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Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste aller Mitarbeiter.
Abb.: Ansicht des Abwesenheitskalenders
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Zum Löschen der Abwesenheit klicken Sie auf den Papierkorb.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten von Abwesenheit Details
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Wenn ein Feiertag im System eingetragen ist, der bei Ihnen nicht gilt, können Sie diesen (nur als Super User) entfernen, indem Sie auf den Feiertag klicken und die Checkbox Diesen Feiertag für alle Mitarbeiter dieses Bundeslandes anzeigen? abwählen und anschließend mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern.
Abb.: Sichtbarkeit der gesetzlichen Feiertage
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4. Prüfen Sie auch, ob eine vergangene Periode vielleicht kein Enddatum hat. Da Arbeitszeitperioden ohne Enddatum als aktiv gelten, wäre auch dies eine Überlappung, die den Fehler verursachen kann.
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Vorgehen für die erste Erfassung der Urlaube
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Was müssen wir beachten, wenn wir das erste Mal die Urlaube der Mitarbeiter erfassen?
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- Klicken Sie unter Administration → Abwesenheiten → Resturlaub in das Kästchen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Erfassen Sie gemäß Ihrer Urlaubs-Daten den (noch vorhandenen) Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für dieses Jahr. Erfassen Sie eventuellen Resturlaub vom Vorjahr. Legen Sie das Verfallsdatum für den Resturlaub vom Vorjahr fest (z.B. 31.03.XXXX). Prüfen Sie anschließend einmalig alle Spalten auf Korrektheit der berechneten Urlaubswerte.
- Geben Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Klick auf User/ Reiter Abrechnung) den grundsätzlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters laut Arbeitsvertrags ein. Der hier eingetragene Urlaub bildet – auch in den Folgejahren - die Grundlage für den Urlaubsanspruch. Wurde in den Abwesenheiten für die Ersterfassung ein anderer Urlaubsanspruch hinterlegt, übersteuert der eingetragene Wert aus den Abwesenheiten den Eintrag aus den Mitarbeitereinstellungen - jedoch nur für das aktuelle Jahr.
- Erfassen Sie unter Administration → Mitarbeiter → Benutzer (Klick auf User/ Reiter Arbeitszeit) die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Tragen Sie darüber hinaus das Startdatum der Arbeitszeit ein (ab wann die Arbeitszeit- und Urlaubsauswertung greifen soll). Alternativ können Sie auch unter dem Reiter Abrechnung das Eintrittsdatum erfassen. Die Werte gleichen sich gegenseitig ab.
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Spezielle Tage (Weihnachten, Silvester) ohne Urlaub freigeben
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Weihnachten und Sylvester geben wir immer ½ bzw. einen ganzen Tag frei. Wie kann ich das anlegen ohne dass dem Mitarbeiter Urlaub abgezogen wird?
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Klicken Sie unter Administration → Mitarbeiter → Abwesenheiten (Reiter Kalender) an dem gewünschten Tag in das Kästchen eines beliebigen Mitarbeiters. Wählen Sie im dropdown Mitarbeiter die Option alle Mitarbeiter . Wählen Sie im nächsten Schritt als Abwesenheitsart Betriebsruhe aus und geben an, ob diese für einen halben oder den ganzen Tag gelten soll.