Wenn Sie TROI das erste Mal starten, wird automatisch der Schreibtisch als Startseite aufgerufen. Hier wurden die wichtigsten Programmfunktionen für einen leichten Zugriff zusammengestellt.

Funktionen und Veränderbarkeiten

Die Programme, oder auch Widgets genannt, die Sie auf dem Schreibtisch vorfinden, sollen Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen bieten. In der Regel handelt es sich bei diesen Widgets um eine Art „abgespecktes Programm“. Sie können es trotzdem vollumfänglich nutzen, weil Sie beim Klick auf die entsprechenden Buttons in das passende Modul weitergeleitet werden. Dadurch erfüllt Ihr Schreibtisch bei TROI dieselben Funktionen, wie Ihr Arbeitsplatz im Büro: Alles, was Sie regelmäßig brauchen, ist hier schon griffbereit.

Auf Ihrem Schreibtisch sind verschiedene Widgets bereits angelegt. Wir gehen später noch ausführlich darauf ein, an dieser Stelle wollen wir uns auf ihre Nennung beschränken:

• Ein Kalender
• Ihre Kontakte
• Eine To-Do-Liste
• Projektaufgaben
• Projektreporting
• TROI News
• Das Black Board
• Projekt Reporting
• Freigaben (Freigabeprozesse)

Wenn einzelne der genannten Widgets fehlen, wurden sie vermutlich in den Systemeinstellungen deaktiviert.

Widgets anordnen und austauschen

Das Praktische an Widgets ist, dass Sie sie so arrangieren können, wie Sie es am besten gebrauchen können. Um das zu tun, klicken Sie unten rechts auf das Zahnrad mit dem Mouseover Widgeteinstellungen (gleich neben Ihrem CheckIn-Symbol). Jetzt öffnet sich ein Fenster mit zwei Spalten. Diese zwei Spalten stellen die mittlere und die rechte Spalte auf Ihrem Schreibtisch dar. Die linke Spalte auf dem Schreibtisch können Sie nicht bearbeiten, da hier der Kalender fest platziert ist.

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Wenn Sie auf eines der Symbole klicken und es dann in die andere Spalte ziehen, wandert auch das Widget auf dem Schreibtisch in die jeweilige Spalte. Das funktioniert auch mit der Höhe: Klicken Sie das Symbol an und ziehen Sie es zum Beispiel eine Position nach oben. Es wird dann auch auf dem Schreibtisch an der neuen Position zu finden sein. Auf diese Weise können Sie sich die wichtigsten Widgets ganz nach Ihren Bedürfnissen sortieren. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Einstellungen.

Widgets entfernen und aktivieren

Möchten Sie ein bestimmtes Widget gar nicht auf Ihrem Schreibtisch haben, können Sie es deaktivieren. Auch dafür gehen Sie in die Widgeteinstellungen. Klicken Sie einmal auf das Symbol des betreffenden Programms. Es wird dann grau. Graue Symbole bedeuten, dass das Widget nicht auf dem Schreibtisch angezeigt wird. Natürlich können Sie das damit verknüpfte Modul aber weiterhin durch die Menüführung aufrufen.

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Möchten Sie ein deaktiviertes Widget wieder aktivieren, klicken Sie einfach auf das graue Symbol. Es wird dann schwarz und nach dem Speichern erscheint das Programm wieder auf Ihrem Schreibtisch.

Die einzelnen Widgets im Überblick

An dieser Stelle wollen wir die Widgets mit ihren Funktionen kurz näher vorstellen und Ihnen erklären, wie Sie von der Schreibtisch-Oberfläche in das jeweilige Modul wechseln.

Der Kalender

In der linken Spalte fest verankert ist der Kalender. Er bietet Ihnen einen Überblick über Datum, Wochentag und Kalenderwoche. Außerdem sehen Sie hier, welche Termine und Geburtstage in der nächsten Zeit stattfinden oder gerade stattgefunden haben. Außerdem lassen sich über den Kalender Abwesenheiten eintragen und – sofern Sie die Rechte dazu besitzen – Urlaubsanträge bearbeiten.

Da der Kalender sehr umfangreich ist, haben wir ihn an anderer Stelle bereits ausführlich für Sie beschrieben.

Kontakte

Das Modul für Kontakte wird in erster Linie als Nachschlagewerk genutzt. Genau diese Funktion wurde für Sie deshalb auch als Widget auf dem Schreibtisch installiert. Sie können das Widget an seinem Kontakte-Symbol erkennen. Es besteht aus einer Liste all Ihrer eingetragenen Kontaktpersonen. Standardmäßig werden in der Liste allerdings nur Ihre Favoriten alphabetisch sortiert angezeigt.

