Damit andere Nutzer TROI umfangreich nutzen oder sie mit TROI verwaltet werden können, ist es zuerst notwendig, einen Account anzulegen und diesen mit Zugriffsrechten auszustatten, die seiner Rolle entsprechen.

Bei Bedarf finden Sie in der Titelzeile die Möglichkeit, mit einem Drop-Down-Menü die Ergebnisse zu filtern.

Sie können hier bestimmen, welche Gruppe von Mitarbeitern angezeigt werden soll:

• aktive Mitarbeiter
• inaktive Mitarbeiter
• gesperrte Mitarbeiter
• externe Mitarbeiter
• Schattenbenutzer
• alle Mitarbeiter

Gleich daneben befindet sich ein Suchfeld. Hier können Sie einen Namen oder einen Namensbestandteil eingeben. 

Neue Mitarbeiter anlegen und bearbeiten

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen möchten, drücken Sie auf das Plus-Zeichen.

Ein Klick auf das Zeichen öffnet ein Popup-Fenster mit einem Hinweis für bereits bestehende Mitarbeiter.

Wenn Sie einen ganz neuen Mitarbeiter anlegen möchten, ignorieren Sie diesen Hinweis und klicken erneut auf das Plus-Zeichen unten rechts am Rand.

Wenn der Mitarbeiter bereits als Kontakt in TROI angelegt wurde, wählen Sie den Button hinzufügen und suchen den Kontakt in Ihrer Kontaktdatenbank.

Wählen Sie jetzt mit der Maus den gewünschten Kontakt aus.

Er verfärbt sich bei Berührung blau, ein Klick auf den Kontakt reicht aus.

Es öffnet sich dann ein neues Fenster mit Mitarbeiterdetails. Alle Informationen aus dem Kontakt wurden bereits übernommen.

Sie können jetzt noch ergänzt werden und durch einen Klick auf das Diskettensymbol unten rechts gespeichert werden.

Ist das Lizenzvolumen erschöpft, wird ein Hinweis angezeigt und die Möglichkeit der Mitarbeiteranlage über das Plus-Zeichen und die Funktion Mitarbeiter kopieren deaktiviert. 

Abb.: Warnhinweis bei erschöpften Lizenzvolumen

Die Verwaltung der Mitarbeiter ist in verschiedene Bereiche unterteilt:

Allgemein

Im Reiter Allgemein können Sie allgemeine Informationen zum Mitarbeiter festhalten. Dazu gehören zum Beispiel Sprache, Kontaktdaten privat und Büro (z.B. Büro Email-Adresse), Kurzzeichen und Position im Unternehmen.

Sie können im Bemerkungsfeld außerdem individuelle Anmerkungen hinterlassen.

Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol unten rechts können Sie den Datensatz sichern.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, den Datensatz zu löschen oder den Vorgang abzubrechen. Damit Feiertage angezeigt werden können, muss das Land und das Bundesland angegeben werden. 

Abb.: Reiter Allgemein in den Benutzerdetails

Programm

Im Reiter Programm haben Sie die Möglichkeit, die Nutzungsmöglichkeiten von TROI speziell auf den neu angelegten Mitarbeiter anzupassen.

Sie können die Programmsprache festlegen und den Mitarbeiter aktivieren oder sperren.

Sie haben außerdem die Wahl, ihn im Kalender oder im Projektplan anzeigen zu lassen und ihm einen mobilen Zugriff zu erlauben.

Auch die Zugriffsrechte werden hier festgelegt. Angezeigt werden dem Mitarbeiter dann nur die Datensätze, die für seine Benutzergruppe auch freigegeben sind. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind: 

