Sie können sich Abwesenheiten auch in der Resturlaubsansicht anzeigen lassen.
Hier finden Sie die folgenden Informationen:
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Unter Troi Menü ⇨ Order Abwesenheiten kann das Modul Resturlaub geöffnet werden.
In diesem Modul können Sie speziell die Abwesenheit Urlaub Ihrer Mitarbeiter verwalten.
Abb.: Standardansicht des Moduls Resturlaub
Als Personaladministrator können Sie in dieser Ansicht den Urlaubsanspruch bearbeiten.
Damit der Resturlaub berechnet werden kann, muss beim jeweiligen Mitarbeiter in den Mitarbeiterdetails die Arbeitszeit gepflegt werden.
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters wird unter Troi Menü > Ordner Mitarbeiter > Modul Benutzer > (Mitarbeiter auswählen) > im Tab Abrechnung gepflegt. Wenn ein unterjährlicher Einstieg oder Ausstieg erfolgt, muss der Urlaubsanspruch für das angebrochene Jahr in der Resturlaubsansicht manuell eingetragen werden.
In den Spalten sehen Sie verschiedene Daten:
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- Urlaubsanspruch
- Resturlaub aus dem Vorjahr
- verfallender verfallener Urlaub
- Verfallsdatum
- Gesamter Urlaubsanspruch im ausgewählten Jahrgesamt
- genehmigter Urlaub
- Resturlaub im ausgewählten Jahr
Alle diese Informationen sind in Spalten aufgelistet, in den Zeilen können Sie die einzelnen Mitarbeiter finden. So sehen Sie immer auf einen Blick, welcher Mitarbeiter welche Urlaubsansprüche hat.
Wie bei den beiden anderen Ansichten können Sie auch hier wieder nach Mandant, Benutzergruppen, Mitarbeiter und Jahr filtern. Auch hier können Sie außerdem die Daten aus Ihrer Filterung nach Excel exportieren.
Ganz rechts finden Sie ein Exportsymbol, mit denen der Resturlaub nach Excel exportiert werden kann.
- Resturlaub
In der Ansicht Resturlaub stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
- Mandant
- Gruppe
- Mitarbeiter
- Jahr
Oben rechts können Sie die Ansicht Resturlaub exportieren.
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Bearbeiten der Urlaubsdaten
Wenn Sie auf die Zeile eines Mitarbeiters klicken (1), öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten der Resturlaubdetails.
Hier können Sie angeben:
- wie hoch der Urlaubsanspruch im ausgewählten Jahr ist
- wie viel Resturlaub aus dem Vorjahr übrig ist
- wann der Resturlaub verfällt
Diese Zugriffsmöglichkeiten haben Sie allerdings nur als Personaladministrator.
Resturlaub neu berechnen
Sobald in Troi ein zukünftiges Jahr zur Kontrolle von Resturlauben im Dropdown aufgerufen wird, werden die Urlaubstage für das betreffende Jahr berechnet und in der Datenbank gespeichert. Da meistens dieser Aufruf erst nach dem Jahreswechsel erfolgt, können Abweichungen eingetragen werden, wenn z.B. ein Mitarbeiter zusätzliche Tage durch Überstunden erhält.
Wird im Bereich Abwesenheiten » Resturlaubsdetails.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten in den Resturlaubdetails
Es können folgende Daten editiert werden:
- Urlaubsanspruch
- Resturlaub Vorjahr
- Verfallsdatum
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Das maximale Verfallsdatum ist immer der 31.12. des aktuellen Jahres. Die Option das Verfallsdatum zu deaktivieren ist in Troi nicht möglich. |
Mit einen Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie die Eingabe.
Resturlaub neu berechnen
Mit der Schaltfläche Resturlaub neu berechnen können Sie die gesamte Urlaubsberechnung neu anstoßen. Klicken Sie auf den Button um zu bestätigen, dass Troi für die ausgewählten Mitarbeiter den hinterlegten Urlaubsanspruch (Mitarbeiterdetails) und den Resturlaub des Vorjahres in die Resturlaubsübersicht übernimmt.
Die Berechnung des Resturlaubs greift immer für die angezeigten gefilterten Mitarbeiter. Ist folglich nur ein Mitarbeiter ausgewählt / sichtbar, wird der Resturlaub nur für diesen neu berechnet. Es ist ebenso möglich Mitarbeitergruppen, alle Mitarbeiter oder alle Mandanten auszuwählen (Standardeinstellung des Filters).
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Bitte beachten Sie, dass dabei alle manuell eingegeben Werte zurückgesetzt werden. |
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Wird im Bereich Resturlaub das Folgejahr aufgerufen (aus Versehen oder Beabsichtigt um |
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den aktuellen Stand der Resturlaubskonten zu kontrollieren), werden die Jahresurlaubsansprüche und Resturlaube dadurch zum Zeitpunkt des ersten Aufrufes der Jahresübersicht fest berechnet. Sollten sich nach dieser einmaligen Resturlaubsberechnung weitere Änderungen in den |
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Resturlaubstagen ergeben, |
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werden die bislang die zu übertragenden Urlaubstage für das Folgejahr nicht automatisch angepasst. Klicken Sie am 01. |
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Die Berechnung des Resturlaubs greift immer für die angezeigten gefilterten Mitarbeiter!
Ist folglich nur ein Mitarbeiter ausgewählt / sichtbar wird der Resturlaub nur für diesen neu berechnet. Es ist ebenso möglich, Mitarbeitergruppen, alle Mitarbeiter oder alle Mandanten auszuwählen (Standardeinstellung des Filters).
LÖSCHEN VON INDIVIDUELLEN ANPASSUNGEN
Wichtig: das Klicken auf "Resturlaub neu berechnen" überschreibt auch individuell angepasste Resturlaube. Daher empfehlen wir diese Funktion für kleinere Benutzergruppen anzuwenden. Wenn man Sondervereinbarungen bereits eingetragen hat, müssen diese nach der Korrektur erneut eingetragen werden, da sie überschrieben werden durch die Neuberechnung.
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Das Klicken auf "Resturlaub neu berechnen" überschreibt auch individuell angepasste Resturlaube. Daher empfehlen wir diese Funktion für kleinere Benutzergruppen anzuwenden. Wenn man Sondervereinbarungen bereits eingetragen hat, müssen diese nach der Korrektur erneut eingetragen werden, da sie durch die Neuberechnung überschrieben werden.01. immer einmal auf Resturlaube neu berechnen und führen erst dann manuelle Änderungen durch. |
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Troubleshooting
Neuer Mitarbeiter: Urlaubsaldo auf 0
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Ein Mitarbeiter wurde im laufenden Jahr in TROI eingerichtet. Sein Eintrittsdatum sowie Urlaubssaldo wurden eingetragen. Trotzdem verfügt er über das laufende Jahr über null Urlaubstage.
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Für das laufende Jahr verfügt TROI noch über keine Basis, um den Urlaubskonto mit einem Soll zu versehen. Es gibt unterschiedliche Berechnungsweisen.
Für den Rest des aktuellen Jahres, kann ein Urlaubsanspruch folgendermaßen eingetragen werden:
- Finden Sie den Mitarbeiter unter Abwesenheiten → Resturlaub
- Klicken Sie auf sein 0er Saldo
- Passen Sie die Zahl an sein Saldo für den Rest des aktuellen Jahres an und gehen auf speichern
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Beim Jahreswechsel wird die volle Zahl aus den Mitarbeiterdaten genommen und mit seinem Resturlaub addiert |
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