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TROI verfügt über automatisierte Systeme, um die Verwaltung von Datensprachen für Dokumente und Listen zu vereinfachen.
Grundsätzlich kann man zwischen der Darstellung von englisch- oder deutschsprachige Elemente mit dem Wechsel zwischen Daten: Englisch und Daten: Deutsch auswählen aber die Einstellung dieser Daten im Vorfeld kann Ihre Arbeit mit zweisprachigen Dokumenten enorm beschleunigen. Sobald man die Logik hinter den eingetragenen Übersetzungen versteht, können Schritte übersprungen werden, die jedoch zum selben Ergebnis führen, als hätte man alles händisch gemacht.
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Abb.: Position des Navigations- und Daten-Drop-Downs
Verwaltung von Einheiten
Um Einheiten auch in englischer Sprache in Angebote und Rechnungen ausgeben zu können, müsse diese gepflegt sein.
Einheiten sind direkt mit Preislisten, Kalkulationen und Dokumenten wie Angebote und Rechnungen verknüpft. Troi
TROI unterscheidet zwischen Einheiten für Tätigkeiten, Positionen und Materialien. Es heisst dann, dass jede Einheit, die in übersetzter Form in Dokumenten erscheinen soll, auch in der 2. Sprache konfiguriert werden muss. Dafür gehen Sie einfach im Troi Menü unter Projektadmin. » Einheiten und wählen einer der drei Reiter aus (Einheit Tätigkeiten, Einheit Positionen, Einheit Material). Die gängigsten Einheiten sind in Troi bereits vorkonfiguriert und, wenn unten von Daten:Deutsch zu Daten:Englisch gewechselt wird, können Englische Versionen der Einheiten konfiguriert werden:
- Klicken Sie auf eine Einheit, wenn unten Daten:Englisch ausgewählt ist.
- Ersetzen Sie den Deutschen Texten mit der Englischen Version
- Und klicken auf Speichern
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Der Weg zum Projekt
Die Pflege von zweisprachigen Inhalten in Troi würde wenig Sinn machen, wenn sie für jedes Projekt händisch gemacht werden müsste. Deswegen können bereits Kalkulationspositionen in beiden Sprachen konfiguriert werden. Damit werden Inhalte automatisch übersetzt, sobald eine aus der Preisliste stammende Leistung genutzt wird und die Datensprache auf Daten:Englisch gewechselt wird. Um eine Preislistenposition zweisprachig zu konfigurieren, gehen Sie einfach folgende Schritte nacht:
- Klicken Sie auf der Preislistenmappe, wo Sie einen neuen Preislisteneintrag erstellen müssen.
- Tragen Sie erstmal die Deutschen Daten ein und klicken auf Speichern.
- Sollten Sie bereits deutschsprachige Einträge haben, können Sie für diese ab Schritt #4 bearbeiten.
- Wechseln Sie zu Daten:Englisch und klicken wieder auf die selbe Position.
- Tragen Sie die englischen Texte ein und klicken auf Speichern.
- Wechseln Sie wieder zurück zu Daten:Deutsch
- Der Text sollte wieder in deutscher Sprache angezeigt werden.
Der Preislisteneintrag ist nun in beiden Sprachen konfiguriert worden. Wenn Sie jetzt Kalkulationspositionen aus der Preisliste erstellen, wird automatisch der englische Text (inkl. der Einheitstext) angezeigt, sobald Sie zu Daten:Englisch wechseln. Gleiches gilt, wenn Sie aus dieser Kalkulation einen Angebot erstellen. Solange dort Daten:Englisch ausgewählt ist, wird die daraus entstehende PDF-Datei mit den konfigurierten englischen Texten erstellt.
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Die Übersetzung gilt für alle Bereiche des Projekts. Anschreibe- sowie Abbindertexte, Projektbeschreibungen, Projekttitel usw. sind alle unter den Übersetzungen enthalten, damit die maximale Individualisierung ermöglicht wird. Das heisst auch, dass wenn ein Projekt mit einem bereits übersetzten Titel kopiert wird, der übersetzte Projektname übernommen wird, obwohl Sie bereits die Möglichkeit haben, beim Kopiervorgang dem neuen Projekt einen Namen zu geben. Wir bitten Sie daher auch den englischen Titel danach einzutragen, um Mitarbeiter bei der Stundenerfassung nicht zu verwirren. |
Wieso bekomme ich komische Positionen in der Stundenerfassung angezeigt?