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Kontakte suchen

Um einen bestimmten Kontakt zu suchen, können Sie entweder die Liste durchscrollen oder die Suchfunktion verwenden. Sie befindet sich in der Titelzeile des Kontaktwidgets. Hier geben Sie einfach den Namen ein und drücken die Enter-Taste. Alle in Frage kommenden Einträge werden dann angezeigt. Vor jedem Kontakt sehen Sie einen grauen Stern. Wenn Sie ihn anklicken, wird der entsprechende Kontakt zum Favoriten erklärt und dann zukünftig standardmäßig angezeigt.

Im Suchfenster befindet sich auch ein Kreis mit drei Punkten. Wenn Sie mit der Maus darüber gehen, erscheint die Schrift Alle Kontakte. Mit einem Klick darauf kommen Sie in das Kontaktmodul, dessen Funktionsweise an anderer Stelle ausführlicher erläutert wird.

Wählen Sie im Kontakt-Widget den gewünschten Eintrag aus und klicken Sie ihn an. Es entfaltet sich nach unten ein Menü, dem Sie alle wichtigen Informationen zu diesem Kontakt entnehmen können. Dazu gehören zum Beispiel Anrede, Firma, Position und Kontaktmöglichkeiten.

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Haben Sie einen Kontakt geöffnet, können Sie sich die Informationen der vCard auch in Excel oder den Mac-Kalender exportieren lassen. Dazu klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

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Möchten Sie sich noch mehr Einzelheiten zum Kontakt anzeigen lassen, klicken Sie auf den nach rechts weisenden Pfeil. Es öffnet sich dann ein Fenster mit vCard, Details und anderen Informationen, die ebenfalls im Kapitel Kontakte ausführlicher vorgestellt werden.

Das Widget bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen Kontakt neu hinzuzufügen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Vorauswahl zwischen Firmen- und Personenkontakt treffen können. Entsprechend Ihrer Auswahl erscheint dann eine Eingabemaske für den neuen Kontakt. Auch dies wird im entsprechenden Kapitel näher erklärt.

Schnelle Projektsuche

Wenn Sie ohne umständliches Klicken schnell ein Projekt finden möchten, ist dieses Widget das richtige Mittel dafür. Geben Sie einfach den Projektnamen im Suchfenster an und drücken Sie die Enter-Taste. Alle in Frage kommenden Projekte werden dann aufgelistet. Wenn Sie ein * im Suchfenster eingeben, werden übrigens alle Projekte aufgeführt.

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Beim Berühren des jeweiligen Projektes mit der Maus erscheint ein Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, rufen Sie automatisch das jeweilige Projekt auf.

Einstellungen für das Widget

Um Ihnen optimale Filtermöglichkeiten zu bieten, lässt sich das Widget für die schnelle Projektsuche noch individuell einstellen. Mit einem Klick auf das Zahnrad können Sie festlegen

• Welche Projekte angezeigt werden (Favoriten oder alle)
• Wie viele Suchergebnisse angezeigt werden (je mehr umso länger ist die Ladezeit)
• Von welchem Mandant die Projekte sein sollen
• Welchen Typs das Projekt ist (alle, kein festgelegter Typ, Bauprojekt,  Büroorganisation, Corporate Design, Event, Modell, Newsletter, Web Projekt)
• Welchen Status das Projekt hat (alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten)

Die Einstellungen speichern Sie mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

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Die To-Do-Liste

Damit Sie aus Ihren vielfältigen Aufgaben keine übersehen oder vergessen, gibt es auf dem Schreibtisch die To-Do-Liste. Hier können Sie Notizen und Aufgaben hinterlegen, die sich nicht nur nachschlagen lassen, sondern an die Sie auf Wunsch auch erinnert werden.

Übersicht über To-Dos

Wie schon bei den Kontakten und den Projekten werden Ihnen alle To-Dos alphabetisch sortiert angegeben, wobei die wichtigen To-Dos sich ganz oben auf der Liste befinden. Sie können durch einen Klick auf den Stern jederzeit bestimmen, ob ein To-Do wichtig sein soll oder nicht. In der Übersicht sehen Sie bereits, wie das To-Do genannt wird und wann es fällig ist. Mit einem Klick auf den Stift am rechten Ende des Eintrags rufen Sie das Bearbeitungsmenü für das jeweilige To-Do auf. Hier können Sie mehr Informationen zur Notiz erhalten. Dazu gehören

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Abhängig von Ihrem Nutzerstatus können Sie die Informationen zum To-Do nicht nur einsehen, sondern auch noch verändern. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen gleich.

Ein To-Do anlegen und bearbeiten

Wir gehen zuerst davon aus, dass Sie ein neues To-Do anlegen möchten. Dazu müssen Sie erst einmal im Suchfenster einen Namen für das neue To-Do angeben. Jetzt können Sie den Eintrag entweder schnell und einfach speichern oder sie mit ausführlicheren Informationen hinterlegen.

