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Wenn Sie den neuen Schreibtisch nutzen, klicken Sie bitte hier.

Der Schreibtisch bietet einen Überblick über wichtige Informationen wie Abwesenheiten anderer Mitarbeiter, Geburtstage, Ihre Termine und einen Kalender.

Zusätzlich kann der Schreibtisch durch Widgets von verschiedenen Troi Modulen individualisiert werden. 

Um den Schreibtisch aufzurufen, gehen Sie über das TROI Symbol ins Startmenü und rufen den Ordner Schreibtisch auf. Beim Login starten Sie immer auf dem Schreibtisch, sofern Sie nicht den Quick Link zurück zum letzen Modul verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Anleitung zum LOGIN.

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Abb.: Der Schreibtisch

Kopfzeile

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Schreibtisch (Teilansicht)

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Sidebar

Oben links in der Sidebar finden Sie das Troi Logo und den Menübutton sowie die Quicklinks, die Sie in den Benutzereinstellungen oder via per Drag & Drop setzen hinzufügen und entfernen können.

Zusätzlich zeigen wir Ihren Namen, Ihr Profilbild, die aktuelle Kalenderwoche und das Modul an in welchem Sie sich gerade befinden. Am rechten Bildschirmrand befindet sich Oben rechts befindet sich  Ihr Firmenlogo. 

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Fußzeile

In der Fußzeile von Troi finden Sie die die Möglichkeit die Farbe zu wechseln indem Sie den Pfeilbutton Pfeil-Button unten links betätigen.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die Währung zu wechseln , (sofern mehrere angelegt sind), die Sprache der Navigation von Deutsch auf Englisch zu wechseln und die Daten von Daten von Deutsch auf Englisch zu stellen. Letzteres nutzen Sie um zum Beispiel ein englisches Projekt oder eine englische Preisliste zu erfassen. Das Zahnradsymbol

Das Zahnrad-Symbol verwaltet die Widgeteinstellungen.

Über den Check IN / Check OUT können Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausenzeiten stempeln oder via Arbeitszeit hinzufügen direkt erfassen. 

Mit einen Klick auf abmelden werden Sie von Troi abgemeldet. 

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Standardfunktionen

Auf der linken Seite des Schreibtisch finden Sie verschiedene Bereich die für jeden Benutzer sichtbar sind unabhängig von seinen Berechtigungen . Diese sind: sichtbar sind 

• Kalender (zeigt eigene Urlaube und Feiertage an) 
• Meine Termine (zeigt alle Termine der aktuellen Kalenderwoche)
• Geburtstage (zeigt alle Geburtstage für die nächsten sieben Tage an)
• Abwesenheiten (zeigt alle Abwesenheiten für die nächsten sieben Tage an)
  
  

Der Kalender zeigt alle Feiertage mit einem Sonnensymbol Sonnen-Symbol an, die im System hinterlegt sind.

Die eigenen Urlaube werden mit einem Flugzeugsymbol Flugzeug-Symbol dargestellt. Die Standardauswahl ist der aktuelle Tag.

Mit einem Klick auf einen bestimmten Tag im Kalender werden bei Meine Termine, Geburtstage und Geburtstage und Abwesenheiten die Informationen der jeweiligen Kalenderwoche, in der dieser Tag liegt, angezeigt. 

Über die Schaltflächen kann der Kalender navigiert werden. Diese sind: 

• Pfeil nach links (Vormonat)
• Punkt (Heute)
• Pfeil nach rechts (nächsten Monat)

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Wenn Sie die Schaltfläche Meine Termine anklicken, haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten. :

• Plus (Sie können einen Termin, ein To-Do oder eine Historie anlegen)
• Personensymbol (Sie können Ihr Urlaubskonto einsehen)

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Wenn Sie die Schaltfläche Abwesenheiten anklicken, haben Sie die Möglichkeit über das Plus-Zeichen eine Abwesenheit zu erstellen. 

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Zusätzliche Funktionen

Als Personaladministrator oder Gruppenadministrator erhalten Sie auf dem Schreibtisch die Anzeige Urlaubsanträge.

Wird eine Abwesenheit beantragt, die genehmigungspflichtig ist, sehen Sie hier anstehende Freigaben.

