Die Mitarbeitergruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Mitarbeiter auf einmal zu bearbeiten. Dazu müssen sie allerdings erst zugeordnet werden.
Was ist eine Mitarbeitergruppe?
Bei den Mitarbeiterrechten haben Sie bereits grob festgelegt, auf welche Bereiche ein einzelner Mitarbeiter Zugriff hat. Mit den Mitarbeitergruppen können Sie diese Einstellungen noch einmal verfeinern. Alle Mitarbeiter innerhalb einer Gruppe haben dieselben Rechte. Wenn Sie zum Beispiel einen Kalendereintrag nicht öffentlich machen möchten, können Sie beim erstellen eine bestimmte Mitarbeitergruppe auswählen. Nur die Mitarbeiter, die zu dieser Gruppe gehören, können den Eintrag dann sehen.
Sie können also mit einem Klick alle Mitarbeiter zum Lesen und Schreiben berechtigen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Auf diese Weise muss nicht jeder Nutzer einzeln ausgewählt werden und Sie sparen viel Zeit.
Ein erster Überblick über Mitarbeitergruppen
Um Einblick in die Mitarbeitergruppen zu erhalten und diese zu bearbeiten, öffnen Sie über das TROI Symbol wieder den Ordner Mitarbeiter und wählen diesmal den Unterordner Zugangsberechtigung Daten aus.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Sofern Sie bereits Mitarbeiter angelegt und einer Gruppe zugeordnet haben, finden Sie in dem Reiter Zugangsberechtigung bereits eine Liste mit Nutzernamen vor. Diese sind – sofern vorhanden - schon in Gruppen sortiert, und zwar unter anderem in:
- Alle Mitarbeiter
- Berater
- Designer
- Geschäftsleitung
- Und so weiter
Sofern Sie noch keine Gruppen angelegt haben, finden Sie nur die Gruppe Alle Mitarbeiter vor, in der alle Mitarbeiter eingetragen sind.
Eine Mitarbeitergruppe erstellen und bearbeiten
Um eine neue Mitarbeitergruppe zu erstellen, klicken Sie im Menü Zugangsberechtigung Daten auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Gruppe angeben. Nach dem Speichern erscheint die Gruppe in der Liste aller Mitarbeitergruppen.
[Screenshot Fenster Name vergeben folgt]
Mit einem Klick auf den Gruppennamen öffnet sich das Fenster erneut und Sie können den Namen verändern.
Einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzufügen und entfernen
Hinter jeder Gruppe, am rechten Rand des Bildschirms, finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Inschrift <<bitte wählen>>. Wenn Sie darauf klicken, erscheinen im Menü die Namen aller bereits angelegten Nutzer.
Wählen Sie einfach den Nutzer aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Tabellensymbol hinter dem Menü. Es hat beim Berühren mit der Maus die Bezeichnung hinzufügen. Mit einem Klick darauf erscheint der Mitarbeiter in der gewählten Gruppe.
[Screenshot Dropdown-Menü folgt]
Sobald Sie einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt haben, erscheint hinter jedem Namen ein Mülleimer. Mit einem Klick darauf entfernen Sie den jeweiligen Mitarbeiter wieder aus der Gruppe.