Nachdem Sie den Namen des To-Do angegeben haben, klicken Sie auf das daneben liegende Uhrensymbol und wählen aus, an welchem Tag die Arbeit fällig wird. Sobald Sie die Zeit festgelegt haben, wird der Eintrag gespeichert und in der To-Do-Liste hinterlegt. Wenn die Arbeit keine Fälligkeit hat oder Sie noch keine eintragen möchten, klicken Sie statt des Uhrsymbols einfach auf das Plus-Zeichen rechts. Auch dann wird Ihr Eintrag in die Liste übernommen.

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Sie können auch einen ganz ausführlichen To-Do-Eintrag erstellen. Dazu geben Sie wieder einen Namen in die Suchmaske ein. Diesmal klicken Sie aber nicht auf die Uhr oder das Plus-Zeichen, sondern auf das Symbol mit den drei Punkten. Beim Berühren mit der Maus erscheint hier die Bezeichnung erweitertes To-Do.

Die Maske, die sich jetzt öffnet, entspricht auch dem Bearbeitungsmenü für To-Dos.

Ob Sie jetzt ein neues To-Do eingeben oder ein bestehendes verändern ist technisch gesehen derselbe Ablauf, so dass Sie die folgenden Beschreibungen auch zum Bearbeiten eines To-Dos benutzen können.

Zuerst wählen Sie aus, für welchen Mitarbeiter das To-Do gilt. Gleich darunter können Sie die Kontaktperson angeben. Wenn Sie einen Namensbestandteil in das Suchfeld eingeben, werden Ihnen alle passenden Kontakte vorgeschlagen. Sobald Sie einen Kontakt ausgewählt haben, erscheint ein Kontakt-Button, über den Sie in die Detailinformationen dieser Person gelangen.

Als nächsten Schritt füllen Sie den Betreff (Name des To-Dos) und die Beschreibung der Arbeit aus. Wenn Sie möchten, können Sie im darunter liegenden Feld auch einen Kommentar zu diesem To-Do hinterlassen.

Nach diesen freien Eingabefeldern müssen Sie die Fälligkeit auswählen, also Datum und Uhrzeit, zu denen das To-Do erledigt sein muss. Sofern Sie möchten, können Sie hier auch noch eine abweichende Zeitzone angeben.

Abhängig von der Wichtigkeit eines To-Do können Sie eine mittlere oder hohe Priorität vergeben. Arbeiten mit hoher Priorität werden in der To-Do-Liste mit einem Stern gekennzeichnet.

Der Status eines To-Do ist standardmäßig offen. Wenn Sie sie schon bearbeitet haben oder sich anderweitig etwas am Status geändert hat, können Sie das hier auswählen. Außerdem lässt sich im Feld darunter festhalten, wer Zugriff auf das To-Do haben soll. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, privat, öffentlich, nur zugeordnete Personen oder die Geschäftsleitung.

 Zwei wichtige Felder können Ihnen die Arbeit mit der To-Do-Liste erheblich erleichtern. Wenn Sie den Reminder aktivieren, erhalten Sie in einem auswählbaren  Zeitraum eine Erinnerung an die Fälligkeit der Arbeit. Außerdem können Sie das To-Do  im Kalender anzeigen lassen.

Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch ein Attachment als Symbol für das To-Do hinzufügen. Dazu klicken Sie einfach in das Feld „Datei hierher ziehen“. Alternativ können Sie auch eine geöffnete Datei aus der Taskleiste Ihres Computers anklicken und in das Feld ziehen.

Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, speichern Sie den neuen oder veränderten Eintrag mit einem Klick auf das Diskettensymbol.

Wenn Sie ein To-Do erledigt haben, klicken Sie einfach das Kästchen davor an. Es wird dann ausgeblendet.

Individuelle Anpassungen

Auch das To-Do-Widget können Sie noch individueller anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnrad in der Titelleiste. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie

• Den Filter aktivieren oder deaktivieren (als erledigt markierte ToDos können so wieder angezeigt werden)
• Die To-Dos nach Alter (neu/alt), Deadline, Priorität und Gelesen-Status sortieren
• Einstellen, wie viele Tage vor Fälligkeit die To-Dos angezeigt werden sollen (0 = immer alle anzeigen)

Wenn Sie den Filter aktiviert haben, finden Sie in Ihrer To-Do-Liste zwei neue Schaltflächen vor: Eigene To-Dos oder gestellte To-Dos sowie der Status. Hier können Sie auswählen, ob Ihnen offene, angehaltene, erledigte, zurückgestellte, in Arbeit befindliche oder alle To-Dos angezeigt werden sollen.