Die Freigaben werden durch einen Reisekoffer gekennzeichnet und mit einer Ziffer versehen damit Sie direkt wissen wie viele ausstehende Freigaben Sie noch zur Bearbeitung haben.Image Removed

Wenn Sie die Maus auf die Abwesenheit halten, erscheint ein Pfeil-Zeichen, mit Symbol.

Mit einem Klick auf das Zeichen können Sie die Abwesenheitsdetails einsehen und die Abwesenheit bearbeiten und speichern, löschen, freigeben oder absagen. 

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Wenn Sie das Freigabemodul aktiviert haben und Sie freigabeberechtigt sind, erscheint ein weiteres Feld indem Sie anstehende Anfragen freigeben oder absagen können. 

Freigabeprozess für Abwesenheiten festlegen

Wenn Sie möchten, können Sie die Freigabe von Abwesenheiten auf mehrere Administrationsstufen verteilen. In der Regel ist diese Funktion deaktiviert. Sie können Sie einschalten, indem Sie den Ordner System und den Unterordner Systemeinstellungen aufrufen. Hier finden Sie im Dropdown-Menü unter Abwesenheiten die Option Anzahl der Gruppen-Administrationsstufen. Der Standardwert ist 0 und bedeutet, dass keine Stufen vorhanden sind. Sie können hier beliebig viele Stufen hinzufügen.

Wenn Sie Gruppenadministratoren zur Freigabe hinzugefügt haben, müssen Sie auch noch ausgewählten Mitarbeitern die benötigten Berechtigungen als Gruppenadministratoren verleihen. Für jede Stufe, die Sie in den Einstellungen angegeben haben, benötigen Sie einen eigenen Gruppenadministrator und gegebenenfalls noch einen Personaladministrator.

Rufen Sie dazu den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Benutzer auf. Hier wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken im PopUp Fenster auf den Reiter Programm. Dort finden Sie nun die Auswahlbereiche für die Gruppenadministratoren. Wählen Sie die Position aus, die der Mitarbeiter in den Freigabestufen erhalten soll und speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Diskettensymbol ab.

[Screenshot Gruppenadministratoren zuweisen folgt]

Um Mitarbeiter zu Gruppenadministratoren zu machen, gehen Sie also wie folgt vor:

1. Erstellen Sie die benötigten Mitarbeitergruppen im Ordner Mitarbeiter und dem Unterordner Zugangsberechtigung Daten

2. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter den jeweiligen Gruppen zu

3. Wechseln Sie zum Ordner Mitarbeiter, Unterordner Benutzer, Reiter Programm

4. Wählen Sie jetzt für jede Mitarbeitergruppe entsprechend der Freigabestufen den Gruppenadministrator 1, Gruppenadministrator 2 und so weiter aus. Speichern Sie Ihre Änderungen ab.

5. Wiederholen Sie Schritt 4, bis Sie alle vorgesehenen Mitarbeiter zu Gruppenadministratoren gemacht haben.

6. Vergeben Sie gegebenenfalls noch die Zugriffsrechte als Personaladministratoren an die entsprechenden Mitarbeiter.

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Widgets

Die Widgets geben Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Diese sind:

• Kontakte

• To-Do´s

• Projektaufgaben

• Projekt Reporting

• Schnelle Projektsuche

• Troi News

• Blackboard

Je nach Benutzergruppe stehen verschiedene Widgets zur Auswahl.

Darf ein Benutzer beispielsweise die Auswertungen nicht sehen, so steht das Projekt Reporting Widget nicht zur Verfügung.

Die Widgets können über das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol in der Fußzeile von Troi individuell angeordnet sowie ein- oder ausgeblendet werden.

Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol öffnet sich die Widgetansicht , -  mit einem Klick auf ein Widget wird es ein- oder ausgeblendet.

Via Drag & Drop kann die Reihenfolge der Widgets innerhalb der Spalten verändert werden.

Ausgeblendete Widgets werden grau dargestellt , -  mit einem Klick auf das Diskettensymbol Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.

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Abb.: Widgets platzieren

In den Widgets Kontakte, Reporting und schnelle Projektsuche können Sie sich Favoriten setzen, die immer angezeigt werden.

Mit einem Klick auf das Sternsymbol können Sie Favoriten setzen oder entfernen. 

Kontakte

Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt.

Mit einem Klick auf das Sternsymbol Stern-Symbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen.

Haben Sie keine Favoriten gesetzt, können Sie über das Lupensymbol Lupen-Symbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen.

Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen Symbol können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Mit einem Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails mit allen wichtigen Informationen.

Sie haben die Möglichkeit über die beiden Symbole neben dem Namen die vCard zu exportieren oder die Kontaktdetails zu öffnen. 

To-Do´s

Im Widget To-Do´s können virtuelle Post-Its angelegt werden.

In die Eingabezeile geben Sie dazu einfach den Titel der Notiz ein und klicken auf das Plus-ZeichenSymbol.

Für ein To-Do ohne Zuweisung eines Datums und auf das Uhr-Zeichen Symbol in der Eingabezeile um ein To-Do mit einem Datum zu versehen.

Mit einem Klick auf das Sternsymbol Stern-Symbol kann das To-Do priorisiert werden.

Mit einem Klick auf die Checkbox wird das To-Do als erledigt markiert und verschwindet aus der Liste. 

Die Anordnung der Toder To-Do´s kann über das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol eingestellt werden.

Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol  und legen Sie Ihren Filter fest.

Wenn Sie eine zusätzliche Filterfunktion wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Filter.

Mit dem aktivierten Filter können Sie jetzt nach To-Do´s filtern, die Sie an andere Mitarbeiter gestellt haben und den Status der To-Do's filtern.

Wenn Sie mit der Maus auf ein To-Do zeigen, erscheint ein Stiftsymbol Stift-Symbol über das Sie das To-Do weiter bearbeiten können, alternativ führen Sie einen Doppelklick auf das To-Do aus. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie den Eintrag, der Papierkorb löscht das To-Do. 

Projektaufgaben

Im Widget Projektaufgaben erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projektaufgaben.

Mit einem Klick auf das Lupensymbol Lupen-Symbol öffnen Sie die Suche.

Über das Zahnradsymbol können Zahnrad-Symbol können Sie sich entweder einen individuellen Filter einblenden indem Sie die Checkbox bei Filter aktivieren oder Sie setzen einen Standardfilter. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Einstellungen. Der Exportbutton

Der Export-Button exportiert die Projektaufgaben in Excel und mit dem Plus-Zeichen System erstellen Sie eine neue Projektaufgabe. 

In der Ansicht der Projektaufgaben sehen Sie den Titel und die Fälligkeit.

Wenn Sie mit der Maus auf das Personensymbol zeigen Personen-Symbol fahren, sehen Sie von wem die Aufgabe gestellt wurde.

Wenn Sie mit der Maus auf die Sprechblase zeigen fahren, können Sie den Kommentar lesen, sofern einer erfasst wurde. Sie  

Sie können eine Aufgabe als erledigt markieren indem Sie die Checkbox aktivieren.

Wenn Sie Stunden auf die Projektaufgabe erfassen möchten können Sie dies über die Button Time Tracker starten oder Stunden eintragen, welche beim Berühren des jeweiligen Eintrags auftauchen, sofern die Projektaufgabe die Zuweisung zu einer Kalkulationsposition enthält und zur Stundenerfassung freigegeben wurde.

Ist diese Zuordnung nicht vorhanden sind die Button grau hinterlegt. 

Mit einen Klick auf die Projektaufgabe öffnet sich die Detailansicht mit weiteren Informationen zu Kunde, Projektpfad, Status, Beschreibung und Kommentar.

Sie können über den Button Kommentar editieren den Kommentar ändern oder über das Pfeil-Zeichen Symbol die Projektaufgabendetails öffnen.

Projekt Reporting

Das Widget Projekt Reporting gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte.

Mit einem Klick auf das Lupensymbol Lupen-Symbol öffnet sich die Suche.

Falls Favoriten gesetzt sind, können Sie mit einem Klick auf das Sternsymbol Ihre individuelle Suche schnell wieder auf die Favoritenansicht zurücksetzen. 

In der Ansicht sehen Sie den Kunden, die Projektnummer und den Projektnamen.

Daneben werden die kalkulierten SOLL Stunden und die bereits auf das Projekt erfassten Stunden angezeigt.

Die Auswertungen werden zusätzlich mit einem farbigen Balken dargestellt, der sich je nach Erfüllungsgrad einfärbt. Wenn  

Wenn Sie mit der Maus auf das gewünschte Projekt klicken, sehen Sie die Detailansicht. 

