Mit dem Angebot erhält Ihr Kunde auch ein geplantes Budget, von dem Sie nicht allzu stark abweichen dürfen. Deshalb ist es wichtig, das Budget im Laufe Ihrer Arbeiten immer zu überwachen.
Da das Budget Tracking ein sehr komplexes Modul ist, haben wir es für die einfachere Nutzung in zwei Einzelmodule aufgeteilt. An dieser Stelle soll das erste, Budget Tracking I, vorgestellt werden.
Die Nutzeroberfläche im Überblick
Im Sales Stage können Sie einsehen, welchen Kunden Sie ein Angebot gemacht haben, welches Budget dieses Angebot umfasst und wie wahrscheinlich es ist, dass Sie mit dem Projekt beauftragt werden.
Berechtigung
Um Sales Stage zu nutzen, müssen im Bereich System → Systemeinstellungen → Datenfeld Konfiguration folgenden Punkte aktiviert werden:
- Reiter Lead anzeigen
- Sales Stage anzeigen
- Umsatz Forecast anzeigen
Die Nutzeroberfläche im Überblick
Über die zahlreichen Filterfunktionen von TROI können Sie sich nicht nur alle Umsatzerwartungen ansehen, sondern auch gezielt für zum Beispiel einen Kunden oder einen Zeitraum.
- Mandant
- Sales Stage oder Umsatz Forecast (sofern aktiviert)
- Daten: Alle Daten, Kunden, Kontakte
- Auswahl des Kunden
- Auswahl des Mitarbeiters
- Status: Alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten
- Zeitraum der Angebote
Abb.: Standardansicht der Sales Stage
Zu den Ergebnissen finden Sie die folgenden Informationen:
- Kunde
- Projektname
- Projektnummer
- Ansprechpartner
- Mitarbeiter
- Sales Stage (Status, z.B. angeboten)
- Beschreibung
- Erwartetes Bestelldatum
- Wahrscheinlichkeit (Prozentsatz wie wahrscheinlich Sie den Auftrag erhalten)
- Volumen (Budget des Auftrags)
- Bewertetes Volumen
Die entsprechenden Werte zieht TROI sich aus den Angeboten. Sie können die einzelnen Positionen aber noch anklicken und bearbeiten.
Sales Stage im Kontaktmodul
Die Sales Stage in TROI ermöglicht eine transparente Abwicklung des Vertriebsprozesses von der Kaltakquise bis über die Projektverwaltung.
Erfassung eines Lead Status
Leadstatus können erfasst werden über das + -Symbol in Projektadmin. → Projektstatus → Reiter Leadstatus.
Abb.: Standardansicht des Leadstatus
Erfassung eines Leads im Kontaktmodul
Leads können im TROI Kontakt -Modul nur für Firmenkontakte erfasst werden.
Berechtigung
Sollten Sie den Reiter Lead nicht sehen, bitten wir Sie den TROI Support zu kontaktieren.
Als Lead kann man ein neues potentielles Geschäft eintragen, was vielleicht noch nicht reif genug ist, um ein neues Projekt zu rechtfertigen. Der Eintrag besteht aus folgenden Informationen:
Feldname | Bedeutung | Verlinkung in TROI |
|---|---|---|
Name des potentiellen Geschäfts | ||
| Monetäres Geschäftsvolumen | ||
| Prozentuelle Wahrscheinlichkeit der Beauftragung | Kann nur in 10er Stufen eingestellt werden und ist nicht konfigurierbar. | |
| Datum der potentiellen Beauftragung | ||
| Zuständiger Mitarbeiter für das Geschäft | Die Liste besteht nur aus aktiven TROI Benutzern | |
| Ansprechpartner im dazugehörigen Firmenkontakt | Liste ist nach Mitarbeiter des Lead-Unternehmens beschränkt | |
| Sales Stage Kategorie / Leadstatus | Kann unter Daten » Individuelle Kontaktfelder im TROI Menü erweitert werden | |
| Genauere Beschreibung der Business Opportunity |
Mit einem Klick auf Speichern, können sie die eingetragene Information sichern und eine neue Opportunity wird im unteren Bereich aufgeführt. Damit haben Sie den Vorgang abgeschlossen, bearbeiten aber noch dieselbe Opportunity. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie einfach auf das "+" Symbol.
