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Mit der Stundenauswertung können Sie die von Ihren Mitarbeitern erfassten Stunden hinsichtlich ihrer Gesamtheit auswerten.

Optional können Sie dabei auch die Kosten für die Mitarbeiterstunden berücksichtigen, die Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde haben.

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Es ist notwendig, die Zugriffsberechtigung für die Zeiterfassung auf "für alle Mitarbeiter" umzustellen um die Auswertung einzusehen. Sie können die Zugriffsrechte für alle Mitarbeiter die auf die Auswertung zugreifen sollen einstellen unter: Mitarbeiter > Benutzer > auf den Benutzer klicken > im Reiter "Programm" ganz unten bei Zeiterfassung "für alle Mitarbeiter auswählen".  

Die Auswertung durch Informationen vorbereiten

Damit Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter auswerten können, müssen Sie in TROI erst einstellen, welche Aspekte dafür berücksichtigt werden sollen. Wie überall in den Auswertungen gilt:

• Je weniger Einschränkungen Sie machen, umso umfangreicher ist das Ergebnis.

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• Je mehr Sie die Auswertung durch Filtermöglichkeiten eingrenzen, umso präziser kann ein bestimmter Aspekt betrachtet werden.

Sie können die Stundenauswertung hinsichtlich der Arbeitsstunden, der aufgewendeten Materialien oder der Eingangsrechnungen (durch Freelancer und Lieferanten) vornehmen. Die Auswertung wird immer identisch vorbereitet und ausgewertet, so dass

sodass zwischen den einzelnen Gruppen nur dort unterschieden wird, wo es nötig ist.

Grundlegende Voreinstellungen - Stunden

Wählen Sie zuerst den Mandanten und den Kunden, für den die erfassten Stunden ausgewertet werden sollen. Geht es Ihnen um einen Mitarbeiter generell und kundenübergreifend (also weniger auf die Auswertung innerhalb eines Kunden), können Sie das Feld auch auf alle oder mehrere Kunden setzen.

Beachten Sie bitte: Im Reiter Eingangsrechnungen Daher betrifft die nachfolgenden Erklärung alle drei Reiter Stunden, Materialien und Eingangsrechnung.

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Einschränkungen der Auswertung

auf bestimmte Projekte

Die Stundenauswertung erfolgt in der Regel für ein bestimmtes Thema, wie zum Beispiel für ein Projekt. Deshalb bietet TROI Ihnen individuelle Einstellungsmöglichkeiten: 

Wählen Sie einen Projektstatus, wenn zum Beispiel nur aktuelle , in Arbeit befindliche Projekte berücksichtigt werden sollen.

Darüber hinaus können Sie auch einen Projekttypen wählen (zum Beispiel Büroorganisation) oder ein Unterprojekt.

Anschließend können Sie wahlweise ein Team und/oder einen Mitarbeiter auswählen, für den die Stundenauswertung erfolgen soll.+

Sobald auf den darin enthaltenen Elementen bereits Stunden erfasst wurden, werden die Projekte selbst auch in den DropDowns angeboten.Bitte beachten Sie:

Bitte beachten Sie außerdem: Wenn Sie eigentlich nur den Mitarbeiter an sich und seine Arbeitszeit auswerten möchten, und wenn Kunde oder Projekt dabei keine Rolle spielen, verwenden Sie lieber das Modul Arbeitszeiten.

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auf bestimmte Leistungen

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/ Materialien

Sie können auch auswerten lassen, für welche Leistungen diese Stunden bzw. für welche Materialien diese erfasst wurden und wie sie berechenbar sind.

Sie können entweder alle Tätigkeiten und Produkte auswählen, die für ein Projekt, Kunden oder Mitarbeiter angefallen sind, oder eine genauere Auswahl treffen.

Mit Klick auf das jeweilige Menü können Sie einzelne Positionen Positionen oder Tätigkeiten auswählen, alle oder mehrere. Neben den in TROI standardmäßig hinterlegten Leistungen, finden Sie hier auch die Positionen und Tätigkeiten, die Sie selbst angelegt haben.

Achtung: Haben Sie statt Stunden den Reiter Materialien aufgerufen, werden Ihnen an dieser Stelle keine Leistungen, sondern Materialien zur Auswahl angegeben.

Sofern Sie eine weitere Einschränkung vornehmen möchten, können Sie noch entscheiden, ob die StundeneinträgeWeitere Einschränkungen sind:

• berechnet
• berechnet mit Rechnung
• berechnet per Hand
• nicht berechnet
• berechenbar
• alle berechenbar
• nicht weiterberechenbar oder
• geschoben

sein sollen.

Zu guter letzt Außerdem können Sie noch wähleneinschränken, ob die Auswertung mit Einkaufspreis, Verkaufspreis oder ohne Preis angezeigt werden soll .

Die Auswertung starten

Sofern gewünscht und sinnvoll (was meistens der Fall ist), können Sie noch einen Zeitraum angeben, dessen Stunden berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie dann auf den GO Button, um die Auswertung zu starten.

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[Beispielhafte Einstellungen]

sowie den Zeitraum einstellen.

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Das Ergebnis der Auswertung interpretieren

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, zeigt TROI Ihnen die Ergebnisse der Auswertung in einer Tabelle an. Sie ist bei allen Einstellungen gleich aufgebaut, lediglich die Preisinformationen fehlen, wenn Sie dies so eingestellt haben (ohne Preis).

In Nachfolgend wird von links nach rechts die Bedeutung der einzelnen Spalten erklärt.