• Mandant (auf welchen Mandant hat der Mitarbeiter Zugriff, sofern mehrere zur Verfügung stehen)
• TROI-Spracheinstellung (englisch oder deutsche Bezeichnung der TROI Module)
• Mitarbeiter ist aktiv  (ein aktiver Mitarbeiter verbraucht eine Lizenz)
• Mitarbeiter ist gesperrt (Mitarbeiter kann sich nicht mehr in TROI einloggen) 
• Mitarbeiter in Kalender anzeigen (mit dieser Option werden Eintragungen und Termine des Mitarbeiters im Kalender sichtbar)
• Mitarbeiter in Projektplan anzeigen (mit dieser Option werden Mitarbeiters im Projektplan sichtbar)
• CalDAV-Schnittstelle (Kalendersynchronisierung erlaubt)
• CardDAV-Schnittstelle (Kontaktsynchronisierung erlaubt)
• Troi App Zugriff (allgemeiner Zugriff auf die Troi App)
• Troi Live App - mobile Stundenerfassung (Zeiterfassung Zugriff auf die Troi Live App)
• Troi Live App - mobile Dashboards (Dashboard Zugriff auf die Troi Live App)
• API (Schreibzugriff bei Nutzung von CalDAV, CardDAV, mobile App oder TROI Financial Accounting)
• API-Impersonation erlaubt (muss bei einem User bei Exchange Nutzung aktiviert werden)
• Personaladministrator (erhält und bearbeitet Abwesenheitsanträge wenn unter System → Systemeinstellungen → Abwesenheiten → Genehmiger der letzte Stufe der Urlaubsanträge die Einstellung Personaladministrator gesetzt ist, kann die Passwörter für alle Mitarbeiter verändern oder zurücksetzen, kann Resturlaubsansprüche bearbeiten)
• Ressourcenplaner (Anzeige der nicht zugeordneten Aufgaben in der Ressourcen Ansicht)
• fallback Teamleiter (Backup des Teamleiters für die Freigabe von Stunden)
• Gruppenadministrator (wenn unter System → Systemeinstellungen → Abwesenheiten → Genehmiger der letzte Stufe der Urlaubsanträge die Einstellung Gruppenadministrator gesetzt ist oder Anzahl der Gruppen-Administrationsstufen höher als 0 ist.)
• Nur Gruppenmitglieder anzeigen (nur Mitglieder der eigenen Gruppe werden in TROI angezeigt) (Funktion nicht mehr aktiv)
• Position (keine Funktion mehr, Position Normale Positionen bitte im Freitextfeld im Reiter Allgemein befüllen, dieses Dropdownfeld dient speziellen Abfragen und kann bei Bedarf zusammen mit dem Support aktiviert werden)
• Anzeige der Stundensätze (interne + externe, keine, interne, externe, externe (Kalkulation interne))
• Super User (Mehrwertsteuerdropdown werden angezeigt, Rechnungen stornieren möglich, alle Dateneinschränkungen können übergangen werden, deaktivieren von gesetzlichen Feiertagen, Schreibschutz von Projekten aufheben, darf freigegebe Stunden bearbeiten solange diese nicht abgerechnet wurden, darf immer Eingangsrechnungen im Reporting bearbeiten)
• Freiberufler (diese Einstellung ist lediglich für eine individuelle API-Abfrage relevant und für eine normale TROI-Instanz ohne Bedeutung)
• monetäre Beträge in Auswertungen ausblenden (es steht nur die Auswertung nach Anzahl zur Verfügung)
• Benutzertyp (Standard, Schattenbenutzer, erweiterter Schattenbenutzer, nur Stundenerfassung >> Dies bedeutet, dass in TROI für diesen Nutzer Stunden erfasst werden können, aber kein eigener Login besteht)
• Mailkonto (welches Mailkonto ist dem Benutzer zugewiesen)
• Benutzergruppe Programm (welcher Benutzergruppe ist der Mitarbeiter zugeordnet)
• Kunden für Projektverwaltung (welchen Kunden ist der Mitarbeiter zugeordnet, keine Auswahl für alle Kunden)
• Content-Management (keine Funktion mehr)
• Zeiterfassung (darf der Mitarbeiter nur für sich selbst Zeiten erfassen oder auch für andere Mitarbeiter)

Passwort

Im Reiter Passwort können Sie ein neues Passwort vergeben.

Ein automatisch generiertes Passwort wird gesetzt wenn Sie mit aktiver Checkbox Standardpasswort Setzen auf das Schüsselsymbol klicken.

Alternativ können Sie aber auch ein neues Passwort manuell setzen. Dazu müssen Sie den Haken bei Standardpasswort setzen entfernen.

Um Tippfehler zu vermeiden, muss das neue Passwort einmal wiederholt werden.

Mit einem Klick auf das Schlüsselsymbol unten rechts speichern Sie das neue Passwort. Unter dem Eingabefenster erscheint die Meldung "Das Passwort wurde erfolgreich geändert."

Abrechnung

Im Reiter Abrechnung werden zum einen die Informationen hinterlassen, die für die Lohnbuchhaltung wichtig sind.

Dazu gehören das Eintritts- und ggf. das Austrittsdatum, die Sozialversicherungsnummer und die Personalnummer. Darüber hinaus wird hier die Bankverbindung des Mitarbeiters eingetragen.