Schnelle Projektsuche

Im Widget schnelle Projektsuche können Sie mit dem Lupensymbol Lupen-Symbol schnell ein Projekt suchen und mit dem Pfeil-Zeichen Symbol welches erscheint, wenn Sie den Eintrag berühren, in die Grunddaten des Projekts wechseln.

Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol können Sie sich einen individuellen Filter zur Anzeige im Widget setzen. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Einstellung. 

Blackboard

Im Widget Blackboard können Sie Informationen dauerhaft oder zeitlich begrenzt anheften.

Mit dem Lupensymbol können Lupen-Symbol können Sie Einträge suchen, das Zahnradsymbol Zahnrad-Symbol steht Ihnen für Einstellungen des Widgets zur Verfügung.

Mit dem Plus-Zeichen Symbol erstellen Sie einen neuen Eintrag, geben Sie dazu die Überschrift und den Inhalt ein, setzen die Gültigkeitsdauer des Eintrags und wählen eine Farbe in der Sie den Eintrag posten möchten. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe. 

Wenn Sie einen Eintrag berühren, wird ein Stiftsymbol und Stift-Symbol und ein Kreuz sichtbar. Mit

Mit Klick auf das Stiftsymbol Stift-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten den Text und die Formatierung zu verändern.

Mit einem Klick auf das X blenden Sie die Nachricht aus. Sie wird dadurch nicht gelöscht.

Um eine Nachricht zu bearbeiten oder gänzlich zu löschen, müssen Sie der Ersteller der Nachricht sein.

TROI News

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Troubleshooting

Vorgehen für die erste Erfassung der Urlaube

Was müssen wir beachten, wenn wir das erste Mal die Urlaube der Mitarbeiter erfassen?

1. Klicken Sie unter Administration →  Abwesenheiten → Resturlaub in das Kästchen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Erfassen Sie gemäß Ihrer Urlaubs-Daten den (noch vorhandenen) Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für dieses Jahr. Erfassen Sie eventuellen Resturlaub vom Vorjahr. Legen Sie das Verfallsdatum für den Resturlaub vom Vorjahr fest (z.B. 31.03.XXXX). Prüfen Sie anschließend einmalig alle Spalten auf Korrektheit der berechneten Urlaubswerte.
2. Geben Sie unter Administration →  Mitarbeiter →  Benutzer (Klick auf User/ Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters laut Arbeitsvertrags ein. Der hier eingetragene Urlaub bildet – auch in den Folgejahren - die Grundlage für den Urlaubsanspruch. Wurde in den Abwesenheiten für die Ersterfassung ein anderer Urlaubsanspruch hinterlegt, übersteuert der eingetragene Wert aus den Abwesenheiten den Eintrag aus den Mitarbeitereinstellungen - jedoch nur für das aktuelle Jahr.
3. Erfassen Sie unter Administration →  Mitarbeiter → Benutzer (Klick auf User/ Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Tragen Sie darüber hinaus das Startdatum der Arbeitszeit ein (ab wann die Arbeitszeit- und Urlaubsauswertung greifen soll). Alternativ können Sie auch unter dem Reiter Abrechnung das Eintrittsdatum erfassen. Die Werte gleichen sich gegenseitig ab.

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Spezielle Tage (Weihachten, Silvester) ohne Urlaub freigeben

Weihnachten und Sylvester geben wir immer ½ bzw. einen ganzen Tag frei. Wie kann ich das anlegen ohne dass dem Mitarbeiter Urlaub abgezogen wird?

Klicken Sie unter Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten (Reiter Kalender) an dem gewünschten Tag in das Kästchen eines beliebigen Mitarbeiters. Wählen Sie im dropdown Mitarbeiter die Option alle Mitarbeiter . Wählen Sie im nächsten Schritt als Abwesenheitsart Betriebsruhe aus und geben an, ob diese für einen halben oder den ganzen Tag gelten soll.

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Urlaubsanspruch eines neuen Mitarbeiters eintragen

Wir haben einen neuen Mitarbeiter. Wie machen wir das jetzt mit dem Urlaubsanspruch für den Rest vom Jahr?

Tragen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters ein. Erfassen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit des neuen Mitarbeiters und das Startdatum für die Gültigkeit der Arbeitszeit bzw. das Eintrittsdatum. Troi berechnet Ihnen jetzt automatisch den tatsächlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Restjahr (s. Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten ). Prüfen Sie anschließend unter dem Reiter Resturlaub die Angaben auf Übereinstimmung mit Ihren errechneten Werten.