviel Geld schon in Rechnung gestellt wurde und wie weit das Budget noch ausreicht.

Bei der Auswertung externer Erträge werden immer die Zahlen berücksichtigt, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Die Übersichten für Eigen- und Fremdleistungen sind identisch und unterscheiden sich nur in der Quelle der Leistungen (Mitarbeiter oder Freelancer).

Beispielhaft wird deshalb nur der Ertrag extern für Eigenleistungen vorgestellt:

Soll Eigenleistungen (Budget)
Ist VK Eigenleistungen (bereits geleistete Arbeiten)
Rechnung Eigenleistungen
nicht berechnete Eigenleistungen
Ist zu Soll in %
Ergebnis Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Ertrag extern EL

Offene Stunden

Wenn Sie das MIS zur Auswertung offener Stunden zu Rate ziehen, können Sie ermitteln, wieviele Stunden in ein Projekt schon investiert wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Es handelt sich damit um eine ganz ähnliche Auswertung wie beim Ertrag, allerdings werden Ihnen hier mehr Informationen gegenübergestellt.

Eine Aufteilung zwischen eigenen und fremden Leistungen findet direkt in der Übersicht statt und muss nicht noch manuell ausgewählt werden:

Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
Ist Verkauf weiterberechenbar Eigenleistungen und Fremdleistungen
berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
nicht berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
Rechnung für Eigenleistungen und Fremdleistungen
Ergebnis (übrige/offene Stunden)

Abb.: Auswertung nach Offene Stunden

Vorkalkulation

Mit der Vorkalkulation können Sie gegenüberstellen, wie viele Ausgaben und Umsätze für ein Projekt im Voraus kalkuliert wurden und welche Zahlen dann tatsächlich erzielt wurden.

Vorkalkulation:
- Anzahl Vorkalkulationen
- Einkaufspreis (bei Eigenleistungen in der Regel null, bei Fremdleistungen die Kosten des Dienstleisters)
- Verkaufspreis (die laut Preisliste errechneten Gesamtkosten für ein Projekt)
- DB1 (Deckungsbeitrag 1: Kalkulierter Verkaufspreis – kalkuliertem Einkaufspreis= die voraussichtliche Marge)
- DB2 (Deckungsbeitrag 1, bereinigt um Ausgaben für interne und externe Leistungen)
Ist:
- Anzahl
- Einkaufspreis
- DB1 (Deckungsbeitrag 1: IST Rechnung - IST Einkaufspreis = Ihre Marge)
- DB2 (Deckungsbeitrag 2: IST Rechnung - IST Einkaufspreis - Produktfixkosten)

Die Aufteilung in variable und fixe Kosten (bei DB1 und DB 2) ist in der Praxis nicht eindeutig.

Für ein Best Practice hinsichtlich der Deckungsbeiträge empfehlen wir eine Schulung mit unsere Beratung.

Abb.: Auswertung nach Vorkalkulation

Kalkulierter EK Preis und Projektertrag

Die Auswertungen für den kalkulierten Einkaufspreis oder den Projektertrag sind ähnlich wie die Vorkalkulation, konzentrieren sich aber auf die eingesetzten Eigen- und Fremdleistungen.

Auf diese Weise können Sie schnell überblicken, wo Optimierungsbedarf besteht. Ihnen werden folgende Informationen angezeigt:

Kalkuliertes Soll für Eigen- und Fremdleistungen
Ist für Eigen- und Fremdleistungen
Rechnung für Eigen- und Fremdleistungen
Nicht berechnete Eigen- und Fremdleistungen
Ist im Vergleich zu Soll in %
Rechnung im Vergleich zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach kalkulierter EK Preis

Die Auswertung des Projektertrages ist im MIS identisch.

Hier wird lediglich statt der Ihnen entstandenen Kosten für Eigen- und Fremdleistungen der Betrag berücksichtigt, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird (der Verkaufspreis).

Abb.: Auswertung nach Projektertrag

Noch zu berechnen

Mit dieser Option können Sie ermitteln, welche Positionen aus Eigen- und Fremdleistungen dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Aus diesen Informationen können Sie zum Beispiel Rückschlüsse darauf ziehen, wie sorgfältig die Buchhaltung mit der Rechnungsstellung ist und ob alle Projekte dem Ablaufplan entsprechend durchgeführt wurden.

Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
Ist Einkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
Rechnung Eigen- und Fremdleistungen
noch offene Eigen- und Fremdleistungen
Bisher nicht berechnete Eigen- und Fremdleistungen in Summe (Gesamt n.b.)
Rechnungen im Vergleich zum Soll in %

Abb.: Auswertung nach noch zu berechnen

Projektkalkulation

Die Auswertung für die Projektkalkulation ist sehr kurz. Hier stellen Sie die für ein Projekt geplanten Eigenleistungen den bisher tatsächlich entstandenen Eigenleistungen gegenüber.

Einkauf Eigenleistungen (geplante)
Ist Einkauf Eigenleistungen
Ergebnis Gesamt (Ist Eigenleistungen minus geplante Eigenleistungen)
Ergebnis Gesamt in %

Abb.: Auswertung nach Projektkalkulation

Soll und Anzahl

Mit der Option Soll und Anzahl können Sie auf einen Blick ermitteln, wie viele Stunden in einem Projekt als Soll geplant wurden und wie viele tatsächlich schon geleistet wurden.