Auswertung von Leads
Eingetragene Leads können gesamt in der Sales Stage Auswertung analysiert werden. Dort werden z.B. die potentiellen Geschäftsvolumen bereits mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit der Opportunity multipliziert, um den im Zeitraum definierten Volumen, z.B. nach Ansprechpartner gefiltert, auszuwerten.
Hier kann man auch Sales Stages aus Projekten auflisten und eine gesamte Sales Stage Auswertung analysieren. Wie man im Projektmodul Sales Stages einträgt, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
Sales Stage im Projektmodul
Ebenso im Projektmodul ist es möglich Sales Stages in einer detaillierteren Form einzutragen. Dafür ist es notwendig, dass ein Projekt bereits kalkuliert und ggf. angeboten wurde, damit man die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum eintragen kann, womit solche Einträge parallel zu Kontakt-Leads in der Sales Stage Auswertung aufgelistet werden können.
Erfassung der Wahrscheinlichkeit von (Unter)projektbeauftragungen
Die Erfassung der zwei oben genannten Datensätze erfolgt nach der Erstellung einer Kalkulation, da diese das potentielle Auftragsvolumen bestimmt. Die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum werden dann auf Unterprojekt-Ebene erfasst, weshalb es empfohlen wird, dies bereits beim Kalkulieren/Anbieten zu berücksichtigen (z.B. optionale Positionen, die eine geringere Bestellwahrscheinlichkeit haben, sollten unter ein dediziertes Unterprojekt eingetragen werden). Die Relevanz der Sales Stage für Auswertungen ist noch zusätzlich verstärkt, wenn man Unterprojekte als Arbeitspakete, die in unterschiedlichen Zeiten beauftragt und geliefert werden, damit dies auch im Feld erwartetes Bestelldatum berücksichtigt werden kann.
Sollten aber unterschiedliche Wahrscheinlichkeiten und Bestellzeiten gewünscht sein, können beide Datensätze in der Projektebene eingetragen werden, was automatisch für alle Unterprojekte übernommen wird.
Erfassung von Umsatzforecast im Projektmodul
Zusätzlich zur Sales Stage, kann man bereits im Projektmodul die monatliche Verteilung des Projektumsatzes eintragen. Damit unterschiedliche Arbeitspakete mit unterschiedlichen Deadlines berücksichtigt werden können (wie in der Sales Stage), erfolgt dies auch, obwohl optional, auf Unterprojekt-Ebene. Standardmäßig werden die verteilten Umsätze pro Jahr angezeigt, damit man eine gute Übersicht in normalen Bildschirmauflösungen bekommen kann. Deswegen wird auch die Zusammenfassung der Summen in den letzten vier Spalten angezeigt:
Spaltenname | Bezeichnung |
|---|---|
| Summe | Summe der angezeigten Periode (z.B. 2017, alle Monate) |
| Gesamtsumme | Summe aller Perioden (egal in welches Jahr eingetragen) |
| Unterprojekt ges. | Gesamtsumme der Kalkulation / des Angebots |
| Differenz | Differenz zwischen Gesamtsumme und Unterprojekt ges. |
Vollständige Auswertung von Sales Stage und Forecast
Die oben genannte Sales Stage Auswertung kann nun alle drei Datensätze darstellen. Wenn im zweiten Filter Sales Stage ausgewählt wird, kann man im dritten Filter zwischen Kontakte (Leads im Kontaktmodul) oder Kunden (Sales Stage in Projekten) wählen. Eine Mischansicht ist durch die Option alle Daten möglich.
Separat dazu kann aber die Option Umsatz Forecast im zweiten Dropdown ausgewählt werden, damit man die Summe der monatlichen Umsatzprognosen aller Projekte sehen kann. Die Ansicht ist identisch zur Einzeldarstellung im Projektmodul, obwohl man hier nur die Gesamtsumme auf Projekt-Ebene sieht, nicht einzelne Unterprojekt-Einträge.
