Die Stundenauswertung
Mit der Stundenauswertung können Sie die von Ihren Mitarbeitern erfassten Stunden hinsichtlich ihrer Gesamtheit auswerten. Optional können Sie dabei auch die Kosten für die Mitarbeiterstunden berücksichtigen, die Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde haben.
Die Auswertung durch Informationen vorbereiten
Damit Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter auswerten können, müssen Sie in TROI erst einstellen, welche Aspekte dafür berücksichtigt werden sollen. Wie überall in den Auswertungen gilt: Je weniger Einschränkungen Sie machen, umso umfangreicher ist das Ergebnis. Oder andersherum: Je mehr Sie die Auswertung durch Filtermöglichkeiten eingrenzen, umso präziser kann ein bestimmter Aspekt betrachtet werden.
Sie können die Stundenauswertung hinsichtlich der Arbeitsstunden, der aufgewendeten Materialien oder der Eingangsrechnungen (durch Freelancer und Lieferanten) vornehmen. Die Auswertung wird immer identisch vorbereitet und ausgewertet, so dass zwischen den einzelnen Gruppen nur dort unterschieden wird, wo es nötig ist.
Grundlegende Voreinstellungen - Stunden
Wählen Sie zuerst den Mandanten und den Kunden, für den die erfassten Stunden ausgewertet werden sollen. Geht es Ihnen um einen Mitarbeiter generell und kundenübergreifend (also weniger auf die Auswertung innerhalb eines Kunden), können Sie das Feld auch auf alle oder mehrere Kunden setzen.
Beachten Sie bitte: Im Reiter Eingangsrechnungen werden die Rechnungen eines bestimmten Freelancers oder Unternehmens ausgewertet. Sie können hier deshalb kein Team und keinen Mitarbeiter für die Auswertung auswählen.
Einschränken der Auswertung auf bestimmte Projekte
Die Stundenauswertung erfolgt in der Regel für ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel für ein Projekt. Deshalb bietet TROI Ihnen individuelle Einstellungsmöglichkeiten:
Wählen Sie einen Projektstatus, wenn zum Beispiel nur aktuelle, in Arbeit befindliche Projekte berücksichtigt werden sollen. Darüber hinaus können Sie auch einen Projekttypen wählen (zum Beispiel Büroorganisation) oder ein Unterprojekt. Anschließend können Sie wahlweise ein Team und/oder einen Mitarbeiter auswählen, für den die Stundenauswertung erfolgen soll.
Bitte beachten Sie: Die zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten sind von den vorher gemachten Einstellungen abhängig. So werden beim Status aktive Projekte nur Projekte angezeigt, die aktiv sind. Weiter werden nur Unterprojekte angezeigt, die zum ausgewählten Projekt passen.
Bitte beachten Sie außerdem: Wenn Sie eigentlich nur den Mitarbeiter an sich und seine Arbeitszeit auswerten möchten, und wenn Kunde oder Projekt dabei keine Rolle spielen, verwenden Sie lieber das Modul Arbeitszeiten.
Einschränken der Auswertung auf bestimmte Leistungen
Sie können nicht nur ermitteln, wer für welches Projekt wie viele Stunden gearbeitet hat. Sie können auch auswerten lassen, für welche Leistungen diese Stunden erfasst wurden und wie sie berechenbar sind.
Sie können entweder alle Tätigkeiten und Produkte auswählen, die für ein Projekt, Kunden oder Mitarbeiter angefallen sind, oder eine genauere Auswahl treffen. Mit Klick auf das jeweilige Menü können Sie einzelne Positionen oder Tätigkeiten auswählen, alle oder mehrere. Neben den in TROI standardmäßig hinterlegten Leistungen, finden Sie hier auch die Positionen und Tätigkeiten, die Sie selbst angelegt haben.
Achtung: Haben Sie statt Stunden den Reiter Materialien aufgerufen, werden Ihnen an dieser Stelle keine Leistungen, sondern Materialien zur Auswahl angegeben.
Sofern Sie eine weitere Einschränkung vornehmen möchten, können Sie noch entscheiden, ob die Stundeneinträge
- berechnet
- berechnet mit Rechnung
- berechnet per Hand
- nicht berechnet
- berechenbar
- alle berechenbar
- nicht weiterberechenbar oder
- geschoben
sein sollen.
Zu guter letzt können Sie noch wählen, ob die Auswertung mit Einkaufspreis, Verkaufspreis oder ohne Preis angezeigt werden soll.
Die Auswertung starten
Sofern gewünscht und sinnvoll (was meistens der Fall ist), können Sie noch einen Zeitraum angeben, dessen Stunden berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie dann auf den GO Button, um die Auswertung zu starten.
[Beispielhafte Einstellungen]
Das Ergebnis der Auswertung interpretieren
Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, zeigt TROI Ihnen die Ergebnisse der Auswertung in einer Tabelle an. Sie ist bei allen Einstellungen gleich aufgebaut, lediglich die Preisinformationen fehlen, wenn Sie dies so eingestellt haben (ohne Preis).
In der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt oder Unterprojekt vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde. Das ist natürlich nur dann der Fall, wenn Sie hier eine Einschränkung vorgenommen haben. Andernfalls werden alle Projekte aufgelistet, für die die festgelegten Kriterien passen.
In der nächsten Spalte wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt.
Anschließend folgen der externe und der interne Kommentar. Der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung, während der Mitarbeiter im internen Kommentar noch besondere Erwähnungen festhalten kann. Unter Datum wird Ihnen angezeigt, wann die Stunden erfasst wurden.
Rechts in der Auswertungsübersicht sehen Sie nun noch zwei Häkchen, einen schwarzen und einen weißen. Der schwarze Haken markiert die erfassten Stunden als berechenbar, während der weiße Haken sie als nicht weiterberechenbar kennzeichnet. Das ebenfalls in diesem Bereich zu findende Dollarzeichen zeigt an, ob die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet wurden. Darüber hinaus verrät der abknickende Pfeil Ihnen, ob die Stunden vielleicht auf einen anderen Zeitpunkt geschoben wurden.
Unter Anzahl, der letzten Position in der Auswertung, sehen Sie, wie viele Stunden insgesamt für dieses Projekt von diesem Mitarbeiter erfasst wurden.
Sofern Sie Einkaufs- oder Verkaufspreise aktiviert haben, werden Ihnen auch diese noch in einer eigenen Spalte angezeigt. Anhand der Anzahl an Stunden und der Preise werden in der Spalte Ergebnis noch die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden des Mitarbeiters angezeigt.
[Auswertung Stunden]