Die Funktionalität
Mit dem TROI Financial Accounting Tool können Buchhaltungsdaten aus Troi exportiert werden, damit diese für professionelle Buchhaltungsprogramme zur Verfügung stehen.
Das Tool unterstützt folgende Formate für den Export:
Datev Postversandformat
Datev Buchungsstapel
BMD
Sage
Textdatei / csv
Und folgende Formate für den Import:
Datev Postversandformat
Datev Buchungsstapel
BMD
Download & Installation (Kurzüberblick)
Hier finden Sie eine Anleitung und den Link zum Download von Troi.FinancialAccounting über den Sie dann einen Schritt später die aktuelle Version installieren können (Schaltfläche Install).
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Download Troi.FinancialAccounting
-> zum Download der Beta-Version (Bitte installieren Sie die Beta-Version nur nach Aufforderung durch den Troi-Support)
Installationsanweisung:
- Installieren Sie die Software über den angegeben Link.
- Nach Abschluss der Installation können Sie die Schnittstellen-Software über das Windows-Startmenü öffnen.
- Vor der ersten Verwendung müssen Sie das Programm konfigurieren. Wechseln Sie hierzu in das Register "Konfiguration".
- Tragen Sie in das Feld Server-URL folgenden Wert ein: firmenname.troi.software (ersetzen Sie den Wert durch Ihre tatsächliche URL)
- Aktivieren Sie die Option sichere Verbindung verwenden (HTTPS).
- Wählen Sie die passende Ländereinstellung und Währung im Bereich weitere Einstellungen.
- Für die Anmeldung benötigen Sie einen Troi-Benutzer mit API-Vollzugriff sowie vollen Zugriffsrechten auf das Menü Buchungen. (siehe Mitarbeiter → Benutzer)
- Unter System → Mandanten (auf den gewünschten Mandanten klicken) → den Tab DATEV wählen, und dort müssen Sie noch Beraternummer, Mandantennummer und die Länge der Sachkontonummern eintragen.
Einstellungen in Troi
Benutzereinstellung
Damit das TROI Financial Accounting Tool überhaupt Buchungsdaten exportieren und/oder importieren kann, muss ein User in Troi eingerichtet sein, der im Register „Programm“ der Mitarbeiter-Stammdaten API Schreibzugriffsrechte besitzt sowie volle Zugriffsrechte auf das Menü Buchungen hat. (siehe Mitarbeiter → Benutzer)
Abb.: Konfiguration in Troi
Mandanteneinstellung
Im Mandanten im Tab „DATEV“ müssen die korrekten Werte eingetragen werden. Die Beraternummer und die Mandantennummer erfragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater, der Ihnen auch sagen kann, ob er mit fünf- oder vierstelligen „Längen der Sachkontonummern“ arbeitet.
Abb.: Mandanteneinstellungen
Einstellungen im Tool
Konfiguration
| Bereich | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Verbindung | Server-URL | Hier wird die Url der Troi Installation angegeben, firmenname.troi.software (ersetzen Sie den Wert durch Ihre tatsächliche URL). |
| sichere Verbindung verwenden (HTTPS) | Wenn Sie Troi nicht selber hosten, aktivieren Sie dieses Feld, dann wird die Verbindung zur Troi API über https versucht. Wenn Sie Troi selber hosten und https nicht benutzen, darf dieses Feld nicht aktiviert sein. | |
| alle Zertifikate akzeptieren | Ist dieses Feld aktiviert, werden u.a. auch selbstsignierte ssl-Zertifikate akzeptiert. Ist dieses Feld nicht aktiviert, werden nur ssl-Zertifikate akzeptiert, die durch eine öffentliche Akzeptanzstelle (z.B. thawte, VeriSign, aber auch Let’s Encrypt) ausgestellt wurden. | |
| Import in Troi | Import-Verzeichnis | Hier kann ein Verzeichnis als Standard angegeben werden, welches beim Auswahl einer Import-Datei als Default angezeigt wird. |
| Projektdatenspalte | Hier kann die Spalte angegeben werden, in welchem sich die Projektzuordnung (K-Nummer) befindet. | |
| Fehler bei ungültiger K-Nummer anzeigen | Ist dieses Feld aktiviert, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn z.B. bei einem Import im entsprechenden Feld für die Projektzuordnung eine K-Nummer angegeben ist, die Troi nicht erkennt. | |
| Buchungen ohne Belegnummer erlauben | Ist dieses Feld aktiviert, können auch Buchungssätze importiert werden, deren Belegnummer keinen Wert enthält. | |
| Export aus Troi | Export-Verzeichnis | Hier kann ein Verzeichnis als Standard angegeben werden, in welches bei einem Export die Export-Datei gespeichert wird. |
| Explorer nach Erstellung öffnen | Ist dieses Feld aktiviert und es erfolgt ein Export, wird im Anschluss automatisch das Export-Verzeichnis im Windows-Explorer geöffnet. | |
| Fälligkeitsdatum in Belegfeld 2 (DATEV) exportieren | Ist dieses Feld aktiviert, wird für den Datev-Export angenommen, dass im Belegfeld 2 das Fälligkeitsdatum bei den Buchungssätzen gespeichert wurde und gemäß des Datev-Export-Formates mit exportiert wird. | |
| S/H tauschen | Ist dieses Feld aktiviert, werden beim Export die Soll- und Haben-Spalten automatisch vertauscht. | |
| Vorlaufdatum änderbar | Ist dieses Feld aktiviert, so ist es beim Datev-Export möglich, das Vorlaufdatum noch zu ändern. | |
