Unter Troi Menü ⇨ Order Abwesenheiten kann das Modul Resturlaub geöffnet werden.
In diesem Modul können Sie speziell die Abwesenheit Urlaub Ihrer Mitarbeiter verwalten.
Abb.: Standardansicht des Moduls Resturlaub
Als Personaladministrator können Sie in dieser Ansicht den Urlaubsanspruch bearbeiten.
Damit der Resturlaub berechnet werden kann, muss beim jeweiligen Mitarbeiter in den Mitarbeiterdetails die Arbeitszeit gepflegt werden.
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters wird unter Troi Menü ⇨ Ordner Mitarbeiter ⇨ Modul Benutzer ⇨ (Mitarbeiter auswählen) ⇨ im Reiter Abrechnung gepflegt. Wenn ein unterjährlicher Einstieg oder Ausstieg erfolgt, muss der Urlaubsanspruch für das angebrochene Jahr in der Resturlaubsansicht manuell eingetragen werden.
In den Spalten sehen Sie verschiedene Daten:
- Urlaubsanspruch
- Resturlaub aus dem Vorjahr
- verfallener Urlaub
- Verfallsdatum
- Urlaubsanspruch gesamt
- genehmigter Urlaub
- Resturlaub
In der Ansicht Resturlaub stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
- Mandant
- Gruppe
- Mitarbeiter
- Jahr
Oben rechts können Sie die Ansicht Resturlaub exportieren.
Bearbeiten der Urlaubsdaten
Wenn Sie auf die Zeile eines Mitarbeiters klicken (1), öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Resturlaubsdetails.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten in den Resturlaubdetails
Es können folgende Daten editiert werden:
- Urlaubsanspruch
- Resturlaub Vorjahr
- Verfallsdatum
Verfallsdatum Resturlaub
Das maximale Verfallsdatum ist immer der 31.12. des aktuellen Jahres.
Die Option das Verfallsdatum zu deaktivieren ist in Troi nicht möglich.
Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie die Eingabe.
Resturlaub neu berechnen
Mit der Schaltfläche Resturlaub neu berechnen können Sie die gesamte Urlaubsberechnung neu anstoßen. Klicken Sie auf den Button um zu bestätigen, dass Troi für die ausgewählten Mitarbeiter den hinterlegten Urlaubsanspruch (Mitarbeiterdetails) und den Resturlaub des Vorjahres in die Resturlaubsübersicht übernimmt.
Die Berechnung des Resturlaubs greift immer für die angezeigten gefilterten Mitarbeiter. Ist folglich nur ein Mitarbeiter ausgewählt / sichtbar, wird der Resturlaub nur für diesen neu berechnet. Es ist ebenso möglich Mitarbeitergruppen, alle Mitarbeiter oder alle Mandanten auszuwählen (Standardeinstellung des Filters).
Rücksetzung manueller Werte
Bitte beachten Sie, dass dabei alle manuell eingegeben Werte zurückgesetzt werden.
Erstmalige berechnung des Resturlaubsanspruches
Wird im Bereich Resturlaub das Folgejahr aufgerufen (aus Versehen oder Beabsichtigt um den aktuellen Stand der Resturlaubskonten zu kontrollieren), werden die Jahresurlaubsansprüche und Resturlaube dadurch zum Zeitpunkt des ersten Aufrufes der Jahresübersicht fest berechnet. Sollten sich nach dieser einmaligen Resturlaubsberechnung weitere Änderungen in den Resturlaubstagen ergeben, werden die bislang die zu übertragenden Urlaubstage für das Folgejahr nicht automatisch angepasst. Klicken Sie am 01.01. immer einmal auf Resturlaube neu berechnen und führen erst dann manuelle Änderungen durch.
Troubleshooting
Neuer Mitarbeiter: Urlaubsaldo auf 0
PROBLEM:
Ein Mitarbeiter wurde im laufenden Jahr in TROI eingerichtet. Sein Eintrittsdatum sowie Urlaubssaldo wurden eingetragen. Trotzdem verfügt er über das laufende Jahr über null Urlaubstage.
LÖSUNG:
Für das laufende Jahr verfügt TROI noch über keine Basis, um den Urlaubskonto mit einem Soll zu versehen. Es gibt unterschiedliche Berechnungsweisen.
Für den Rest des aktuellen Jahres, kann ein Urlaubsanspruch folgendermaßen eingetragen werden:
- Finden Sie den Mitarbeiter unter Abwesenheiten → Resturlaub
- Klicken Sie auf sein 0er Saldo
- Passen Sie die Zahl an sein Saldo für den Rest des aktuellen Jahres an und gehen auf speichern
Beim Jahreswechsel wird die volle Zahl aus den Mitarbeiterdaten genommen und mit seinem Resturlaub addiert
Urlaubsanspruch eines neuen Mitarbeiters eintragen
PROBLEM:
Wir haben einen neuen Mitarbeiter. Wie machen wir das jetzt mit dem Urlaubsanspruch für den Rest vom Jahr?
LÖSUNG:
Tragen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters ein. Erfassen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit des neuen Mitarbeiters und das Startdatum für die Gültigkeit der Arbeitszeit bzw. das Eintrittsdatum. Troi berechnet Ihnen jetzt automatisch den tatsächlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Restjahr (s. Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten ). Prüfen Sie anschließend unter dem Reiter Resturlaub die Angaben auf Übereinstimmung mit Ihren errechneten Werten.