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Mit dem Angebot erhält Ihr Kunde auch ein geplantes Budget, von dem Sie nicht allzu stark abweichen dürfen. Deshalb ist es wichtig, das Budget im Laufe Ihrer Arbeiten immer zu überwachen. Dazu ist das Budget Tracking da. 

Da das Budget Tracking ein sehr komplexes Modul ist, haben wir es für die einfachere Nutzung in zwei Einzelmodule aufgeteilt. An dieser Stelle soll das erste, Budget Tracking I, vorgestellt werden.

Die Nutzeroberfläche im Überblick

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Auf der Nutzeroberfläche finden Sie verschiedene Menüs und Buttons, die für die spätere Einstellung wichtig sind:.

• Mandant
• Kunde
• Projektstatus
• Projekt
• Monat von
• bis Monat
• Jahr
• Detailansicht ja/nein
• Export kürzen ja/nein

 

Darüber hinaus finden Sie oben links rechts in der Menüzeile, neben dem GO-Button auch noch einen Button zum Exportieren Ihrer Auswertung, zum Beispiel für den Steuerberater.

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Abb.: Standardansicht des Budget Tracking I

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Mit dem -Moduls

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Einstellungen des Budget Tracking I

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Wählen Sie die unterschiedlichsten Werte ermitteln. Welche Werte das sind, hängt von Ihrem Bedarf ab. Zuerst einmal müssen Sie den Mandanten und den Kunden auswählen, für den das Tracking genutzt werden soll. Sie können natürlich auch alle Mandanten und alle Kunden berücksichtigen lassen. Beachten Sie aber, dass Ihnen zur Auswahl nur Kunden angezeigt werden, die auch beim jeweiligen Mandanten hinterlegt sind.Anschließend können Sie wählen, welche Projekte für das Budget Tracking berücksichtigt werden sollen. Auf Wunsch können Sie auch noch einen bestimmten Projektstatus wählen. Denken Sie aber bitte auch hier daran, dass eine Einschränkung des Status Ihre Auswahlmöglichkeiten bei den Projekten beschränktzuerst den oder die Mandanten und Kunden aus, für die das Tracking erfolgen soll.  

Berücksichtigen Sie bitte, dass nur die Kunden genommen werden können, die auch zu den aktivierten Mandanten gehören. 

Anschließend müssen Sie festlegen, ob die Projekte, die Sie tracken möchten, einen bestimmten Status haben sollen.

Das können zum Beispiel aktive oder erledigte Projekte sein.

Info
Beachten Sie bitte, dass Sie im nächsten Schritt nur die Projekte auswählen können, die zum Kunden und dem voreingestellten Projektstatus passen. Wenn Sie hier keine Einschränkungen vornehmen möchten, aktivieren Sie jeweils die Option alle Projekte.

Zuletzt müssen Sie noch festlegen, für welchen Zeitraum das Budget Tracking I erfolgen soll.

Wählen Sie einen Startmonat, einen Endmonat und das Jahr des Trackings aus.

Bei Bedarf können Sie noch eine Detailansicht aktivieren.

Dann wird Ihnen das Ergebnis für jeden Monat noch einmal detailliert aufgeschlüsselt. 

Die Auswertung des Budget Trackings verstehen

Da die Unterschiede zwischen normaler Ansicht und Detailansicht oben schon erklärt wurden und sie bei der näheren Betrachtung ansonsten nicht weiter ins Gewicht fallen, beschränken wir uns im Folgenden auf die normale Ansicht.

Budget Tracking I interpretieren

Die Auswertung vom Budget Tracking wird tabellarisch dargestellt. In der linken Spalte, überschrieben mit Name, finden Sie den oder die jeweiligen Kunden, für die die Auswertung erfolgte. Sofern Sie mehrere Kunden im Budget Tracking berücksichtigt haben, werden diese untereinander aufgeführt.In den rechts folgenden Spalten des Budget Trackings können Sie jetzt die folgenden Informationen finden:

• Gesamt berechenbare und bereits berechnete Stunden (Eigenleistungen und Fremdleistungen ) inclusive Gewinnmarge; der Ist-Wert im Verkauf)
• Geplantes Budget (Eigenleistungen und Fremdleistungen); der Soll-Wert)
• Berechnete Eigen- und Fremdleistungen
• Geschobene Eigen- und Fremdleistungen
• Soll – berechnet – geschoben nach Eigen- und Fremdleistungen
• Übrige Sollstunden (abzüglich bereits berechneter und weiterberechenbarer). Das Ergebnis wird als Verkaufspreis, inclusive Steuern, angezeigt)

Unterhalb des Budget Trackings finden Sie eine Gesamtauswertung aller Projekte vor. Hier stehen alle Werte wie Ist-Verkauf, das geplante Budget, berechnete Stunden und so weiter, für alle aufgelisteten Projekte zusammengerechnet.

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