Diese Auswertung soll Ihnen dabei helfen, den Aufwand für Projekte zukünftig besser einzuschätzen, indem je nach Ergebnis die Stundenzahl erhöht oder gesenkt wird.

Da die Auswertung nach Projekttyp sortierbar ist, können Sie auf einen Blick sehen, wenn für einen bestimmten Projekttypen grundsätzlich zu viele oder zu wenige Stunden eingeplant wurden.

Projektnummer
Projekttyp
Soll Anzahl
Ist Anzahl
Differenz

Abb.: Auswertung nach Soll und Anzahl

Deckungsbeitrag gesamt

Mit dem Deckungsbeitrag gesamt können Sie ermitteln, wie hoch ihre variablen Kosten sind.

Folgende Informationen werden im Deckungsbeitrag angezeigt:

Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
Ist Verkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
Ist Einkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
Deckungsbeitrag gesamt aus Eigen- und Fremdleistungen
Deckungsbeitrag in %
Rechnung für Eigen- und Fremdleistungen
Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag gesamt

Soll/Ist Marge

Mit dieser Option können Sie Ihren tatsächlichen Gewinn ermitteln, indem Sie Soll und Ist gegenüberstellen und auf diese Weise mehr über die Marge erfahren.

Zu diesem Zweck werden Eigen- und Fremdleistungen einzeln aufgelistet sowie kalkulierte und tatsächliche Werte gegenübergestellt.

Dadurch können Sie ermitteln, in welchen Bereichen die Marge verändert werden kann.

Einkauf Soll: Eigenleistungen, Fremdleistungen, Gesamt
Verkauf Soll: Eigenleistungen, Fremdleistungen, Gesamt
Kalkulierte Marke in Prozent
Einkauf Ist: Eigenleistungen, Fremdleistungen, Gesamt
Rechnungen Eigenleistungen, Fremdleistungen, Gesamt
Nicht berechnet: Eigenleistungen, Fremdleistungen, Gesamt
Eigenleistungen gesamt
Fremdleistungen gesamt
Summe aus Eigen- und Fremdleistungen gesamt
Marge in %

Abb.: Auswertung nach Soll/Ist Marge

Deckungsbeitrag Soll

Mit dieser Auswertung können Sie bereits bei Angebotsstellung eine Einschätzung zu den zu erwarteten

Soll Verkaufspreis Gesamtleistungen
Soll Verkaufspreis Eigenleistungen und Fremdleistungen in absoluten und relativen Zahlen
Soll Deckungsbeitrag I: Soll Verkaufspreis Gesamtleistungen - Soll Einkaufspreis Fremdleistungen
Soll Fremdleistungen Marge: Soll Verkaufspreis Fremdleistungen - Soll Einkaufspreis Fremdleistungen
Soll Einkaufspreise Eigenleistungen
Misch-Stundensatz: Soll Verkaufspreis Eigenleistungen (monetär) / Soll Verkaufspreis Eigenleistungen (Anzahl)
Soll Deckungsbeitrag II: Soll Verkaufspreis Gesamtleistungen - Soll Einkaufspreis Gesamtleistungen
Deckungsbeitrag I laufend:

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag Soll

Deckungsbeitrag Ist

Mit dieser Auswertung können Sie nach einem Projekt eine Sie bereits bei Angebotsstellung eine Einschätzung zu dem zu

Gesamt in Rechnung gestellte Leistungen
In Rechnung gestellte Eigenleistungen und Fremdleistungen in absoluten und relativen Zahlen
Ist Deckungsbeitrag I: Gesamt in Rechnung gestellte Leistungen - Tatsächliche erfasste Fremdleistungen
Ist Fremdleistungen Marge: In Rechnung gestellte Fremdleistungen - Tatsächliche erfasste Fremdleistungen
Ist Einkaufspreise Eigenleistungen
% IST FL Marge: FL Marge zu Rechnung EL
Ist Deckungsbeitrag II: Gesamt in Rechnung gestellte Leistungen - Tatsächlich erfasste Gesamtleistungen (Ist)

Abb.: Auswertung nach Deckungsbeitrag Ist

Auswertungen exportieren

Sie können Ihre Auswertungen direkt per Datev an den Steuerberater exportieren.

Dazu legen Sie zuerst Ihre Filteroptionen fest. In der Regel reicht es aus, wenn nur die Summenpositionen übermittelt werden.

Zu diesem Zweck aktivieren Sie die Option Export Kürzen oben im Filtermenü. Wenn Sie die komplette Auswertung versenden möchten, lassen Sie den Haken weg.

Klicken Sie jetzt auf den Exportieren-Button oben rechts.

Abb.: Position von Export kürzen und des exportieren-Buttons

Eine der wichtigsten Funktionen im MIS ist, dass Sie Ihre Unternehmenszahlen in allen Projekten auswerten können, die beauftragt wurden.

Ob sie auch erfolgreich abgeschlossen wurden, ist dabei zweitrangig.