Die Projektaufgaben

Das Widget Projektaufgaben ist mit dem gleichnamigen Modul verknüpft und bietet Ihnen oberflächliche Such- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Um ein Projekt zu suchen, geben Sie oben in der Suchzeile den Namen des Kunden oder des Projektes ein und klicken auf GO. Ihnen werden dann alle in Frage kommenden Projekte angezeigt. Alternativ können Sie natürlich auch einfach die Projektliste durchsuchen. Sofern nicht anders eingestellt, sind die Projekte alphabetisch sortiert, mit den Favoriten an oberster Stelle.

Die Projektaufgabenliste filtern

Da die Projekte meist sehr zahlreich und komplex sind, bietet dieses Widget Ihnen besonders umfangreiche Möglichkeiten zur Filterung. So können Sie zum Beispiel

• Den Mandanten auswählen (einer oder alle)
• Den Kunden festlegen (einer oder alle)
• Ein Projekt oder Unterprojekt filtern lassen
• Nach Aufgabe filtern (alle, gestellte oder erhaltene Aufgaben)
• Sich nur Projekte mit einem bestimmten Status anzeigen lassen (offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt oder alle)
• Zwischen Aufgaben wählen (alle, aktive, nur vorbereitete)

Die Ergebnisliste wird Ihnen nach einem Klick auf GO dann entsprechend der Filterkriterien angezeigt.

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Funktionen in der Projektaufgabenübersicht

Jede Projektaufgabe wird Ihnen mit Beschreibung und Fälligkeitsdatum angezeigt. Außerdem befindet sich vor jeder Projektaufgabe ein Kästchen, mit dem Sie eine Projektaufgabe als erledigt ausblenden können. Rechts in der Eintragszeile befindet sich ein Button, um Stunden für die Projektaufgabe zu erfassen. Das ist allerdings nur möglich, wenn das Symbol nicht ausgegraut ist. In diesem Fall wäre die Projektaufgabe als inaktiv markiert worden. Jeder einzelne, aktive Eintrag bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, den Time Tracker für diese Projektaufgabe zu starten. Dazu klicken Sie einfach auf die Uhr.

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Wenn Sie den jeweiligen Eintrag anklicken, öffnet sich ein Dropdown-Fenster mit allen Details zum Projekt. Sie können diese Eintragungen bearbeiten, indem Sie auf den dazu gehörigen Bearbeitungsbutton klicken. Dann gelangen Sie in die Komplettansicht des Projekts, auf die an anderer Stelle eingegangen wird.

[Screenshot Detailansicht Projekt]

Sie können mit dem Projektaufgaben-Widget aber nicht nur Projekte suchen, sondern sie auch mit einem Klick auf das Exportieren-Symbol in Ihren Mac-Kalender kopieren oder ein ganz neues Projekt anlegen.

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Wie Sie ein Projekt hinzufügen wird im entsprechenden Kapitel ausführlich erklärt.

Das Widget individuell anpassen

Wie bei den meisten anderen Widgets können Sie auch die Projektaufgaben noch individualisieren, indem Sie auf das Zahnrad klicken. In dem sich öffnenden Fenster können Sie festlegen, ob der Filter überhaupt aktiviert werden soll. Außerdem stellen Sie hier ein

• Für welchen Mandanten und Mitarbeiter die Filterung eingestellt werden soll
• Welche Laufzeit die Projekte haben
• Wie viele Projekte maximal angezeigt werden
• Wie die Aufgaben sortiert werden sollen (nach Alter, Priorität, Deadline oder Gelesen-Status)
• Nach welchen Kunden gesucht werden soll
• Nach welchem Typ die Filterung stattfindet (alle, gestellte Aufgaben und erhaltene Aufgaben)
• Welchen Status die Projekte haben sollen (alle, offen, in Arbeit, angehalten, erledigt, zurückgestellt) und
• Welchen Zustand die Projekte haben (alle, aktiv, inaktiv)

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Das Black Board

Das Black Board, oder auch das Schwarze Brett, ist Ihr TROI-internes Kommunikationssystem. Hier können Sie Nachrichten und Ankündigungen für die anderen Nutzer hinterlassen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Nachrichten nicht wie eine E-Mail nur einmal gelesen werden, sondern langfristig zur Verfügung stehen sollen.

Sofern bereits Nachrichten hinterlegt wurden, können Sie sie ohne weiteren Filter sehen. Möchten Sie sich eine bestimmte Nachricht anzeigen lassen, klicken Sie in das Suchfeld der Titelzeile und geben hier den Namen oder ein Wort aus der Nachricht ein. Alternativ können Sie auch ein * eingeben. Dann werden alle Nachrichten ungefiltert aufgelistet.

Jede Nachricht wird Ihnen angezeigt mit Ablaufdatum, Titel und Textinhalt. Die Sortierung erfolgt, wenn nicht anders eingestellt, nach Erstellungsdatum. Sie sehen also immer sofort die neuesten Nachrichten.

