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"Geschäftserfolge mit dem MIS auswerten"

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Inhaltsverzeichnis:

MIS nach Status beauftragt

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• in Arbeit
• zurückgestellt
• abgeschlossen
• nicht realisiert
• inaktiv
• Vorlagen
• angeboten

Sofern Sie eine weitere Eingrenzung vornehmen möchten, können Sie jetzt noch die Projektmappe auswählen. Dabei werden Ihnen nur diejenigen angezeigt, die in dem ausgewählten Mandanten und Kunden auch zu finden sind. Wenn Sie die gewünschte Projektmappe nicht zu finden ist, ändern Sie also bitte Ihre bisherigen Einstellungen.

Beim Projekttypen können Sie auf Wunsch noch festlegen, welche Arten Ihnen zur Auswahl stehen. Standardmäßig sind das die Folgenden:

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Sofern Sie eigene Projekttypen angelegt haben, können auch diese hier ausgewählt werden. 

Der Auswahlbutton für die Projekte ist ähnlich wie die Projektmappen abhängig davon, welchen Mandanten und Kunden Sie bereits ausgewählt haben. Angezeigt werden nur die Projekte, die zu Ihrer Auswahl passen. Wenn Sie alle bei TROI hinterlegten Projekte einsehen wollen, sollten Sie den Kunden also frei lassen. Passend zum Projekt haben Sie noch die Möglichkeit, das Ergebnis auf einen Projektverantwortlichen oder eine Aktivität einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf auch festlegen, für welche Tätigkeiten und Produkte die Auswertung erfolgen seinsoll. Neben den standardmäßig bei TROI hinterlegten Optionen finden Sie hier auch Tätigkeiten und Produkte, die individuell für Sie angelegt wurden.

Kalkulationspositionen

Eine der wichtigsten Filteroptionen im MIS sind die Kalkulationspositionen. Hier legen Sie fest, auf welchem Bereich der Schwerpunkt der Auswertung liegt. Diese Einstellung ist wichtig, da für jede Position andere Werte gegenübergestellt und ausgewertet werden. Sie können zwischen den folgenden Positionen wählen:

• Ertrag intern –  interne Umsätze ohne Gewinnmarge
• Ertrag intern EL (Eigenleistung)
• Ertrag intern FL (Fremdleistung)
• Ertrag extern – Umsätze gegenüber dem Kunden
• Ertrag extern EL
• Ertrag extern FL
• offene Stunden
• Vorkalkulation
• kalkulierter EK Preis
• Projektertrag
• noch zu berechnen
• Projektkalkulation
• Soll und Anzahl
• Deckungsbeitrag gesamt
• Soll/Ist Marge

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Mit diesen verschiedenen Kalkulationspositionen können Sie also unter anderem auswerten:

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Diese Liste ist nur beispielhaft für die verschiedenen Schwerpunkte, die Sie für ihre Auswertung im MIS wählen können.

Auswertungen sollen in der Regel die Zahlen eines bestimmten Zeitraums wiedergeben, zum Beispiel des letzten Jahres, eines Quartals oder ähnliches. Deshalb können Sie im MIS nicht nur ein Auswertungsdatum festlegen, sondern auch auf welches Ereignis sich dieses Datum bezieht:

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Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den blauen GO Button oben rechts.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Gesamtauswertung vornehmen möchten, haben Sie in fast allen Filterfeldern die Möglichkeit, auch alles oder mehrere Optionen auszuwählen. Grundsätzlich gilt: Je je mehr Filteroptionen Sie eingeben, umso eingegrenzter wird das Ergebnis.

[MIS Filterbereich] 

Die Auswertungen interpretieren

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Die Informationen sind nach Kunde sortiert. Mit einem Klick auf den Pfeil vor dem jeweiligen Kunden können Sie die ihm zugeordneten Projekte und Unterprojekte aufrufen, um eine detailliertere Auswertung zu erhalten.

Ertrag intern und extern

Die Auswertung Ertrag intern gibt Ihnen einen Überblick, welche Kosten Ihre Mitarbeiter und Fremddienstleister für ein Projekt oder einen Zeitraum verursacht haben. Dadurch können Sie zum Beispiel errechnen, ob es günstiger wäre, einen Freelancer durch einen festen Mitarbeiter auszutauschen oder andersrum.

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• Soll von Eigen- und Fremdleistungen
• Ist von Eigen- und Fremdleistungen
• Rechnung von Eigen- und Fremdleistungen
• nicht berechnete Eigen- und Fremdleistungen
• Verhältnis von Ist zu Soll in Prozent
• Verhältnis von Rechnung zu Ist in Prozent

[Ertrag intern] 

Wenn Sie die Auswahl Ertrag extern gewählt haben, erhalten Sie dieselbe Übersicht. Diesmal wurden aber Zahlen verwendet, die Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben, also einzelne Positionen plus Marge.

[Ertrag extern] 

Ertrag intern Eigenleistungen und Fremdleistungen

Mit diesen Informationen können Sie überblicken, wie hoch ein Budget war, wie viel wieviel davon schon erwirtschaftet und abgerechent abgerechnet bzw. noch nicht abgerechnet wurde.

