In den Kontakten verwalten Sie Firmen, Abteilungen und Personen.
Sie können Kontakte kategorisieren, Historien erfassen und Leads verwalten.
Folgende Spalten sind in der Kontakt-Ansicht vorhanden.
- Favorit
- Art
- Status
- Nachname
- Vorname
- Firma / Adresse
- Position
- To-Do
- Historie
- Kontaktdaten geschäftlich / privat
- Privatadresse
- Kategorien
Die Liste ist beim öffnen leer. Damit Ihnen Ergebnisse angezeigt werden, geben Sie bitte im Suchfeld einen spezifischen Suchbegriff oder den * ein, damit Ihnen alle Kontakte angezeigt werden.
Weitere Filtereinstellungen:
- Art (Firma, Abteilung oder Person)
- Zugriff (Zugriffsbeschränkungen wie z.B. alle Kontakte anzeigen die nur für mich sichtbar sind)
- Kategorie (Kategoriefilter z.B. nach Newsletter)
- Anzahl pro Seite (wie viele Ergebnisse werden pro Seite angezeigt)
- Suche (Textsuche)
- erweiterte Suche (individuelle Suche, klicken Sie dazu auf die blau hinterlegten drei Punkte)
- Stern (zeigt alle Kontakte die als Favorit gekennzeichnet sind)
Abb.: Standardansicht der Kontakte
In der Fußzeile finden Sie die Möglichkeit über das Zahnrad-Symbol die Spalten zu individualisieren, über das Plus-Symbol einen neuen Kontakt anzulegen und diverse Import / Export Möglichkeiten.
Abb.: Einstellungsmöglichkeiten über das Zahnrad-Symbol
Kontakte anlegen und bearbeiten
Sie können einen neuen Kontakt anlegen, der dann auch in der Kundenliste, Lieferantenliste oder als Gesprächspartner wählbar ist.
Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen unten rechts und wählen ob Sie eine Firma oder eine Person anlegen möchten.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten der Kontakterstellung
Kontaktverwaltung
Abhängig davon welche Art von Kontakt Sie erstellen, haben Sie in der Kontaktverwaltung verschiedene Felder zur Eingabe zur Verfügung.
Füllen Sie alle benötigten Felder aus und klicken zum speichern auf das Disketten-Symbol.
Erfassen Sie einen Kontakt mit einen Namen der bereits in TROI existiert, schlägt die Dublettenprüfung an.
Abb.: Eingabemöglichkeiten der Kontaktverwaltung nach Auswahl neue Firma hinzufügen
In jedem Reiter haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren, folgende Einstellungen vorzunehmen:
- neues Dokument erstellen
- Person hinzufügen
- Abteilung hinzufügen
- Firma hinzufügen
- Firma löschen
- (Kundenprojekte öffnen)
vCard
Im Reiter vCard wird Ihnen die Visitenkarte des Kontakts angezeigt.
Sie können den Kontakt löschen, ein Adressetikette drucken, normal drucken, eine vcf-Datei importieren oder den Kontakt als vCard exportieren.
Abb.: Standardansicht des vCard-Reiters
Details
Hier können Sie den Kontakt weiter bearbeiten, speichern, löschen oder (sofern ein Template hinterlegt ist) ein Adressetikett drucken.
Abb.: Standardansicht des Details-Reiters
Kundendaten
Hier können Sie direkt aus dem Kontakt einen Kundeneintrag in der Kundenliste anlegen.
Sie können unter einen Firmenkontakt auch mehrere Kundeneinträge anlegen.
Klicken Sie dazu auf neuen Kunden anlegen und geben die gewünschten Daten ein.
Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.
Abb.: Standardansicht des Details-Reiters
Der Reiter Kundendaten ist nur bei Firmen vorhanden.
Detail Firma
in Arbeit
Lead
Hier können Sie Ihre Leads verwalten.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Sales Stage.
Abb.: Standardansicht des Lead-Reiters
Der Reiter Lead ist nur bei Firmen vorhanden.
Kategorisierung
Im Reiter Kategorisierung können Sie wählen, ob Sie eine Übersicht über alle Kategorien erhalten möchten oder ob Sie die Kategorien bearbeiten möchten.
In der Ansicht Bearbeiten können Sie die Checkbox bei den gewünschten Kategorien aktivieren oder deaktivieren und Ihre Eingabe über das Disketten-Symbol speichern.
Nähere Informationen zu den Kategorien finden Sie unter Listenwerte.
Abb.: Standardansicht des Kategorisierung-Reiters
Historie
Im Reiter Historie können Sie für Personenkontakte eine Historie anlegen.
Klicken Sie dazu auf die Auswahl neue Historie die erscheint, wenn Sie auf das Pfeil-Symbol klicken, welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren.
Es öffnet sich ein Fenster und Sie können wählen, ob Sie eine neuen Historie anlegen, einen Kalendereintrag setzen oder eine Aufgabe erstellen.
Sie haben über den Exportbutton die Möglichkeit, alle Historieneinträge zu exportieren.
Abb.: Standardansicht des Historie-Reiters
Für eine Firma kann kein Historieneintrag erstellt werden. Auf Firmenebene werden alle Historieneinträge für die untergeordneten Personen angezeigt.
Bilder
Im Reiter Bilder sehen Sie alle hochgeladenen Bilder zum Kontakt.
Abb.: Standardansicht des Bilder-Reiters
Bilder können nur zu einem Personenkontakt hinzugefügt werden.
Dubletten
Im Reiter Dubletten können Sie mögliche Dubletten prüfen.
Ein Klick auf Aktion keine Dublette / Dublette markiert den Kontakt als geprüft oder nicht geprüft.
Sie können mit einen Klick auf Aktion löschen einen der beiden Kontakte löschen.
Mit einen Klick auf Kontakt #1 oder Kontakt #2 öffnet sich eine Gegenüberstellung beider Kontakte und Sie können die Kontakte entweder zusammenführen, löschen oder als keine Dublette bestätigen.
Abb.: Standardansicht des Dubletten-Reiters