In den Systemeinstellungen können Sie nicht nur Grundsätzliches zur Funktionsweise von TROI festlegen, sondern auch viele Individualisierungen für bessere Arbeitsabläufe.
Um die Systemeinstellungen aufzurufen, klicken Sie auf das TROI-Symbol oben links und wählen dann in der linken Spalte das Zahnrad aus. Es ist bereits mit „Einstellungen“ beschriftet. Wenn Sie das System im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Systemeinstellungen. Beim Anklicken öffnet sich eine neue Seite, unterteilt in verschiedene Themenbereiche, die Sie nun individuell anpassen können.
Allgemeine Einstellungen
Das Erscheinungsbild
Die ersten Bereiche, in denen Sie Einstellungen machen können, betreffen alle Nutzer. Dabei handelt es sich zum Beispiel um das Erscheinungsbild der Nutzeroberfläche. Hier legen Sie alles fest, was die Optik des Programms betrifft.
Achtung: Felder, die Sie frei lassen, werden dann so umgesetzt, wie es der TROI Standard vorsieht.
Im Erscheinungsbild von TROI entscheiden Sie über
- Eine Anrede der Nutzer (Vorname oder Nach- und Vorname)
- Einen Namen des Black Boards und des Programms
- Formatierungen für Zahlen und Schrift (Schriftname, Schriftgröße, Tausender- und Dezimaltrennzeichen und Position des Währungssymbols)
- Details zur Anzeige von Datensätzen (Baumansicht klappbar oder standard)
- Sowie die Anzeige von Kundennamen (Nur der Name oder Name und Ort).
Programmeinstellungen
Die nächste Gruppe bietet Ihnen die Möglichkeit zu individuellen Einstellungen des Programms. Dabei handelt es sich vor allem um Details, die sich nicht unter einem bestimmten Thema zusammenfassen lassen oder das ganze Programm betreffen.
Sie können in den Programmeinstellungen folgende Dinge einstellen:
- Einen Standard-Mandanten
- Zugriffsvorblendung bei neuen Terminen
- Unterdrückte Kommentarerfassung (keine Abfrage von Kommentaren bei der Erledigung von Aufgaben)
- Tätigkeit und Beschreibungen in der Stundenerfassung als Pflichtfelder
- Editierbare Projektnummern
- Das Verfallsdatum des Resturlaubs
- Überschriften im Angebot oder der Rechnung (nein, einfach oder erweitert)
[Screenshot Programmeinstellungen folgt]
Der Bereich der Programmeinstellungen ist also ein sehr vielfältiges Feld für individuelle Anpassungen quer durch das ganze Programm.
Buchhaltung
In den Systemeinstellungen rund um die Buchhaltung geht es konkret um Belange aus dem Rechnungswesen. Dadurch müssen die Mitarbeiter häufig vorkommende Werte nicht jedes Mal von Hand eingeben, sondern bekommen diese bereits voreingestellt.
In den Einstellungen für die Buchhaltung geht es um folgende Themen:
- Rechnungswährung mit Kürzel
- Mehrwertsteuersatz
- Kaufmännisches Runden
- Einheiten für Arbeitszeit bei Stunden und Manntagen (Stunden, Manntage, Stück, keine)
- Sortierreihenfolge von Konten
- Anzeige der x letzten Buchungsläufe
[Screenshot Buchhaltung folgt]
PR-Modul
Die Einstellungen für das PR-Modul sind sehr kurz, denn hier geben sie lediglich an, ob eine Importsperre besteht und wie viele Monate sie andauern soll.
Mandantenspezifische Einstellungen
Der nächste große Bereich in den Systemeinstellungen ist die mandantenspezifische Einstellung. Hier geht es um alles, was den Mandanten direkt betrifft. Im Kopfbereich dieses Themas haben Sie die Möglichkeit
- Ein Firmenlogo hochzuladen
- Eine Hausfarbe festzulegen
- POP3- und SMTP-Server zu bestimmen.
[Screenshot Mandantenspezifische Einstellungen folgt]
Buchhaltung
Wie Sie sehen treffen Sie in den Systemeinstellungen ein zweites Mal auf die Buchhaltung. Hier im mandantenspezifischen Bereich legen Sie allerdings nur zwei Punkte fest:
- Das Buchungsziel für Ausgangsrechnungen (Journal, Stapel)
- Die maximale Anzahl an Buchungsläufen in der Auswahlliste
Projektverwaltung
In der Projektverwaltung dreht sich alles um organisatorische Einstellungen rund um das Projekt. In diesem Bereich entscheiden Sie
- Ob es für Mitarbeiter oder Tätigkeiten individuelle Stundensätze gibt
- Ob die personenbezogene Kalkulation wählbar, nur personenbezogen oder nur positionsbezogen ist
- Ob der Preis in Angeboten und Rechnungen automatisch aktualisiert wird, wenn ein Stundensatz sich ändert
- Ob die Rechnungspositionen mit oder ohne Steuersatz angegeben werden
- Wie lang die Skontofrist maximal gewählt werden kann
- Wie viele Tage Toleranz für die Zahlung mit Skonto gewährt werden können.
Angebotserstellung aus Kalkulation
TROI bietet Ihnen sehr komfortable Möglichkeiten, die Angebotskalkulation zu vereinfachen. Deshalb können Sie hier die folgenden Punkte voreinstellen:
- Angebot in Manntagen erstellen
- Überschriften aus der Leistungsart erzeugen (Eigen- oder Fremdleistung)
- Überschriften aus Teilprojekt-Namen erzeugen
- Überschriften aus Phasen-Namen erzeugen
- Überschriften aus Tätigkeiten erzeugen
Bei allen Optionen aktivieren Sie die jeweilige Funktion durch Anklicken des Kästchens.
Formulare
Bei TROI können Sie eine ganze Reihe von Formularen als Vorderuck für Ihre Projektkommunikation verwenden. Auch hier können Sie bereits einige Voreinstellungen machen, die am besten zu den in Ihrem Unternehmen üblichen Abläufen passen:
- Druck von Rechnungen auf Brief- oder Blankopapier
- Startwert von Rechnungs- und Angebotsnummer
- Format der Nummerierung
- Pauschalbetrag in der Rechnung
- Zwischensummenzeile bei mehreren Seiten
- Kundenfelder mit Positionen und Grunddaten
- Ein Standard-Rechnungstext
[Screenshot Einstellungen Formulare folgt]
Web-Datenbank
Mit den Systemeinstellungen für die Web-Datenbank wird es jetzt noch ein wenig technisch. Hier können Sie die folgenden Einstellungen tätigen:
- Webhoster
- Datenbank
- Benutzerrang
- Passwort
- Benutzername