Zum anderen wird hier auch der Urlaubsanspruch festgehalten. Optional kann das entsprechende Tag zu Stunden Verhältnis definiert werden, um anzugeben wieviele Stunden genau einem Urlaubstag entsprechen sollen. Das kann z.B. interessant sein halbtätige für halbtätige Urlaube sowie für Urlaub in Stunden. Wenn ein unterjährlicher Einstieg oder Ausstieg erfolgt, muss der Urlaubsanspruch für das angebrochene Jahr manuell in der Resturlaubsansicht eingetragen werden.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Arbeitszeit

Mit TROI lässt sich die Arbeitszeit von Mitarbeitern genau erfassen. Im entsprechenden Reiter müssen Sie die grundsätzlichen Arbeitszeiten beim ersten Mal komplett neu anlegen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen gleich oberhalb der Kalendertabelle.

Nach dem Anklicken öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier tragen Sie zuerst ein, für welchen Zeitraum die Arbeitszeiten festgelegt werden sollen. Das aktuelle Datum ist als Anfangsdatum bereits eingetragen, das Enddatum können Sie beliebig wählen. Sie können es auch frei lassen, wenn der Zeitraum nicht eingeschränkt werden soll.

Unterhalb dem Arbeitszeitraum können Sie jetzt für jeden Tag die vorgeschriebenen Arbeitsstunden festlegen und bei Bedarf noch eine nähere Beschreibung hinterlassen. 

Damit Arbeitszeiten und Abwesenheiten korrekt berechnet werden können, muss für jeden Mitarbeiter die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinterlegt werden.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Saldoübersicht

In der Saldoübersicht können Sie einsehen, ob der Mitarbeiter Über-/Unterstunden hat. Diese Übersicht bezieht sich nicht auf einen bestimmten Zeitraum, sondern auf den gesamten Zeitraum in welcher ein Mitarbeiter bei Ihnen im Unternehmen angestellt ist.  

Das Startdatum muss innerhalb der angegebenen Arbeitszeit (zwischen dem Eintrittsdatum und Heute) liegen. 

Im Startsaldo können sie gegebenenfalls bereits angefallene Über- oder Unterstunden vor dem Startdatum hinterlegen.  

Der Stundensaldo zeigt die aktuellen Über- und Unterstunden zum jetzigen Zeitpunkt an. 

Werden Stunden über die Arbeitszeiterfassung erfasst, ändert sich der Stundensaldo entsprechend. Zudem werden diese Stunden im internen Saldo aufsummiert. Im zweiten Schritt erfasst der Mitarbeiter Stunden auf ein Projekt, welche dann in der Übersicht vom Internen Saldo in die Projektstunden verschoben werden. 

Im Bereich Abgrenzungen können Sie das Saldokonto erhöhen bzw. ausgleichen. Dazu füllen Sie einfach die kleine Maske unterhalb der Saldoübersicht mit Datum, Zahl der Stunden inkl. Vorzeichen (z.B. +10 oder -20) und einem Kommentar aus. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen und kann frühestens das Eintrittsdatum bzw. das Startdatum sein. Über das Plus-Zeichen speichern Sie den jeweiligen Eintrag. Mit einem Klick auf den Papierkorb können Sie ihn wieder löschen.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Abb.: Saldoübersicht in den Mitarbeiterdetails

Consultant MIS

Im Consultant MIS können die Soll-Beratertage eines Mitarbeiters eingetragen werden.

Sie hinterlegen den gewünschten Zeitraum und die Soll-Tage. 

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Telefonanlage

Wenn der neue Mitarbeiter ein eigenes Telefon erhalten soll, können Sie ihn in diesem Reiter für die Telefonanlage freischalten.

Dazu geben Sie die ID des Telefons, den Benutzernamen des Mitarbeiters und ein Passwort für das Telefon ein.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.

Damit ist die Erfassung eines neuen Mitarbeiters abgeschlossen. Wenn Sie in die Mitarbeiterübersicht zurückkehren, sollten Sie ihn jetzt in der Übersicht sehen können. Ist das nicht der Fall, haben Sie vermutlich den Mitarbeiter aktiviert. Wählen Sie im Drop Down oben links alle Mitarbeiter aus um eine vollständige Ansicht zu erhalten.

Personaladministrator

In der Regel ist der Personaladministrator die höchste Instanz bei der Bearbeitung und Kontrolle von Abwesenheiten.

Um einen Personaladministrator zu konfigurieren, müssen Sie unter Mitarbeiter → Benutzer → (Mitarbeiter auswählen) → Reiter Programm → die Option Personaladministrator aktivieren.

