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Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu bearbeiten, navigieren Sie bitte zum Ordner System und in den Bereich Freigabeadministration.

Dort werden Ihnen drei Reiter angezeigt:

• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
• Freigabedefinition

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Administration Freigaben

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Die Freigabeadministration definiert, für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.

Übersicht

• Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben)

• Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe)

• Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse)

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Abb.: Standardansicht des Freigabeadministration-Moduls (Teilansicht)

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

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• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten

  Mandanten 

• Kunde

  - Auswahl eines oder mehrerer Kunden

• Projekt

  - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)

• Freigabetyp - Filterung nach

  Freigabetyp

  , zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt

• Status

  - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen

• Sortierung

  - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)

• Freigabezeitraum von /

  bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus

  bis 

• Suche

  – Freitext-Suche

Freigabegruppen

In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.

• Spalte 1 zeigt Ihnen dabei die Freigabegruppe
• Spalte 2 zeigt Ihnen die Abkürzung der Freigabegruppe
• Spalte 3 zeigt Ihnen die Grupenmitglieder

Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Verfügung.

Freigabegruppe editieren

Bestehende Freigabegruppen können, über das Kontext-Menü -> Freigabegruppe editieren, bearbeitet werden. In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:

• Auswahl eines oder mehrerer Mandanten
• Auswahl der in Mitarbeiter -> Zugriffsberechtigung Daten erstellten Zugriffsberechtigungsgruppen 

Beide Filter dienen der Filterung der auf der rechten Seite im Bereich nicht zugeordnete Mitarbeiter dargestellten Mitarbeiter.

In der Lightbox werden zwei Bereiche dargestellt:

• Freigabegruppenmitglieder auf der linken Seite - hier werden die bereits zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter entfernt werden
• nicht zugeordnete Mitarbeiter auf der rechten Seite - hier werden die nicht zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter der Freigabegruppe hinzugefügt werden

Nach Bearbeitung bitte, unten rechts, mit Klick auf das Diskettensymbol abspeichern.

Freigabegruppe löschen

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu >  Freigabegruppe löschen entfernt werden.

Freigabegruppe erstellen

Über einen Klick auf das + Symbol, unten rechts, kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.

Freigabedefinition

In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie die folgende Darstellung:

• Freigabebereiche - hier wird die Art des Freigabeprozesses bzw. der Bereich eingestellt. Zur Auswahl stehen Abwesenheit, Projekt, Angebot, Anfrage, Rechnung, Beauftragung, Lieferantenrechnung, Stundenfreigabe Projektverantwortlicher, Stundenfreigabe Teamleiter, Beauftragung NB.
• Simultan Freigabe - hier wird die Simultanfreigabe aktiviert/deaktiviert; bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - hier erhalten Sie anhand des dargestellten Icons eine Übersicht über den Aktivitätsstatus; ein x steht für inaktiv, ein grünes Check Symbol für aktiv.
• Anzahl der Freigabestufen - hier sehen Sie die Konfiguration der Freigabestufen
• Freigaberegeln - hier sehen Sie die hinterlegten Freigaberegeln

Zur Filterung steht hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabebereich editieren

Freigabebereiche können über das Kontext-Menu  Freigabedefinition bearbeiten editiert werden. In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Freigabetyp - passen Sie hier das Wording für den entsprechenden Freigabebereich an.
• Simultane Freigabe - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox Simultane Freigabe. Bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um den entsprechenden Freigabebereich aktiv/inaktiv zu setzen.
• Anzahl Freigabe - wählen Sie notwendige Anzahl der Freigabestufen, zur Verfügung stehen Werte zwischen 1 und 5.
• Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabe geändert von - zeigt den Mitarbeiter, der die letzten Änderungen vorgenommen hat
• Freigabe geändert - zeigt das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung

Nach Bearbeitung bitte unten rechts über das Diskettensymbol abspeichern.

Freigaberegeln editieren

Freigaberegeln können über das Kontext-Menu Freigaberegeln bearbeiten geändert werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

• Startwert - hier kann der Startwert bzw. veschiedene Startwerte für verschiedene Freigabe-Prozesse hinterlegt werden (bspw. Angebot Startwert 0, Startwert 2500,- etc.)
• Freigabeantragsteller - zeigt den Antragsteller des Freigabebereiches
• erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
• Freigabegruppen - zeigt die zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• Abkürzung - zeigt die Abkürzung der zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
• aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv, um die entsprechenden Freigabegruppen aktiv/inaktiv zu setzen.
• Prozesseigentümer zulässig - kann aktiv/inaktiv gesetzt werden. Damit ist es dem Freigabeprozess-Ersteller (Eigentümer) ebenso möglich, eine Freigabe zu erteilen.

Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.

Freigabebereiche / Freigabetypen

Die Freigabebereiche bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen die unten aufgeführten Kriterien für die eingestellten Aktionen:

• Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsichtlich der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
• Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
• Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
• Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
• Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
• Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
• Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
• Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter

Die Übersicht Administration Freigaben ist immer leer, für ein Suchergebnis ist es notwendig auf GO zu klicken.

Abhängig von Ihren Filtereinstellungen erscheinen die gewünschten Freigaben.

Mit einem Klick auf die Freigabe öffnet sich die Bearbeitungsebene. Sie können mit einem Klick auf die Projektnummer in der Spalte Freigabe direkt in das Projekt wechseln oder mit einem Klick auf die Nummer direkt das Formular einsehen für das die Freigabe aussteht. 

Berühren Sie die Freigabe, können Sie über den Pfeil die Bearbeitung durchführen. Zur Auswahl stehen: 

• Historie anzeigen (zeigt die Historie)

• Freigabestatus ändern (bestätigen, ablehnen oder delegieren)

• delegieren (Freigabe an einen anderen Mitarbeiter der Gruppe übertragen)

• Freigabeprozess abbrechen (bricht den Freigabeprozess ab)

• Freigabeprozess bearbeiten (die Freigabestufe sowie die Freigabefrist kann vom Antragsteller bearbeitet werden)

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Eine neue Freigabegruppe erstellen und bearbeiten

Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist.

Dazu klicken Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppennamen und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen. 

Mithilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:

• << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

• >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet.

Mit Klick auf den Buchstaben können Sie die einzelnen Namen auf- und zuklappen.

Unter den Fenstern stehen Ihnen jeweils noch die Buttons alle auswählen und alle zu-/aufklappen zur Auswahl.

Mit ersterem können Sie alle Namen einer Spalte markieren und sie so zum Beispiel zusammen verschieben. Klicken Sie hingegen auf alle zu-/aufklappen, öffnen oder schließen Sie alle Buchstaben auf einmal.

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Abb.: Popup-Fenster Freigabegruppe erstellen 

In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie, wenn Sie die Gruppe berühren, über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen.

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Eine neue Freigabedefinition erstellen und bearbeiten

Wenn Sie den Reiter Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. 

• Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)

• Projekt (wer darf Projekt anlegen)

• Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Beauftragung NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)

• Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)

• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)

• Stundenfreigabe Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben → in diesem Fall die Teamleiter, welche unter Zugangsberechtigungs Daten definiert wurden)

In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. 

• Freigabebereiche

• Simultane Freigabe

• aktiv

• Anzahl der Freigabestufen

• Freigaberegeln

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Abb.: Reiter Freigabedefinition 

Freigabedefinition hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie einen Eintrag berühren, erscheint der Pfeil, über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können. 

Sie haben folgende Möglichkeiten die Freigabe-Einstellungen zu verändern. 

• Freigabetyp (Bereich der Freigabe)

• Simultane Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von hierarchischen Ebenen)

• aktiv (ja / nein)

• Anzahl Freigaben (wie viele Stufen der Freigabe sollen bestehen)

• Beschreibung beim Erstellen eines neuen Freigabeprozesses anzeigen (der Freigabesteller kann einen Kommentar für den Freigebenden zu hinterlegen)

• Kommentare beim Freigeben ermöglichen(betrifft nur Freigabe von Buchungen / Eingangsrechnungen)

• Freigabeantragsteller (zeigt den Ersteller des Freigabeprozesses)

• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)

• Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)

• Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)

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Abb.: Popup Freigabedefinition editieren 

Freigaberegel hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern.

• Startwert (Ab welchem Betrag greift die Freigabe)

• Freigabeantragsteller (zeigt den Ersteller des Freigabeprozesses)

• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)

• E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mail-Benachrichtigung ja / nein)

• Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)

• Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (bedeutet, nur Gruppenmitglieder können diesen Freigabeprozess starten)

• Prozesseigentümer zulässig (dem Freigabeantragsteller selbst ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)

• Projektverantwortlicher (es steht automatisch der im Projekt hinterlegten Projektverantwortlichen zur Verfügung)

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Abb.: Popup Freigaberegeln editieren