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Nachrichten bearbeiten und erstellen

Wenn Sie mit der Maus auf eine der Nachrichten gehen, werden rechts ein Bearbeiten-Symbol und ein Kreuz eingeblendet. Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten, den Text und die Formatierung zu verändern.

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Wenn Sie den neuen Schreibtisch nutzen, klicken Sie bitte hier.

Der Schreibtisch bietet einen Überblick über wichtige Informationen wie Abwesenheiten anderer Mitarbeiter, Geburtstage, Ihre Termine und einen Kalender.

Zusätzlich kann der Schreibtisch durch Widgets von verschiedenen Troi Modulen individualisiert werden. 

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Abb.: Der Schreibtisch (Teilansicht)

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Sidebar

Oben links in der Sidebar finden Sie das Troi Logo und den Menübutton sowie die Quicklinks, die Sie per Drag & Drop hinzufügen und entfernen können.

Zusätzlich zeigen wir Ihren Namen, Ihr Profilbild, die aktuelle Kalenderwoche und das Modul an in welchem Sie sich gerade befinden. Oben rechts befindet sich  Ihr Firmenlogo. 

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Fußzeile

In der Fußzeile von Troi finden Sie die die Möglichkeit die Farbe zu wechseln indem Sie den Pfeil-Button unten links betätigen.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die Währung zu wechseln (sofern mehrere angelegt sind), die Sprache der Navigation von Deutsch auf Englisch zu wechseln und die Daten von Deutsch auf Englisch zu stellen.

Das Zahnrad-Symbol verwaltet die Widgeteinstellungen.

Über den Check IN / Check OUT können Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausenzeiten stempeln oder via Arbeitszeit hinzufügen direkt erfassen. 

Mit einen Klick auf abmelden werden Sie von Troi abgemeldet. 

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Standardfunktionen

Auf der linken Seite des Schreibtisch finden Sie verschiedene Bereich die für jeden Benutzer unabhängig von seinen Berechtigungen sichtbar sind 

• Kalender (zeigt eigene Urlaube und Feiertage an) 
• Meine Termine (zeigt alle Termine der aktuellen Kalenderwoche)
• Geburtstage (zeigt alle Geburtstage für die nächsten sieben Tage an)
• Abwesenheiten (zeigt alle Abwesenheiten für die nächsten sieben Tage an)
  
  

Der Kalender zeigt alle Feiertage mit einem Sonnen-Symbol an, die im System hinterlegt sind.

Die eigenen Urlaube werden mit einem Flugzeug-Symbol dargestellt. Die Standardauswahl ist der aktuelle Tag.

Mit einem Klick auf einen bestimmten Tag im Kalender werden bei Meine Termine, Geburtstage und Abwesenheiten die Informationen der jeweiligen Kalenderwoche, in der dieser Tag liegt, angezeigt. 

Über die Schaltflächen kann der Kalender navigiert werden.:

• Pfeil nach links (Vormonat)
• Punkt (Heute)
• Pfeil nach rechts (nächsten Monat)

Wenn Sie die Schaltfläche Meine Termine anklicken, haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Plus (Sie können einen Termin, ein To-Do oder eine Historie anlegen)
• Personensymbol (Sie können Ihr Urlaubskonto einsehen)

Wenn Sie die Schaltfläche Abwesenheiten anklicken, haben Sie die Möglichkeit über das Plus-Zeichen eine Abwesenheit zu erstellen. 

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Zusätzliche Funktionen

Als Personaladministrator oder Gruppenadministrator erhalten Sie auf dem Schreibtisch die Anzeige Urlaubsanträge.

Wird eine Abwesenheit beantragt, die genehmigungspflichtig ist, sehen Sie hier anstehende Freigaben.

Die Freigaben werden durch einen Reisekoffer gekennzeichnet und mit einer Ziffer versehen damit Sie direkt wissen wie viele ausstehende Freigaben Sie noch zur Bearbeitung haben.

Wenn Sie die Maus auf die Abwesenheit halten, erscheint ein Pfeil-Symbol.

Mit einem Klick auf das Zeichen können Sie die Abwesenheitsdetails einsehen und die Abwesenheit bearbeiten und speichern, löschen, freigeben oder absagen. 

Wenn Sie das Freigabemodul aktiviert haben und Sie freigabeberechtigt sind, erscheint ein weiteres Feld indem Sie anstehende Anfragen freigeben oder absagen können. 

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Widgets

Die Widgets geben Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Diese sind:

• Kontakte

• To-Do´s

• Projektaufgaben

• Projekt Reporting

• Schnelle Projektsuche

• Troi News

• Blackboard

Je nach Benutzergruppe stehen verschiedene Widgets zur Auswahl.

Darf ein Benutzer beispielsweise die Auswertungen nicht sehen, so steht das Projekt Reporting Widget nicht zur Verfügung.