• Projekt (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt oder Unterprojekt vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde

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• . Andernfalls werden alle Projekte aufgelistet, für die die festgelegten Kriterien passen

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• )
• Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt

...

• )
• externer Kommentar (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
• interner Kommentar (der interne Kommentar

...

• ist die

...

• Kommentarfunktion der

...

Rechts in der Auswertungsübersicht sehen Sie nun noch zwei Häkchen, einen schwarzen und einen weißen. Der schwarze Haken markiert die erfassten Stunden als berechenbar, während der weiße Haken sie als nicht weiterberechenbar kennzeichnet. Das ebenfalls in diesem Bereich zu findende Dollarzeichen zeigt an, ob die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet wurden. Darüber hinaus verrät der abknickende Pfeil Ihnen, ob die Stunden vielleicht auf einen anderen Zeitpunkt geschoben wurden.

Unter Anzahl, der letzten Position in der Auswertung, sehen Sie, wie viele Stunden insgesamt für dieses Projekt von diesem Mitarbeiter erfasst wurden.

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• internen Mitarbeiter)
• Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
• →$ (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
• Pfeil (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
• Anzahl (wie viele Stunden wurden insgesamt auf dieses Projekt erfasst?)
• Einkaufspreis (der Einkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
• Verkaufspreis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
• Ergebnis (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)

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Abb.: Auswertungsübersicht

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Export Varianten

Nachfolgend werden alle möglichen Export Varianten aufgezeigt: 

Stundenauswertung

Sehr detaillierter Export mit Infos zu exakten Projekt-Positionen sowie Datum, Mitarbeiter, wb/nwb & Beschreibung.

• Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
• Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
• Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
• berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
• berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
• geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
• Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
• VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
• Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
• Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
• Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
• Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

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Export mit Kalkulationsspalte

Analog dem Export “Stundenauswertung”, allerdings wird die Tätigkeit in einer separaten Spalte ausgegeben.

• Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
• Kalkulation (hier wird die Kalkulationsposition nochmal separat ausgegeben)
• Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
• Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
• berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
• berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
• geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
• Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
• VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
• Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
• Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
• Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
• Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

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Stundenauswertungs-Export (Bearbeitungsversion nach Datum)

Die gleichen Informationen wie “Stundenauswertung” allerdings ist der gesamte Projektpfad auf einer Linie in einer Zelle. Was ein Vorteil für weiterführende Bearbeitung

sein kann.

• Position (in der linken Spalte finden Sie jeweils das Projekt, Unterprojekt und Kalkulationsposition vor, für das die Auswertung vorgenommen wurde.)
• Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst)
• Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese untereinander angezeigt)
• berechenbar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)
• berechnet (sind die Stunden bereits einer Rechnung zugeordnet?)
• geschoben (sind die Stunden auf einen anderen Zeitpunkt verschoben?)
• Stunden (wie viele Stunden wurden jeweils erfasst und unter jedem Projekt die insgesamte Stundenanzahl auf dieses Projekt)
• VK-Preis (der Verkaufspreis der Position (sofern aktiviert))
• Betrag (die Gesamtkosten für alle erfassten Stunden)
• Tätigkeit/Position (die Tätigkeit/Position gibt die jeweilige Kalkulationsposition auf die erfasst wurde)
• Beschreibung (der externe Kommentar ist die allgemeine Tätigkeitsbeschreibung)
• Interner Kommentar (der interne Kommentar ist die Kommentarfunktion der internen Mitarbeiter)

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Arbeitszeit nach Mitarbeiter

Liefert eine Grobansicht der Stundeneinträge pro MA je Kunde.

• Datum (wann wurde die Stunde(n) erfasst (diese Information wird über die Suchanfrage bestimmt))
• Mitarbeiter (hier wird Ihnen der jeweilige Mitarbeiter angezeigt, der für das Projekt Stunden erfasst hat. Sofern Sie mehrere Mitarbeiter in die Auswertung übernommen haben, werden diese nebeneinander angezeigt)
• Kunde (alle Kunden des Unternehmens)
• Stunden (die Stunden geben an, wie viel Stunden von dem jeweiligen Mitarbeiter auf die einzelnen Kunden erfasst wurden)
• Stunden % (wie viel Prozent der Stunden, des Mitarbeiters, fallen pro Kunde an)
• Stunden % gesamt (wie hoch ist der prozentuale Anteil der Stunden des Mitarbeiters pro Kunde, auf das gesamte Unternehmen betrachtet)
• Summe (Anzahl aller Stunden, von allen Mitarbeitern auf den jeweiligen Kunden)
• Summe % (wie viele Stunden fallen prozentual auf den jeweiligen Kunden an)

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Arbeitszeit nach Projekten

Gibt Auskunft über die aufgewendeten Stunden je Kunde je Projekt

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Arbeitszeit nach Projekten & Unterprojekten

Gibt Auskunft über die aufgewendeten Stunden je Kunde je Projekt je Unterprojekt

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Arbeitszeit nach Kunden

Liefert Infos zu Anzahl Stunden pro Kunde in einem bestimmten Zeitraum. Diese Auswertung kann hilfreich sein, um zu bewerten ob die Mitarbeiter auch wirklich für die Ihnen zugewiesenen Kunden/Etats arbeiten.
Auch kann sehr schnell erkannt werden, für welche Kunden besonders viele Stunden aufgewendet werden und ob dies im Verhältnis zum Umsatz/Ertrag steht.

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Stundenreport (Kunde, detailliert)

Pro Kunde / Projekt / Unterprojekt / Name / Team / Datum / Stunden / VP / Gesamt / wb/nwb

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