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Wenn Sie den neuen Schreibtisch nutzen, klicken Sie bitte hier.

Der Schreibtisch bietet einen Überblick über wichtige Informationen wie Abwesenheiten anderer Mitarbeiter, Geburtstage, Ihre Termine und einen Kalender.

Zusätzlich kann der Schreibtisch durch Widgets von verschiedenen Troi Modulen individualisiert werden. 

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Abb.: Der Schreibtisch (Teilansicht)

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Sidebar

Oben links in der Sidebar finden Sie das Troi Logo und den Menübutton sowie die Quicklinks, die Sie per Drag & Drop hinzufügen und entfernen können.

Zusätzlich zeigen wir Ihren Namen, Ihr Profilbild, die aktuelle Kalenderwoche und das Modul an in welchem Sie sich gerade befinden. Oben rechts befindet sich  Ihr Firmenlogo. 

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Fußzeile

In der Fußzeile von Troi finden Sie die die Möglichkeit die Farbe zu wechseln indem Sie den Pfeil-Button unten links betätigen.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die Währung zu wechseln (sofern mehrere angelegt sind), die Sprache der Navigation von Deutsch auf Englisch zu wechseln und die Daten von Deutsch auf Englisch zu stellen.

Das Zahnrad-Symbol verwaltet die Widgeteinstellungen.

Über den Check IN / Check OUT können Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausenzeiten stempeln oder via Arbeitszeit hinzufügen direkt erfassen. 

Mit einen Klick auf abmelden werden Sie von Troi abgemeldet. 

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Standardfunktionen

Auf der linken Seite des Schreibtisch finden Sie verschiedene Bereich die für jeden Benutzer unabhängig von seinen Berechtigungen sichtbar sind 

• Kalender (zeigt eigene Urlaube und Feiertage an) 
• Meine Termine (zeigt alle Termine der aktuellen Kalenderwoche)
• Geburtstage (zeigt alle Geburtstage für die nächsten sieben Tage an)
• Abwesenheiten (zeigt alle Abwesenheiten für die nächsten sieben Tage an)
  
  

Der Kalender zeigt alle Feiertage mit einem Sonnen-Symbol an, die im System hinterlegt sind.

Die eigenen Urlaube werden mit einem Flugzeug-Symbol dargestellt. Die Standardauswahl ist der aktuelle Tag.

Mit einem Klick auf einen bestimmten Tag im Kalender werden bei Meine Termine, Geburtstage und Abwesenheiten die Informationen der jeweiligen Kalenderwoche, in der dieser Tag liegt, angezeigt. 

Über die Schaltflächen kann der Kalender navigiert werden.:

• Pfeil nach links (Vormonat)
• Punkt (Heute)
• Pfeil nach rechts (nächsten Monat)

Wenn Sie die Schaltfläche Meine Termine anklicken, haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Plus (Sie können einen Termin, ein To-Do oder eine Historie anlegen)
• Personensymbol (Sie können Ihr Urlaubskonto einsehen)

Wenn Sie die Schaltfläche Abwesenheiten anklicken, haben Sie die Möglichkeit über das Plus-Zeichen eine Abwesenheit zu erstellen. 

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Zusätzliche Funktionen

Als Personaladministrator oder Gruppenadministrator erhalten Sie auf dem Schreibtisch die Anzeige Urlaubsanträge.

Wird eine Abwesenheit beantragt, die genehmigungspflichtig ist, sehen Sie hier anstehende Freigaben.

Die Freigaben werden durch einen Reisekoffer gekennzeichnet und mit einer Ziffer versehen damit Sie direkt wissen wie viele ausstehende Freigaben Sie noch zur Bearbeitung haben.

Wenn Sie die Maus auf die Abwesenheit halten, erscheint ein Pfeil-Symbol.

Mit einem Klick auf das Zeichen können Sie die Abwesenheitsdetails einsehen und die Abwesenheit bearbeiten und speichern, löschen, freigeben oder absagen. 

Wenn Sie das Freigabemodul aktiviert haben und Sie freigabeberechtigt sind, erscheint ein weiteres Feld indem Sie anstehende Anfragen freigeben oder absagen können. 

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Widgets

Die Widgets geben Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Diese sind:

• Kontakte

• To-Do´s

• Projektaufgaben

• Projekt Reporting

• Schnelle Projektsuche

• Troi News

• Blackboard

Je nach Benutzergruppe stehen verschiedene Widgets zur Auswahl.

Darf ein Benutzer beispielsweise die Auswertungen nicht sehen, so steht das Projekt Reporting Widget nicht zur Verfügung.

Die Widgets können über das Zahnrad-Symbol in der Fußzeile von Troi individuell angeordnet sowie ein- oder ausgeblendet werden.

Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol öffnet sich die Widgetansicht -  mit einem Klick auf ein Widget wird es ein- oder ausgeblendet.

Via Drag & Drop kann die Reihenfolge der Widgets innerhalb der Spalten verändert werden.

Ausgeblendete Widgets werden grau dargestellt -  mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie Ihre Eingabe.

In den Widgets Kontakte, Reporting und schnelle Projektsuche können Sie sich Favoriten setzen, die immer angezeigt werden.

Mit einem Klick auf das Sternsymbol können Sie Favoriten setzen oder entfernen. 

Kontakte

Im Widget Kontakte werden Ihnen Ihre als Favoriten gekennzeichneten Kontakte angezeigt.

Mit einem Klick auf das Stern-Symbol können Sie Kontakte als Favoriten setzen oder entfernen.

Haben Sie keine Favoriten gesetzt, können Sie über das Lupen-Symbol die Suche öffnen und einen Kontakt suchen.

Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können Sie einen neuen Kontakt anlegen.

Mit einem Klick auf den Kontakt öffnen sich die Kontaktdetails mit allen wichtigen Informationen.

Sie haben die Möglichkeit über die beiden Symbole neben dem Namen die vCard zu exportieren oder die Kontaktdetails zu öffnen. 

To-Do´s

Im Widget To-Do´s können virtuelle Post-Its angelegt werden.

In die Eingabezeile geben Sie dazu den Titel der Notiz ein und klicken auf das Plus-Symbol.

Für ein To-Do ohne Zuweisung eines Datums und auf das Uhr-Symbol in der Eingabezeile um ein To-Do mit einem Datum zu versehen.

Mit einem Klick auf das Stern-Symbol kann das To-Do priorisiert werden.

Mit einem Klick auf die Checkbox wird das To-Do als erledigt markiert und verschwindet aus der Liste. 

Die Anordnung der To-Do´s kann über das Zahnrad-Symbol eingestellt werden.

Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol  und legen Sie Ihren Filter fest.

Wenn Sie eine zusätzliche Filterfunktion wünschen, aktivieren Sie die Checkbox Filter.

Mit dem aktivierten Filter können Sie jetzt nach To-Do´s filtern, die Sie an andere Mitarbeiter gestellt haben und den Status der To-Do's filtern.

Wenn Sie mit der Maus auf ein To-Do zeigen, erscheint ein Stift-Symbol über das Sie das To-Do weiter bearbeiten können, alternativ führen Sie einen Doppelklick auf das To-Do aus. 

Projektaufgaben

Im Widget Projektaufgaben erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Projektaufgaben.

Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnen Sie die Suche.

Über das Zahnrad-Symbol können Sie sich entweder einen individuellen Filter einblenden indem Sie die Checkbox bei Filter aktivieren oder Sie setzen einen Standardfilter.

Der Export-Button exportiert die Projektaufgaben in Excel und mit dem Plus-System erstellen Sie eine neue Projektaufgabe. 

In der Ansicht der Projektaufgaben sehen Sie den Titel und die Fälligkeit.

Wenn Sie mit der Maus auf das Personen-Symbol fahren, sehen Sie von wem die Aufgabe gestellt wurde.

Wenn Sie mit der Maus auf die Sprechblase fahren, können Sie den Kommentar lesen, sofern einer erfasst wurde. 

Sie können eine Aufgabe als erledigt markieren indem Sie die Checkbox aktivieren.

Wenn Sie Stunden auf die Projektaufgabe erfassen möchten können Sie dies über die Button Time Tracker starten oder Stunden eintragen, welche beim Berühren des jeweiligen Eintrags auftauchen, sofern die Projektaufgabe die Zuweisung zu einer Kalkulationsposition enthält und zur Stundenerfassung freigegeben wurde.

Ist diese Zuordnung nicht vorhanden sind die Button grau hinterlegt. 

Mit einen Klick auf die Projektaufgabe öffnet sich die Detailansicht mit weiteren Informationen zu Kunde, Projektpfad, Status, Beschreibung und Kommentar.

Sie können über den Button Kommentar editieren den Kommentar ändern oder über das Pfeil-Symbol die Projektaufgabendetails öffnen.

Projekt Reporting

Das Widget Projekt Reporting gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte.

Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich die Suche.

Falls Favoriten gesetzt sind, können Sie mit einem Klick auf das Sternsymbol Ihre individuelle Suche schnell wieder auf die Favoritenansicht zurücksetzen. 

In der Ansicht sehen Sie den Kunden, die Projektnummer und den Projektnamen.

Daneben werden die kalkulierten SOLL Stunden und die bereits auf das Projekt erfassten Stunden angezeigt.

Die Auswertungen werden zusätzlich mit einem farbigen Balken dargestellt, der sich je nach Erfüllungsgrad einfärbt. 

