Stundenauswertung

Mit der Stundenauswertung können Sie die von Ihren Mitarbeitern erfassten Stunden hinsichtlich ihrer Gesamtheit auswerten. Optional können Sie dabei auch die Kosten für die Mitarbeiterstunden berücksichtigen, die Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde haben.

Damit Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter auswerten können, müssen Sie in TROI erst einstellen, welche Aspekte dafür berücksichtigt werden sollen. Wie überall in den Auswertungen gilt:

• Je weniger Einschränkungen Sie machen, umso umfangreicher ist das Ergebnis.
• Je mehr Sie die Auswertung durch Filtermöglichkeiten eingrenzen, umso präziser kann ein bestimmter Aspekt betrachtet werden.

Sie können die Stundenauswertung hinsichtlich der Arbeitsstunden, der aufgewendeten Materialien oder der Eingangsrechnungen (durch Freelancer und Lieferanten) vornehmen. Die Auswertung wird immer identisch vorbereitet und ausgewertet,

sodass zwischen den einzelnen Gruppen nur dort unterschieden wird, wo es nötig ist.

Daher betrifft die nachfolgenden Erklärung alle drei Reiter Stunden, Materialien und Eingangsrechnung.

Abb.: Standardansicht der Stundenauswertung für den Reiter Stunden

Einschränkungen der Auswertung

auf bestimmte Projekte

Die Stundenauswertung erfolgt in der Regel für ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel für ein Projekt. Deshalb bietet TROI Ihnen individuelle Einstellungsmöglichkeiten:

Wählen Sie einen Projektstatus, wenn zum Beispiel nur aktuelle in Arbeit befindliche Projekte berücksichtigt werden sollen. Darüber hinaus können Sie auch einen Projekttypen wählen (zum Beispiel Büroorganisation) oder ein Unterprojekt.

Anschließend können Sie wahlweise ein Team und/oder einen Mitarbeiter auswählen, für den die Stundenauswertung erfolgen soll.

auf bestimmte Leistungen / Materialien

Sie können auch auswerten lassen, für welche Leistungen diese Stunden bzw. für welche Materialien diese erfasst wurden.

Sie können entweder alle Tätigkeiten und Produkte auswählen, die für ein Projekt, Kunden oder Mitarbeiter angefallen sind, oder eine genauere Auswahl treffen.

Mit Klick auf das jeweilige Menü können Sie einzelne Positionenoder Tätigkeiten auswählen, alle oder mehrere. Neben den in TROI standardmäßig hinterlegten Leistungen, finden Sie hier auch die Positionen und Tätigkeiten, die Sie selbst angelegt haben.

Sofern Sie eine weitere Einschränkung vornehmen möchten, können Sie noch entscheiden, ob die Einträge

• berechnet
• berechnet mit Rechnung
• berechnet per Hand
• nicht berechnet
• berechenbar
• alle berechenbar
• nicht weiterberechenbar oder
• geschoben

sein sollen.

Außerdem können Sie einschränken, ob die Auswertung mit Einkaufspreis, Verkaufspreis oder ohne Preis angezeigt werden soll.

Die Auswertung starten

Sofern gewünscht und sinnvoll (was meistens der Fall ist), können Sie noch einen Zeitraum angeben, dessen Stunden berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie dann auf den GO Button, um die Auswertung zu starten.

[Beispielhafte Einstellungen]

Das Ergebnis der Auswertung interpretieren

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, zeigt TROI Ihnen die Ergebnisse der Auswertung in einer Tabelle an. Sie ist bei allen Einstellungen gleich aufgebaut, lediglich die Preisinformationen fehlen, wenn Sie dies so eingestellt haben (ohne Preis).

In der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt oder Unterprojekt vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde. Das ist natürlich nur dann der Fall, wenn Sie hier eine Einschränkung vorgenommen haben. Andernfalls werden alle Projekte aufgelistet, für die die festgelegten Kriterien passen.

In der nächsten Spalte wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt.

Anschließend folgen der externe und der interne Kommentar. Der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung, während der Mitarbeiter im internen Kommentar noch  besondere Erwähnungen festhalten kann. Unter Datum wird Ihnen angezeigt, wann die Stunden erfasst wurden.

Rechts in der Auswertungsübersicht sehen Sie nun noch zwei Häkchen, einen schwarzen und einen weißen. Der schwarze Haken markiert die erfassten Stunden als berechenbar, während der weiße Haken sie als nicht weiterberechenbar kennzeichnet. Das ebenfalls in diesem Bereich zu findende Dollarzeichen zeigt an, ob die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet wurden. Darüber hinaus verrät der abknickende Pfeil Ihnen, ob die Stunden vielleicht auf einen anderen Zeitpunkt geschoben wurden.

Unter Anzahl, der letzten Position in der Auswertung, sehen Sie, wie viele Stunden insgesamt für dieses Projekt von diesem Mitarbeiter erfasst wurden.

Sofern Sie Einkaufs- oder Verkaufspreise aktiviert haben, werden Ihnen auch diese noch in einer eigenen Spalte angezeigt. Anhand der Anzahl an Stunden und der Preise werden in der Spalte Ergebnis noch die  Gesamtkosten für alle erfassten Stunden des Mitarbeiters angezeigt.

[Auswertung Stunden]