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Die Lieferantenrechnung ermöglicht es Ihneneinen Beleg für die interne Verrechnung zu erzeugen, im Controlling die Realität abzubilden, auch wenn der entsprechende Beleg noch nicht vorliegt.
So kann eine Rückstellung erstellt werden, die später, sobald der echte Beleg eingegangen ist, durch eine entsprechende Umbuchung angepasst wird.
Der eingetragene Einkaufspreis in der Kalkulation oder der in der Anfrage/Beauftragung angegeben Wert ergibt die Höhe der Lieferantenrechnung.
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Nähere Informationen zu der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und der Buchhaltung finden Sie unter Buchhaltung.
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Sollte die Lieferantenrechnung bei Ihnen nicht erscheinen, aktivieren Sie bitte unter System → Systemeinstellungen → Reiter Datenfeld Konfiguration die Checkbox Tab "Lieferantenrechnungt im Projektmanagement anzeigen. |
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In der Vorbereitung entscheiden Sie, welche Fremdleistung Sie der Lieferantenrechnung hinzufügen möchten.
Aktivieren Sie dazu die Checkbox bei den gewünschten Unterprojekten oder Kalkulationspositionen und klicken auf das Plus-Zeichen unten rechts, um die Lieferantenrechnung die Lieferantenrechnung zu erstellen.
Markieren Sie dieCheckbox bei die Checkbox, bei einem Unterprojekt werden alle Fremdleistungen dieses Unterprojekts markiert.
Abb.: Die Vorbereitung im Lieferantenrechnung-Reiter
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- Gesamt
- Lieferant (mit einem Klick auf hinzufügen kann ein Lieferant hinzugefügt werden, ein Klick auf die Adresse entfernt den Lieferant)
- Ansprechpartner
- Belegnummer
- Belegdatum
- Leistungszeitraum
- Referenznummer
- Kunde
- Mehrwertsteuer
- Zahlungskonditionen (mit einem Klick auf das Plussymbol können Sie Zahlungskonditionen hinzufügen)
- Projekt
- Kurzbeschreibung
- Interne Projektbeschreibung
- Freigabestatus (ist die Freigabeadministration aktiv, kann hier die Freigabe gestartet werden)
- erstellt am
- geändert am
- Anschreiben (Anschreibentext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
- Abbinder (Abbindertext als manueller Text mit Formatierungsmöglichkeiten oder Textbausteine)
Damit eine Lieferantenrechnung freigegeben werden kann, muss ein Lieferant und die Belegnummer eingetragen sein, außerdem muss die Kontierung im Reiter "Drucksteuerung" gepflegt sein.
Abb.: Die Stammdaten / Texte im Lieferantenrechnung-Reiter
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- Lieferantenrechnung kopieren
- Lieferantenrechnung löschen
Abb.: Das Erweiterte Menü in der Lieferantenrechnung
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Die Drucksteuerung ermöglicht es Ihnen den Ausdruck des PDF zu steuern.
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Über das Drop-Down-Menü oben links kann eine eine globale Einstellung getroffen werden. Das Drop-Down-Menü bei den einzelnen Kalkulationspositionen in der Spalte Drucksteuerung ermöglicht eine Individualisierung pro Kalkulationsposition.
Abb.: Position des globalen Drop-Down-Menüs sowie der Drop-Down-Menüs pro Kalkulationsposition |
Mit einem Klick auf die Checkbox können Sie Unterprojekte oder Kalkulationspositionen ausblenden.
Wenn Sie die Positionen berühren erscheint das Seitenumbruch einfügen/entfernen-Symbol.
Mit einem Klick auf das Symbol fügen Sie einen Seitenumbruch ein, welcher rote Linie dargestellt wird . Mit einem weiteren Klick können Sie den Seitenumbruch wieder aufheben.
In der Spalte NWB können Sie festlegen, ob die Leistungen an den Kunden weiterberechnet werden.
Vorschau
In der Vorschau erhalten Sie die Ansicht Ihrer Einstellungen, die Sie zuvor in der Drucksteuerung getroffen haben., die Kontierung der Lieferantenrechnung zu pflegen.
Abb.: Drucksteuerung der Lieferantenrechnung
Sobald ein Aufwandskonto der Position hinterlegt wurde, wird dies in der Übersicht angezeigt.
Abb.: Drucksteuerung der Lieferantenrechnung inklusive Aufwandskonto
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Lieferantenrechnung erfassen
Sobald eine Lieferantenrechnung freigegeben wurde, erscheint diese in der Buchhaltung unter dem Reiter Journal.
Abb.: Journal in der Buchhaltung
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Voraussetzungen zur Anlage einer Lieferantenrechnung
Eine Lieferantenrechnung kann im Bereich Buchhaltung angelegt werden.
Hierzu müssen jedoch zuerst die notwendigen Aufwandskonten hinterlegt werden, dies geschieht im Bereich Administration Buchhaltung > Konten.
Weiterhin ist der Lieferant im Bereich Projektadministration > Lieferantenliste anzulegen.
Anschließend kann der Lieferant mit einem Kreditor verknüpfen werden.
Abb.: Die Lieferantendetails in der Lieferantenliste
Sollte der Kreditor noch nicht existieren, können Sie in gleich an der Stelle über den +-Button anlegen.
Abb.: Die Kontenauswahl
Abb.: Die Konten-Details
Nachdem Sie die Eingangsrechnung erfasst haben, erscheint diese in der OPOS unter den Kreditoren.
Öffnen Sie nun die Kreditoren und setzen die Rechnung auf bezahlt, indem Sie auf den roten offenen Betrag klicken. Bezahldatum und Betrag eingeben und speichern.
Abb.: Die Zahlungsdetails in der OPOS
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