| Splittbuchungen | /wiki/spaces/TG/pages/819767 können beim Export automatisiert zusammengefasst werden, falls einzelne Splittbuchungspositionen die selben Soll- und Haben-Konten verwenden. Bei der Auswahl kann entschieden werden, ob bei dieser Zusammenfassung der Buchungstext berücksichtigt werden soll oder nicht. | |
| Projektnummer | Hier kann angegeben werden, ob die Projektzuordnung nicht exportiert werden soll oder ob die Projektzuordnung gemäß der Einstellungen in Troi (System > Systemeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen) für die Kostenstellen 1 und 2 exportiert werden soll. | |
| Weitere Einstellungen | Skin | Hier können verschiedene Skins für das Tool ausgewählt werden. Als Standard ist der Skin „McSkin“ aktiviert. |
| Ländereinstellung | Hier kann definiert werden, nach welchem Format die Beträge beim Export/Import formatiert sind. Wenn z.B. Deutschland ausgewählt ist, dann wird als Währungssymbol das €-Symbol ausgegeben, als Dezimaltrennzeichen das Komma und als Tausendertrennzeichen der Punkt. | |
| Zahlungsbedingungen | Falls Zahlungsbedingungen in Troi gepflegt werden und diese auch exportiert werden sollen, können hier die Zahlungsbedingungen definiert werden, inklusive dem Schlüssel des Fremdsystems, der für die jeweilige Buchhaltungssoftware hierfür genutzt wird. | |
| Sage Rechnungsw. | Hier können die für für Sage relevanten Bankdaten angegeben werden. |
Verwaltung
In diesem Bereich können bereits erfolgten Buchungsläufe angesehen werden.
| Bereich | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Importierte Buchungsläufe | Buchungslauf | Hier werden die bereits durchgeführten Importe, also die importierten Buchungsläufe aufgelistet und können nochmals angesehen werden. |
| Exportierte Buchungsläufe | Buchungslauf | Hier werden die bereits durchgeführten Exporte, also die exportierten Buchungsläufe aufgelistet und können nochmals angesehen werden. |
Import
| Bereich | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
Datenquelle | Format | Diese Formate stehen für den Import zur Verfügung. Wird im Financial Accounting Tool ein Import erfolgreich durchgeführt, so wird ein eigener Buchungslauf für diese Buchungsdaten erstellt. |
| Datei | Hier wird die zu importierende Datei ausgewählt. | |
| Buchungen mit unbekannten Konten ausblenden | Ist dieses Feld aktiviert, so werden in der Vorschau-Auflistung die Buchungsdatensätze, die mit Konten verbunden aber in Troi nicht definiert sind, nicht mit aufgelistet. | |
| Buchungen ohne Projektzuordnung ausblenden | Ist dieses Feld aktiviert, werden Buchungsdatensätze ohne Projektzuordnung automatisch ausgeblendet. | |
| Vorschau | Wird eine Datei für den Import ausgewählt, werden hier die Buchungsdatensätze aufgelistet. Splittbuchungen können daran erkannt werden, dass es eine grau hinterlegte Hauptbuchung mit gelb hinterlegten Einzelbuchungen angezeigt wird. | |
| Projektzuordnung | Hier können Buchungsdatensätze Projekten manuell zugeordnet und bestehende Zuordnungen editiert und gelöscht werden. Wird in der Vorschauliste ein Buchungsdatensatz ausgewählt, besteht die Möglichkeit, über das Suchfeld Projekte, Unterprojekte und Kalkulationspositionen zu finden, die hier aufgelistet werden. Wird anschließend ein Datensatz aus den Suchergebnissen ausgewählt, kann dieser einem Projekt zugeordnet oder eine bestehende Zuordnung gelöscht werden. Sobald die Projektzuordnungen final vorgenommen wurden, kann der Import über den Button „Buchungen in Troi importieren“ angestoßen werden. |
Export
| Bereich | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
Datenquelle / Exportformat | Buchungslauf | Hier stehen die in der Troi Buchhaltung „vorgemerkten Buchungen“ und die bereits beim Export erstellten Buchungsläufe zur Auswahl. |
| Format | Diese Formate stehen für den Export zur Verfügung. Wird im Financial Accounting Tool ein Export erfolgreich durchgeführt, so wird ein eigener Buchungslauf für diese Buchungsdaten erstellt und die Liste der „vorgemerkten Buchungen“ geleert. | |
| Vorschau | Wurden im Buchungslauf entweder ein Buchungslauf oder die „vorgemerkten Buchungen“ ausgewählt, werden hier die Buchungsdatensätze aufgelistet. Splittbuchungen können daran erkannt werden, dass es eine grau hinterlegte Hauptbuchung mit gelb hinterlegten Einzelbuchungen angezeigt wird. | |
| Footer | Hier kann zwischen Mandanten und Buchungsjahren gewechselt werden. |
Format SAGE - Einstellungen in Troi
Wenn für den Export das Format SAGE genutzt wird, müssen noch weitere Einstellungen in Troi vorgenommen werden.
In den Systemeinstellungen unter Buchungseinstellungen kann als Buchhaltungssoftware SAGE ausgewählt werden. Mit dieser Einstellung wird beim Anlegen und Editieren von Konten, die der Kontengruppe Debitoren oder Kreditoren angehören, ein zusätzliches Feld Sammelkonto angezeigt. Für einen SAGE-Export ist dieses Sammelkonto in Troi ein Pflichtfeld.