Die Widgets können über das Zahnrad-Symbol in der Fußzeile von Troi individuell angeordnet sowie ein- oder ausgeblendet werden.

Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol öffnet sich die Widgetansicht -  mit einem Klick auf ein Widget wird es ein- oder ausgeblendet.

Via Drag & Drop kann die Reihenfolge der Widgets innerhalb der Spalten verändert werden.

Ausgeblendete Widgets werden grau dargestellt -  mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.

In den Widgets Kontakte, Reporting und schnelle Projektsuche können Sie sich Favoriten setzen, die immer angezeigt werden.

Mit einem Klick auf das Sternsymbol können Sie Favoriten setzen oder entfernen. 

Kontakte

Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt.

Mit einem Klick auf das Stern-Symbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen.

Haben Sie keine Favoriten gesetzt, können Sie über das Lupen-Symbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen.

Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Mit einem Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails mit allen wichtigen Informationen.

Sie haben die Möglichkeit über die beiden Symbole neben dem Namen die vCard zu exportieren oder die Kontaktdetails zu öffnen. 

To-Do´s

Im Widget To-Do´s können virtuelle Post-Its angelegt werden.

In die Eingabezeile geben Sie dazu den Titel der Notiz ein und klicken auf das Plus-Symbol.

Für ein To-Do ohne Zuweisung eines Datums und auf das Uhr-Symbol in der Eingabezeile um ein To-Do mit einem Datum zu versehen.

Mit einem Klick auf das Stern-Symbol kann das To-Do priorisiert werden.

Mit einem Klick auf die Checkbox wird das To-Do als erledigt markiert und verschwindet aus der Liste. 

Die Anordnung der To-Do´s kann über das Zahnrad-Symbol eingestellt werden.

Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol  und legen Sie Ihren Filter fest.

Wenn Sie eine zusätzliche Filterfunktion wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Filter.

Mit dem aktivierten Filter können Sie jetzt nach To-Do´s filtern, die Sie an andere Mitarbeiter gestellt haben und den Status der To-Do's filtern.

Wenn Sie mit der Maus auf ein To-Do zeigen, erscheint ein Stift-Symbol über das Sie das To-Do weiter bearbeiten können, alternativ führen Sie einen Doppelklick auf das To-Do aus. 

Projektaufgaben

Im Widget Projektaufgaben erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projektaufgaben.

Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnen Sie die Suche.

Über das Zahnrad-Symbol können Sie sich entweder einen individuellen Filter einblenden indem Sie die Checkbox bei Filter aktivieren oder Sie setzen einen Standardfilter.

Der Export-Button exportiert die Projektaufgaben in Excel und mit dem Plus-System erstellen Sie eine neue Projektaufgabe. 

In der Ansicht der Projektaufgaben sehen Sie den Titel und die Fälligkeit.

Wenn Sie mit der Maus auf das Personen-Symbol fahren, sehen Sie von wem die Aufgabe gestellt wurde.

Wenn Sie mit der Maus auf die Sprechblase fahren, können Sie den Kommentar lesen, sofern einer erfasst wurde. 

Sie können eine Aufgabe als erledigt markieren indem Sie die Checkbox aktivieren.

Wenn Sie Stunden auf die Projektaufgabe erfassen möchten können Sie dies über die Button Time Tracker starten oder Stunden eintragen, welche beim Berühren des jeweiligen Eintrags auftauchen, sofern die Projektaufgabe die Zuweisung zu einer Kalkulationsposition enthält und zur Stundenerfassung freigegeben wurde.

Ist diese Zuordnung nicht vorhanden sind die Button grau hinterlegt. 

Mit einen Klick auf die Projektaufgabe öffnet sich die Detailansicht mit weiteren Informationen zu Kunde, Projektpfad, Status, Beschreibung und Kommentar.

Sie können über den Button Kommentar editieren den Kommentar ändern oder über das Pfeil-Symbol die Projektaufgabendetails öffnen.

Projekt Reporting

Das Widget Projekt Reporting gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte.

Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich die Suche.

Falls Favoriten gesetzt sind, können Sie mit einem Klick auf das Sternsymbol Ihre individuelle Suche schnell wieder auf die Favoritenansicht zurücksetzen. 

In der Ansicht sehen Sie den Kunden, die Projektnummer und den Projektnamen.

Daneben werden die kalkulierten SOLL Stunden und die bereits auf das Projekt erfassten Stunden angezeigt.

Die Auswertungen werden zusätzlich mit einem farbigen Balken dargestellt, der sich je nach Erfüllungsgrad einfärbt. 

Wenn Sie mit der Maus auf das gewünschte Projekt klicken, sehen Sie die Detailansicht. 

Schnelle Projektsuche

Im Widget schnelle Projektsuche können Sie mit dem Lupen-Symbol schnell ein Projekt suchen und mit dem Pfeil-Symbol welches erscheint, wenn Sie den Eintrag berühren, in die Grunddaten des Projekts wechseln.

Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol können Sie sich einen individuellen Filter zur Anzeige im Widget setzen. 

Blackboard

Im Widget Blackboard können Sie Informationen dauerhaft oder zeitlich begrenzt anheften.

Mit dem Lupen-Symbol können Sie Einträge suchen, das Zahnrad-Symbol steht Ihnen für Einstellungen des Widgets zur Verfügung.

Mit dem Plus-Symbol erstellen Sie einen neuen Eintrag, geben Sie dazu die Überschrift und den Inhalt ein, setzen die Gültigkeitsdauer des Eintrags und wählen eine Farbe in der Sie den Eintrag posten möchten. 

Wenn Sie einen Eintrag berühren, wird ein Stift-Symbol und ein Kreuz sichtbar.

Mit Klick auf das Stift-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten den Text und die Formatierung zu verändern.

Mit einem Klick auf das X blenden Sie die Nachricht aus. Sie wird dadurch nicht gelöscht.

Um eine Nachricht zu bearbeiten oder gänzlich zu löschen, müssen Sie allerdings der Ersteller der Nachricht sein.

TROI News

Im Bereich der News erwarten Sie News rund um TROI.

Jeder Beitrag enthält einen Link zu unserem Blog. 

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Um eine neue Nachricht zu erstellen, klicken Sie einfach auf das Plus-Zeichen in der Titelleiste. Es öffnet sich dann dasselbe Fenster, das Sie einen Schritt vorher vielleicht schon beim Bearbeiten gesehen haben.

Zuerst vergeben Sie für die Nachricht eine aussagekräftige Überschrift. Dann verfassen Sie einen umfangreicheren Informationstext. Unterhalb des Texteingabefeldes können Sie angeben, von wann bis wann die Nachricht gültig, also sichtbar ist. Sie können den Text auch vordatieren, so dass er erst in einigen Tagen im Black Board erscheint.

Besonders praktisch ist die Nachrichtenfarbe. Mit einem Klick auf die jeweilige Farbe wird der Hintergrund der Nachricht im Blackboard gefärbt. Dadurch heben sich die einzelnen Nachrichten besser voneinander ab. Wenn Sie sich mit den anderen Mitarbeitern auf bestimmte Farben für bestimmte Informationen einigen oder jeder Mitarbeiter seine eigene Farbe bekommt, lässt sich auf den ersten Blick sehen, zu welchem Thema die Nachricht geschrieben wurde oder von wem.

Zu guter letzt können Sie noch festlegen, für welche Mandanten die Nachricht bestimmt ist. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Nachricht. Sofern das Veröffentlichungsdatum bereits aktuell ist, erscheint die Nachricht dann auf dem Black Board.

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Das Widget individualisieren

Übrigens können Sie das Widget auch hier mit einem Klick auf das Zahnrädchen noch individueller gestalten. Hier lässt sich zum Beispiel festlegen, in welcher Reihenfolge die Nachrichten angezeigt werden und wie viele Nachrichten maximal gezeigt werden sollen.

Wenn Sie ausgeblendete oder abgelaufene Einträge sehen möchten, setzen Sie einfach den Haken beim entsprechenden Kästchen. Außerdem können Sie hier einstellen, von welchen Mandanten die Nachrichten überhaupt angezeigt werden sollen.

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Das Black Board wird zukünftig durch TROI Connect abgelöst. Darüber finden Sie eine eigene Anleitung.

Projekt Reporting

Wenn Sie das Projekt Reporting aufrufen, werden Ihnen wie überall auf dem Schreibtisch standardmäßig die als Favoriten markierten Projekte angezeigt. Mit Eingabe des Projektnamens in der Suchmaske können Sie sich aber auch andere Projekte in der Liste anzeigen lassen. Ein Klick auf den Stern im Suchfenster reicht aus, um die Ansicht wieder auf Ihre Favoriten umzuschalten.

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Für jedes gefundene Projekt erhalten Sie eine Kurzansicht mit Namen, Beschreibung und Zahl der bearbeiteten Stunden.

Wenn Sie einen der Projekteinträge anklicken, öffnet sich ein größeres Menü mit detaillierteren Informationen zum jeweiligen Projekt. Hier erfahren Sie mehr über

• Kalkulierte Stunden
• Bereits erfasste Stunden
• Verwendete Stunden
• Verwendete Stunden nwb
• Verfügbare Stunden
• Anteil von Beratung/Consulting
• Anteil der Filmproduktion
• Anteil Corporate Design
• Anteil Beratung/Consulting kopiert

Die Angaben ergeben sich aus den Stunden, die Sie an anderen Stellen von TROI bereits für das Projekt erfasst haben. Unterhalb der Auswertung sehen Sie außerdem, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden für das Projekt erfasst hat.