Abb.: Position des Personaladministrator

Zugriffsrechte

• Freigabe / Erstellen von Abwesenheiten anderer Mitarbeiter (z.B. Urlaub, Krankheit, ...)
• fehlerhafte Einträge von Mitarbeiter können korrigiert werden

Super User

Ein Super User ist eine Person, welche mit besonderen Rechten für umfangreiche Änderungen in TROI ausgestattet wird.

In der Regel werden nur wenige Mitarbeiter mit diesem Recht versehen, nachdem diese Änderungen für alle Mitarbeiter Auswirkungen haben können.

Um einen Super User zu konfigurieren, müssen Sie unter Mitarbeiter → Benutzer → (Mitarbeiter auswählen) → Reiter Programm → die Option Super User (alle Inhalte werden angezeigt) aktivieren.

Abb.: Position des Super User

Rechte der Super-User

• Mehrwertsteuerdropdown ist sichtbar
• Rechnungen können storniert werden
• alle Dateneinschränkungen können übergangen werden
  • u.a. kann die Einschränkung auf Kunden für Projektverwaltung übergangen werden
  • u.a. kann die Zuordnung zur Zeiterfassung übergangen werden
  • u.a. kann die Beschränkung der Projekt-Zugriffsberechtigung übergangen werden
  • u.a. kann die Zugriffsbeschränkung bestimmter Kontakte
• gesetzlichen Feiertage können für alle Mitarbeiter eines Bundeslandes deaktiviert werden
• Schreibschutz von Projekten kann deaktiviert werden 
• Zuweisung eines Debitors ins Kundenliste

Schattenbenutzer

Ein Schattenbenutzer ist ein eingeschränkter Benutzer in TROI.
Schattenbenutzer sind nicht in die Aufgaben- und Projektplanung sowie Ressourcenplanung integriert, zudem können keine Abwesenheiten verwaltet werden.

Schattenbenutzer (erweitert)

Ein erweiterter Schattenbenutzer hat folgende zusätzlichen Möglichkeiten:

• Kalender
  • Persönliche Termine, Team, Projekt, variabler Zeitraum
• Stundenerfassung
  • für Benutzer (inkl. Stoppuhr-Funktion)
• Reminder
  • für fällige Projekte
  • Aufgaben
• Projektmanager
  • jeder Benutzer ist für Projektmanager im Projektplan planbar

Troubleshooting

Account gesperrt

Benutzer kann sich nicht mehr einloggen.

Gibt ein Benutzer mehrmals das falsche Passwort ein, wird er automatisch gesperrt.

Dasselbe kann auch manuell durch einen Mitarbeiter geschehen. Der gesperrte Mitarbeiter ist in der Übersicht rot gekennzeichnet.

Um die Sperre aufzuheben, gehen Sie in den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Benutzer.

Hier rufen Sie jetzt die Mitarbeiterdetails und den Reiter Programm auf. Entfernen Sie den Haken bei Mitarbeiter ist gesperrt.

Abb.: Position von Mitarbeiter ist gesperrt

Wenn der Mitarbeiter sein Passwort nicht mehr kennt, kann ein Mitarbeiter mit der Berechtigung als Personaladministrator im Reiter Passwort das Passwort zurücksetzen.

Es ist dann das jeweilige Standardpasswort.

Abb.: Position des Passwort zurücksetzen-Buttons

Schattenuser anlegen nicht möglich

PROBLEM: 

Es nicht möglich weitere Schattenuser anzulegen, da das Mitarbeiter-Limit erreicht wurde.

LÖSUNG:

Bitte deaktivieren Sie kurzfristig einen Mitarbeiter.

Nun können Sie die Schattenuser anlegen.

Danach bitte den deaktivierten User wieder aktivieren.

Benutzer farblich rot

Wenn ein Benutzer in der Mitarbeiterliste farblich rot ist, dann ist dieser Mitarbeiter gesperrt ist.

Um den Mitarbeiter zu entsperren, gehen Sie auf den Mitarbeiter → Mitarbeiterdetails → auf Programm und entfernen das Häkchen bei Mitarbeiter ist gesperrt.

Benutzer farblich orange

Wenn ein Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste farblich orange ist, dann fehlt bei diesem Mitarbeiter das Eintrittsdatum.

Um das Eintrittsdatum nachzutragen, gehen Sie auf den Mitarbeiter → Mitarbeiterdetails → auf Abrechnung und fügen Sie ein Eintrittsdatum ein.