Die Mitarbeitergruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Mitarbeiter auf einmal zu bearbeiten. Dazu müssen sie allerdings erst zugeordnet werden.
Was ist eine Mitarbeitergruppe?
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Die Mitarbeitergruppen werden zur Verwaltung verschiedener Funktionsbereiche in Troi genutzt und steuern die Zugriffe auf Daten.
Wenn Sie die Mitarbeiter Verwaltung im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Zugangsberechtigung Daten. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Mitarbeitergruppen, die Sie später in der Datenverwaltung benutzen. Diese sind:
- Alle Mitarbeiter
- Geschäftsleitung
Die Zugangsberechtigung Daten verwalten sämtliche Datenzugriffe. Wenn Sie zum Beispiel einen Kalendereintrag, einen Kontakt oder eine Projektaufgabe nicht öffentlich machen möchten, können Sie beim erstellen den Zugriff auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe auswählenbeschränken. Nur die Mitarbeiter, die zu dieser Gruppe gehören, können den Eintrag dann sehen.
Sie können also mit einem Klick alle Mitarbeiter zum Lesen und Schreiben berechtigen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Auf diese Weise muss nicht jeder Nutzer einzeln ausgewählt werden und Sie sparen viel Zeit.
Ein erster Überblick über Mitarbeitergruppen
Um Einblick in die Mitarbeitergruppen zu erhalten und diese zu bearbeiten, öffnen Sie über das TROI Symbol wieder den Ordner Mitarbeiter und wählen diesmal den Unterordner Zugangsberechtigung Daten aus.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Sofern Sie bereits Mitarbeiter angelegt und einer Gruppe zugeordnet haben, finden Sie in dem Reiter Zugangsberechtigung bereits eine Liste mit Nutzernamen vor. Diese sind – sofern vorhanden - schon in Gruppen sortiert, und zwar unter anderem in:
- Alle Mitarbeiter
- Berater
- Designer
- Geschäftsleitung
- Und so weiter
Sofern Sie noch keine Gruppen angelegt haben, finden Sie nur die Gruppe Alle Mitarbeiter vor, in der alle Mitarbeiter eingetragen sind.
Eine Mitarbeitergruppe erstellen und bearbeiten
Um eine neue Mitarbeitergruppe zu erstellen, klicken Sie im Menü Zugangsberechtigung Daten auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Gruppe angebenIst ein Mitarbeiter keiner Gruppe zugeordnet ist er im Kalender für andere Mitarbeiter nicht sichtbar.
Achtung! Der Super User kann alle Zugriffseinschränkungen umgehen.
Eine neue Mitarbeitergruppe hinzufügen oder bearbeiten
Wenn Sie möchten, können Sie eine neue Mitarbeitergruppe definieren, die dann auch in der Datenverwaltung wählbar ist. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen oben links.
Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, einen Namen für die neue Mitarbeitergruppe zu vergeben. Nach dem Speichern erscheint die Gruppe in der Liste aller Mitarbeitergruppen.
[Screenshot Fenster Name vergeben folgt]
Mit Mit einem Klick auf den Gruppennamen öffnet sich das Fenster erneut und Sie können den Namen verändern.
Einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzufügen und entfernen
Hinter jeder Gruppe, am Am rechten Rand des Bildschirms, finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Inschrift <<bitte wählen>>. Wenn Sie darauf klicken, erscheinen im Menü die Namen aller bereits angelegten NutzerBenutzer.
Wählen Sie einfach den Nutzer aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Tabellensymbol hinter dem Menü. Es hat beim Berühren mit der Maus die Bezeichnung hinzufügen. Mit einem Klick darauf erscheint der Mitarbeiter in der gewählten Gruppe.[Screenshot Dropdown-Menü folgt]
Sobald Sie einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt haben, erscheint hinter jedem Namen ein Mülleimer Papierkorb. Mit einem Klick darauf entfernen Sie den jeweiligen Mitarbeiter wieder aus der Gruppe.