Obwohl Troi in der Stundenerfassungsmaske nur den Text der aktuell eingestellten Datensprache im Kalkulationspfad anzeigt, werden beide Sprachen gesucht wenn etwas im Suchfeld eingetragen wird. Wenn "Entwicklung" gesucht wird, wird auch "Development" angezeigt, sofern die englische Übersetzung für "Entwicklung" konfiguriert wurde. Anhand des unten stehenden Beispiels kann man dies gut aus dem Projektnamen erkennen:
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Obwohl in beiden Fällen der Begriff "Neue Todesstern PHP" eingetragen wurde, bekommt man den Eindruck, dass unter der Darstellung von Daten:Englisch eine andere Position angezeigt wird. Es ist hier nicht der Fall, sondern hat Troi beide Variablen gesucht um dem User den richtigen Ergebnis liefern zu können. Da die K[alkulation]-Nummer ein fester, nicht wiederholbarer Wert aus der Datenbank ist, kann man über den Tooltip, der wenn man mit der Maus über die Position geht erscheint, sicherstellen dass man auf die richtige Position bucht.
Wie kann ich in einem Projekt eine feste Datensprache festlegen?
Wenn gewünscht, können Sie die Sprache eines Projekts bei jedem Kunden individuell einstellen. Diese Einstellung überschreibt Einstellmöglichkeiten, die Sie über die Fußzeile
Wechseln Sie in Projektadmin. → Einheiten die Datensprache auf Daten: Englisch
Alle Einheiten-Änderungen, die Sie jetzt vornehmen, werden unter Daten: Englisch gespeichert.
Sobald Sie vor einer Angebots- bzw. Rechnungsstellung die Datensprache auf Daten: Englisch ändern, erscheinen die Einheiten im Druck auf englisch.
| Info |
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Einheiten anlegenUm Einheiten anzulegen und zu bearbeiten siehe auch Einheiten. |
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Verwaltung von Kalkulationspositionen
Um Kalkulationspositionen auch in englischer Sprache in Angebote und Rechnungen ausgeben zu können, müsse diese gepflegt sein.
Wechseln Sie in Projektadmin. → Preisliste die Datensprache auf Daten: Englisch
Alle Preislistenpositionen-Änderungen, die Sie jetzt vornehmen, werden unter Daten: Englisch gespeichert.
Sobald Sie vor einer Angebots- bzw. Rechnungsstellung die Datensprache auf Daten: Englisch ändern, erscheinen die Kalkulationspositionen im Druck auf englisch. Die in den Preislistenpositionen getroffenen Änderungen wirken sich nur auf neu aus der Preisliste hinzugefügte Positionen aus.
| Info |
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Preislistenpositionen anlegenUm Preislistenpositionen anzulegen und zu bearbeiten siehe auch Preisliste. |
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Feste Datensprache festlegen
Datensprache aktivieren
Sie können die Sprache eines Projekts bei jedem Projekt einstellen.
Diese Einstellung überschreibt die Einstellung, die Sie in die Fußzeile ausgewählt haben.
Um die Funktion zu aktivieren, öffnen gehen Sie den Ordner System und wechseln Sie in die Systemsteuerung. Im Bereich Mandant wechseln Sie jetzt zur unter System → Systemeinstellungen → Reiter Mandant.
Rufen Sie im Drop-Down-Menü Datenfeld Konfiguration und aktivieren die Checkbox Datensprache in Kunden und Projekten aktivieren.
Abb.: Position, um Datensprache für den Kunden zu aktivieren
Datensprache auf Projektebene ändern
In den Grunddaten eines Projektes können Sie dann die Datensprache nun für das jeweilige Projekt auswählen.
Damit eine Sprache ausgewählt werden kann, müssen die jeweiligen Texte und Bezeichnungen in der Wunschsprache im System vorhanden sein.
Abb.: Änderung der Datensprache in einem Projekt