Mit einem Klick auf den Pfeil, der sich in jeder Mitarbeiterzeile befindet, können Sie sich detailliertere Werte für das Projekt anzeigen lassen.

TROI News

Die TROI News sind unser heißer Draht zu Ihnen. Hier erfahren Sie alles, was es von uns Neues gibt. Das Newsfenster ist in zwei Bereiche unterteilt: News und Changelog.

Der Reiter „News“

Im Bereich der News erwarten Sie ausführliche Nachrichten rund um TROI. Sie drehen sich um Updates, neue Handbücher oder Lehrvideos, neue Features, Interviews mit Geschäftspartnern und vieles mehr.  Alle Neuigkeiten werden hier kurz zusammengefasst. Jeder Beitrag enthält einen Link zu unserem Blog. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie noch mehr Informationen.  Alternativ können Sie auch einfach auf Weiterlesen klicken und werden dann ebenfalls auf den Blog geleitet.

Die TROI News bringen Sie also in den Genuss unserer Newsletter, ohne dass Sie sich dafür registrieren müssten.

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Der Reiter „Changelog“

Das Changelog enthält wesentlich knappere Informationen, dafür aber mehr davon. Hier dreht sich alles um Veränderungen an TROI. Erfahren Sie, welche neuen Features es jetzt gibt, welche Fehler behoben wurden und was verbessert wurde. So sehen Sie auf den ersten Blick, was sich bei TROI geändert hat und müssen nicht blind nach neuen Funktionen suchen.

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Die News und das Changelog werden von uns aktualisiert, so dass Sie hier keine Filter-, Bearbeitungs- oder Löschmöglichkeiten haben. Es werden immer die neuesten Einträge angezeigt.

In den TROI News können Sie auch unseren Newsletter sehen, ohne dass Sie sich dafür registrieren müssen.

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Troubleshooting

Vorgehen für die erste Erfassung der Urlaube

Was müssen wir beachten, wenn wir das erste Mal die Urlaube der Mitarbeiter erfassen?

1. Klicken Sie unter Administration →  Abwesenheiten → Resturlaub in das Kästchen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Erfassen Sie gemäß Ihrer Urlaubs-Daten den (noch vorhandenen) Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für dieses Jahr. Erfassen Sie eventuellen Resturlaub vom Vorjahr. Legen Sie das Verfallsdatum für den Resturlaub vom Vorjahr fest (z.B. 31.03.XXXX). Prüfen Sie anschließend einmalig alle Spalten auf Korrektheit der berechneten Urlaubswerte.
2. Geben Sie unter Administration →  Mitarbeiter →  Benutzer (Klick auf User/ Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters laut Arbeitsvertrags ein. Der hier eingetragene Urlaub bildet – auch in den Folgejahren - die Grundlage für den Urlaubsanspruch. Wurde in den Abwesenheiten für die Ersterfassung ein anderer Urlaubsanspruch hinterlegt, übersteuert der eingetragene Wert aus den Abwesenheiten den Eintrag aus den Mitarbeitereinstellungen - jedoch nur für das aktuelle Jahr.
3. Erfassen Sie unter Administration →  Mitarbeiter → Benutzer (Klick auf User/ Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Tragen Sie darüber hinaus das Startdatum der Arbeitszeit ein (ab wann die Arbeitszeit- und Urlaubsauswertung greifen soll). Alternativ können Sie auch unter dem Reiter Abrechnung das Eintrittsdatum erfassen. Die Werte gleichen sich gegenseitig ab.

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Spezielle Tage (Weihachten, Silvester) ohne Urlaub freigeben

Weihnachten und Sylvester geben wir immer ½ bzw. einen ganzen Tag frei. Wie kann ich das anlegen ohne dass dem Mitarbeiter Urlaub abgezogen wird?

Klicken Sie unter Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten (Reiter Kalender) an dem gewünschten Tag in das Kästchen eines beliebigen Mitarbeiters. Wählen Sie im dropdown Mitarbeiter die Option alle Mitarbeiter . Wählen Sie im nächsten Schritt als Abwesenheitsart Betriebsruhe aus und geben an, ob diese für einen halben oder den ganzen Tag gelten soll.

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Urlaubsanspruch eines neuen Mitarbeiters eintragen

Wir haben einen neuen Mitarbeiter. Wie machen wir das jetzt mit dem Urlaubsanspruch für den Rest vom Jahr?

Tragen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters ein. Erfassen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit des neuen Mitarbeiters und das Startdatum für die Gültigkeit der Arbeitszeit bzw. das Eintrittsdatum. Troi berechnet Ihnen jetzt automatisch den tatsächlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Restjahr (s. Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten ). Prüfen Sie anschließend unter dem Reiter Resturlaub die Angaben auf Übereinstimmung mit Ihren errechneten Werten.