Wenn Sie mit der Maus auf das gewünschte Projekt klicken, sehen Sie die Detailansicht. 

Schnelle Projektsuche

Im Widget schnelle Projektsuche können Sie mit dem Lupen-Symbol schnell ein Projekt suchen und mit dem Pfeil-Symbol welches erscheint, wenn Sie den Eintrag berühren, in die Grunddaten des Projekts wechseln.

Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol können Sie sich einen individuellen Filter zur Anzeige im Widget setzen. 

Blackboard

Im Widget Blackboard können Sie Informationen dauerhaft oder zeitlich begrenzt anheften.

Mit dem Lupen-Symbol können Sie Einträge suchen, das Zahnrad-Symbol steht Ihnen für Einstellungen des Widgets zur Verfügung.

Mit dem Plus-Symbol erstellen Sie einen neuen Eintrag, geben Sie dazu die Überschrift und den Inhalt ein, setzen die Gültigkeitsdauer des Eintrags und wählen eine Farbe in der Sie den Eintrag posten möchten. 

Wenn Sie einen Eintrag berühren, wird ein Stift-Symbol und ein Kreuz sichtbar.

Mit Klick auf das Stift-Symbol erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten den Text und die Formatierung zu verändern.

Mit einem Klick auf das X blenden Sie die Nachricht aus. Sie wird dadurch nicht gelöscht.

Um eine Nachricht zu bearbeiten oder gänzlich zu löschen, müssen Sie der Ersteller der Nachricht sein.

TROI News

Im Bereich der News erwarten Sie News rund um TROI.

Jeder Beitrag enthält einen Link zu unserem Blog. 

In den TROI News können Sie auch unseren Newsletter sehen, ohne dass Sie sich dafür registrieren müssen.

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Troubleshooting

Vorgehen für die erste Erfassung der Urlaube

Was müssen wir beachten, wenn wir das erste Mal die Urlaube der Mitarbeiter erfassen?

1. Klicken Sie unter Administration →  Abwesenheiten → Resturlaub in das Kästchen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Erfassen Sie gemäß Ihrer Urlaubs-Daten den (noch vorhandenen) Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für dieses Jahr. Erfassen Sie eventuellen Resturlaub vom Vorjahr. Legen Sie das Verfallsdatum für den Resturlaub vom Vorjahr fest (z.B. 31.03.XXXX). Prüfen Sie anschließend einmalig alle Spalten auf Korrektheit der berechneten Urlaubswerte.
2. Geben Sie unter Administration →  Mitarbeiter →  Benutzer (Klick auf User/ Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters laut Arbeitsvertrags ein. Der hier eingetragene Urlaub bildet – auch in den Folgejahren - die Grundlage für den Urlaubsanspruch. Wurde in den Abwesenheiten für die Ersterfassung ein anderer Urlaubsanspruch hinterlegt, übersteuert der eingetragene Wert aus den Abwesenheiten den Eintrag aus den Mitarbeitereinstellungen - jedoch nur für das aktuelle Jahr.
3. Erfassen Sie unter Administration →  Mitarbeiter → Benutzer (Klick auf User/ Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Tragen Sie darüber hinaus das Startdatum der Arbeitszeit ein (ab wann die Arbeitszeit- und Urlaubsauswertung greifen soll). Alternativ können Sie auch unter dem Reiter Abrechnung das Eintrittsdatum erfassen. Die Werte gleichen sich gegenseitig ab.

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Spezielle Tage (Weihachten, Silvester) ohne Urlaub freigeben

Weihnachten und Sylvester geben wir immer ½ bzw. einen ganzen Tag frei. Wie kann ich das anlegen ohne dass dem Mitarbeiter Urlaub abgezogen wird?

Klicken Sie unter Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten (Reiter Kalender) an dem gewünschten Tag in das Kästchen eines beliebigen Mitarbeiters. Wählen Sie im dropdown Mitarbeiter die Option alle Mitarbeiter . Wählen Sie im nächsten Schritt als Abwesenheitsart Betriebsruhe aus und geben an, ob diese für einen halben oder den ganzen Tag gelten soll.

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Urlaubsanspruch eines neuen Mitarbeiters eintragen

Wir haben einen neuen Mitarbeiter. Wie machen wir das jetzt mit dem Urlaubsanspruch für den Rest vom Jahr?

Tragen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters ein. Erfassen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit des neuen Mitarbeiters und das Startdatum für die Gültigkeit der Arbeitszeit bzw. das Eintrittsdatum. Troi berechnet Ihnen jetzt automatisch den tatsächlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Restjahr (s. Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten ). Prüfen Sie anschließend unter dem Reiter Resturlaub die Angaben auf Übereinstimmung mit Ihren errechneten Werten.