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Die Auswertung für Fremdleistungen ist gleich gestaltet, allerdings dann nur mit Fremdleistungen statt Eigenleistungen.

[Ertrag intern EL und FL]

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Der Ertrag extern hilft Ihnen dabei, das vereinbarte Budget zu überwachen. So wissen Sie immer, wie viel wieviel Geld schon in Rechnung gestellt wurde und wie weit das Budget noch ausreicht.

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[Ertrag extern Eigenleistungen]

Offene Stunden

Wenn Sie das MIS zur Auswertung offener Stunden zu Rate ziehen, können Sie ermitteln, wie viele wieviele Stunden in ein Projekt schon investiert wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen. Es handelt sich damit um eine ganz ähnliche Auswertung wie beim Ertrag, allerdings werden Ihnen hier mehr Informationen gegenübergestellt. Eine Aufteilung zwischen eigenen und fremden Leistungen findet direkt in der Übersicht statt und muss nicht noch manuell ausgewählt werden:

• Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Verkauf weiterberechenbar Eigenleistungen und Fremdleistungen
• berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• nicht berechnetes Ist für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Rechnung für Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ergebnis (übrige/offene Stunden)

[Offene Stunden]

Vorkalkulation

Mit der Vorkalkulation können Sie gegenüberstellen, wie viele Ausgaben und Umsätze für ein Projekt im Voraus kalkuliert wurden und welche Zahlen dann tatsächlich erzielt wurden.

• Vorkalkulation:
  • Anzahl Vorkalkulationen
  • Einkaufspreis (bei Eigenleistungen in der Regel null, bei Fremdleistungen die Kosten des Dienstleisters)
  • Verkaufspreis (die laut Preisliste errechneten Gesamtkosten für ein Projekt)
  • DB1 (Deckungsbeitrag 1: Kalkulierter Verkaufspreis – kalkuliertem Einkaufspreis= die voraussichtliche Marge)
  • DB2 (Deckungsbeitrag 1, bereinigt um Ausgaben für interne und externe Leistungen)
  • Ist:
    • Anzahl
    •  Einkaufspreis
    • DB1 (Deckungsbeitrag 1: IST Rechnung – IST Einkaufspreis= Ihre Marge)
    • DB2 (Deckungsbeitrag 2: ??? )

[Vorkalkulation]

Kalkulierter EK Preis und Projektertrag

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• Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Einkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Rechnung Eigen- und Fremdleistungen
• noch offene Eigen- und Fremdleistungen
• Bisher nicht berechnete Eigen- und Fremdleistungen in Summe (Gesamt n.b.)
• Rechnungen im Vergleich zum Soll in %

[Noch zu berechnen]

Projektkalkulation

Die Auswertung für die Projektkalkulation ist sehr kurz. Hier stellen Sie die für ein Projekt geplanten Eigenleistungen den bisher tatsächlich entstandenen Eigenleistungen gegenüber:

• Einkauf Eigenleistungen (geplante)
• Ist Einkauf Eigenleistungen
• Ergebnis Gesamt (Ist Eigenleistungen minus geplante Eigenleistungen)
• Ergebnis Gesamt in %

[Projektkalkulation]

Soll und Anzahl

Mit der Option Soll und Anzahl können Sie auf einen Blick ermitteln, wie viele Stunden in einem Projekt als Soll geplant wurden und wie viele tatsächlich schon geleistet wurden. Diese Auswertung soll Ihnen dabei helfen, den Aufwand für Projekte zukünftig besser einzuschätzen, indem je nach Ergebnis die Stundenzahl erhöht oder gesenkt wird. Da die Auswertung nach Projekttyp sortierbar ist, können Sie auf einen Blick sehen, wenn für einen bestimmten Projekttypen grundsätzlich zu viele oder zu wenige Stunden eingeplant wurden.

• Projektnummer
• Projekttyp
• Soll Anzahl
• Ist Anzahl
• Differenz

[Soll und Anzahl]

Deckungsbeitrag gesamt

Mit dem Deckungsbeitrag gesamt können Sie ermitteln, wie hoch ihre variablen Kosten sind. Folgende Informationen werden im Deckungsbeitrag angezeigt:

• Soll Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Verkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Ist Einkauf Eigenleistungen und Fremdleistungen
• Deckungsbeitrag gesamt aus Eigen- und Fremdleistungen
• Deckungsbeitrag in %
• Rechnung für Eigen- und Fremdleistungen
• Ergebnis von Rechnung zu Ist in %

[Deckungsbeiträge] 

Soll/Ist Marge

Mit dieser Option können Sie Ihren tatsächlichen Gewinn ermitteln, indem Sie Soll und Ist gegenüberstellen und auf diese Weise  mehr über die Marge erfahren. Zu diesem Zweck werden Eigen- und Fremdleistungen einzeln aufgelistet sowie kalkulierte und tatsächliche Werte gegenübergestellt. Dadurch können Sie ganz leicht ermitteln, in welchen Bereichen die Marge verändert werden kann.

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