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Die Freigabeadministration definiert, für welche Prozesse die Freigabe aktiviert ist und welche Freigabegruppen es gibt.

Übersicht

• Administration Freigaben (Freigabeliste, zeigt Freigaben)

• Freigabegruppen (Sie erstellen Gruppen für die Freigabe)

• Freigabedefinition (Sie setzen die Einstellungen für die Freigabeprozesse)

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Abb.: Standardansicht des Freigabeadministration-Moduls (Teilansicht)

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Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben.

Zahlreiche Filter ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Kriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Mandanten 

• Kunde

• Projekt

• Freigabetyp

• Status

• Sortierung

• Freigabezeitraum von / bis 

• Suche
  

Die Übersicht Administration Freigaben ist immer leer, für ein Suchergebnis ist es notwendig auf GO zu klicken.

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Berühren Sie die Freigabe, können Sie über den Pfeil die Bearbeitung durchführen. Zur Auswahl stehen: 

• Historie anzeigen (zeigt die Historie)

• Freigabestatus ändern (bestätigen, ablehnen oder delegieren)

• delegieren (Freigabe an einen anderen Mitarbeiter der Gruppe übertragen)

• Freigabeprozess abbrechen (bricht den Freigabeprozess ab)

• Freigabeprozess bearbeiten (die Freigabestufe sowie die Freigabefrist kann vom Antragsteller bearbeitet werden)

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Eine neue Freigabegruppe erstellen und bearbeiten

Sie können eine neue Freigabegruppe definieren, die dann auch in der Freigabedefinition wählbar ist.

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Jetzt haben Sie die Möglichkeit einen Freigabegruppenname Freigabegruppennamen und eine Abkürzung Gruppenname zu hinterlegen sowie Mitarbeiter zuzuweisen. 

Mit Hilfe Mithilfe der Pfeiltasten zwischen beiden Feldern können Sie die Mitarbeiter ganz leicht navigieren:

• << alle Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• < den aktivierten Mitarbeiter in die linke Spalte schieben

• > den aktivierten Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

• >> alle Mitarbeiter in die rechte Spalte schieben

Die Mitarbeiter sind alphabetisch sortiert und jeweils ihrem Anfangsbuchstaben zugeordnet.

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In der Übersichtsliste aller Freigabegruppen können Sie, wenn Sie die Gruppe berühren, über den Pfeil die Freigabegruppe editieren oder löschen.

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Eine neue Freigabedefinition erstellen und bearbeiten

Wenn Sie den Reiter Freigabedefinition aufrufen, erscheint eine Liste mit möglichen Freigabebereichen und deren Konfiguration. 

• Abwesenheit (wer darf welche Abwesenheiten freigeben)

• Projekt (wer darf Projekt anlegen)

• Angebot (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Anfrage (wer darf welches Angebotsvolumen freigeben)

• Beauftragung (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Beauftragung NB (wer darf welches Beauftragungsvolumen freigeben)

• Rechnung (wer darf welches Rechnungsvolumen freigeben)

• Lieferantenrechnung (wer darf welches Lieferantenrechnungsvolumen freigeben)

• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben)

• Stundenfreigabe Teamleiter (wer darf die erfassten Stunden zur Abrechnung freigeben → in diesem Fall die Teamleiter, welche unter Zugangsberechtigungs Daten definiert wurden)

In der Übersichtsliste sehen Sie zudem zusätzliche Informationen. 

• Freigabebereiche

• Simultane Freigabe

• aktiv

• Anzahl der Freigabestufen

• Freigaberegeln

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Abb.: Reiter Freigabedefinition 

Freigabedefinition hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie einen Eintrag berühren, erscheint der Pfeil, über den Sie die Freigabedefinition editieren oder Freigaberegeln hinzufügen können. 

Bei Freigabedefinition editieren haben Sie verschiedene Sie haben folgende Möglichkeiten die Freigabe-Einstellungen zu verändern. 

• Freigabetyp (Bereich der Freigabe)

• Simultane Freigabe (die Freigabe kann jederzeit durchgeführt werden, unabhängig von hierarchischen Ebenen)

• aktiv (ja / nein)

• Anzahl Freigaben (wie

  oft muss die Freigabe erteilt werden

  viele Stufen der Freigabe sollen bestehen)

• Beschreibung beim Erstellen eines neuen Freigabeprozesses anzeigen (der Freigabesteller kann einen Kommentar für den Freigebenden zu hinterlegen)

• Kommentare beim Freigeben ermöglichen(betrifft nur Freigabe von Buchungen / Eingangsrechnungen)

• Freigabeantragsteller (zeigt den

  Antragsteller

  Ersteller des

  Freigabebereiches

  Freigabeprozesses)

• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)

• Freigabe geändert von (zeigt wer die Freigabe verändert hat)

• Freigabe geändert (zeigt wann die Freigabe verändert wurde)

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Abb.: Popup Freigabedefinition editieren 

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Freigaberegel hinzufügen und/oder editieren

Wenn Sie die Auswahl treffen Freigaberegeln hinzufügen haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Freigabe Einstellungen zu verändern.

• Startwert (Ab welchem

Angebots- / Rechnungswert

• Betrag greift die Freigabe)

• Freigabeantragsteller (zeigt den

Antragsteller

• Ersteller des

Freigabebereiches

• Freigabeprozesses)

• erstellt am (zeigt das Erstellungsdatum)

• E-Mailbenachrichtigung für anstehende Freigaben verschicken? (E-Mail-Benachrichtigung ja / nein)

• Freigabegruppen aktiv (welche Gruppen sind für die Freigabe aktiv)

• Mitarbeitergruppenzugehörigkeit (

tba

• bedeutet, nur Gruppenmitglieder können diesen Freigabeprozess starten)

• Prozesseigentümer zulässig

 

• (dem Freigabeantragsteller selbst ist es möglich, eine Freigabe zu erteilen)

• Projektverantwortlicher (es steht automatisch der im Projekt hinterlegten Projektverantwortlichen zur Verfügung)

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Abb.: Popup Freigaberegel hinzufügen Freigaberegeln editieren