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Die Mitarbeitergruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Mitarbeiter auf einmal zu bearbeiten. Dazu müssen sie allerdings erst zugeordnet werden.
Was ist eine Mitarbeitergruppe?
Bei den Mitarbeiterrechten haben Sie bereits grob festgelegt, auf welche Bereiche ein einzelner Mitarbeiter Zugriff hat. Mit den Mitarbeitergruppen können Sie diese Einstellungen noch einmal verfeinern. Alle Mitarbeiter innerhalb einer Gruppe haben dieselben Rechte. Wenn Sie zum Beispiel einen Kalendereintrag nicht öffentlich machen möchten, können Sie beim erstellen eine bestimmte Mitarbeitergruppe auswählen. Nur die Mitarbeiter, die zu dieser Gruppe gehören, können den Eintrag dann sehen.
Sie können also mit einem Klick alle Mitarbeiter zum Lesen und Schreiben berechtigen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Auf diese Weise muss nicht jeder Nutzer einzeln ausgewählt werden und Sie sparen viel Zeit.
Ein erster Überblick über Mitarbeitergruppen
Um Einblick in die Mitarbeitergruppen zu erhalten und diese zu bearbeiten, öffnen Sie über das TROI Symbol wieder den Ordner Mitarbeiter und wählen diesmal den Unterordner Zugangsberechtigung Daten aus.
[Screenshot Weg dahin folgt]
Sofern Sie bereits Mitarbeiter angelegt und einer Gruppe zugeordnet haben, finden Sie in dem Reiter Zugangsberechtigung bereits eine Liste mit Nutzernamen vor. Diese sind – sofern vorhanden - schon in Gruppen sortiert, und zwar unter anderem in:
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Sofern Sie noch keine Gruppen angelegt haben, finden Sie nur die Gruppe Alle Mitarbeiter vor, in der alle Mitarbeiter eingetragen sind.
Eine Mitarbeitergruppe erstellen und bearbeiten
Um eine neue Mitarbeitergruppe zu erstellen, klicken Sie im Menü Zugangsberechtigung Daten auf das Plus-Zeichen in der Titelzeile. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Gruppe angeben. Nach dem Speichern erscheint die Gruppe in der Liste aller Mitarbeitergruppen.
[Screenshot Fenster Name vergeben folgt]
Mit einem Klick auf den Gruppennamen öffnet sich das Fenster erneut und Sie können den Namen verändern.
Einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzufügen und entfernen
Hinter jeder Gruppe, am rechten Rand des Bildschirms, finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Inschrift <<bitte wählen>>. Wenn Sie darauf klicken, erscheinen im Menü die Namen aller bereits angelegten Nutzer.
Wählen Sie einfach den Nutzer aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie auf das Tabellensymbol hinter dem Menü. Es hat beim Berühren mit der Maus die Bezeichnung hinzufügen. Mit einem Klick darauf erscheint der Mitarbeiter in der gewählten Gruppe.
[Screenshot Dropdown-Menü folgt]
Sobald Sie einen Mitarbeiter zur Gruppe hinzugefügt haben, erscheint hinter jedem Namen ein Mülleimer. Mit einem Klick darauf entfernen Sie den jeweiligen Mitarbeiter wieder aus der Gruppe.
Zugangsberechtigungen für Mitarbeiter festlegen
Damit Ihre Mitarbeiter auf alles Zugriff haben, was sie zur Arbeit benötigen – aber auch nicht mehr – müssen Sie noch die Zugangsberechtigungen definieren. Dazu rufen Sie über das Startmenü den Ordner Mitarbeiter und den Unterordner Zugangsberechtigung Programm auf.
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- Administratoren: Vollzugriff ohne Einschränkungen
- Buchhaltung: Projekte und Finanzbuchhaltung
- Freelancer: Schattenbenutzer / Stundenerfassung
- Mitarbeiter: Stundenerfassung und Basisbereich
- Mitarbeiter: Stundenerfassung
- PR
- Projektleiter
[Screenshot Gruppenübersicht folgt]
Alle Gruppen wurden von uns bereits standardmäßig mit bestimmten Zugriffsrechten ausgestattet. Sie haben aber die Möglichkeit, die einzelnen Gruppen individuell anzupassen. Dazu klicken Sie einfach auf die jeweilige Gruppe. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie verschiedene Dinge einstellen können.
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Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf das Diskettensymbol. Mit einem Klick auf den Mülleimer wird die ganze Benutzergruppe gelöscht. Sie können die Änderungen auch auf den vorherigen Stand zurücksetzen, indem Sie sie mit einem Klick auf das X verwerfen.
Ein Mailkonto vergeben
Damit Mitarbeiter mit anderen Mitarbeitern und Kunden kommunizieren können, benötigen sie ein eigenes Mailkonto.
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Rufen Sie den Systembereich für Mailkonten auf, indem Sie auf das TROI Symbol klicken, dann die Option System und schließlich den Unterordner Mailkonten auswählen.
[Screenshot Weg zu den Mailkonten foglt]
Hier wird Ihnen eine Liste aller vorhandenen Mitarbeiter angezeigt. Ein neu angelegter Mitarbeiter ist hier noch nicht vertreten, sondern muss erst hinzugefügt werden. Dazu klicken Sie auf das Plus-Zeichen in der Menüzeile.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Informationen zum neuen Mailkonto angeben können.
Die Mailkonto-Details
Zuerst sollten Sie festlegen, wie das Mailkonto genannt werden soll. Anschließend geben Sie die Mailadresse ein, wie sie zuvor schon auf Ihren Servern eingerichtet wurde. Zur Gestaltung des Mailkontos benötigen Sie auch die Serverdaten, und zwar:
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Nach dem Speichern erscheint das Mailkonto auch in der Mailkonten-Übersicht. Außerdem können Sie jetzt auch in den Mitarbeitereinstellungen das Mailkonto auswählen.
[Screenshot beispielhaft ausgefüllte Maileinstellungen folgt]
Stundensätze festlegen
Es ist zwingend erforderlich, dass für jeden Mitarbeiter Stundensätze festgelegt werden. Bei Tagessätzen ist das nicht zwangsläufig nötig, kann aber auch gemacht werden.
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- Mitarbeiter ohne Stundensätze können aus Sicherheitsgründen keine Stunden erfassen
- Die Stundensätze sind für interne Ertragsrechnungen und Auswertungen notwendig
- Sie werden zur Kalkulation von Pauschalen benötigt
Interne und externe Stunden- und Tagessätze
TROI unterscheidet zwischen internen und externen Stundensätzen bzw. Tagessätzen.
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Bei den Tagessätzen verhält es sich ebenso. Der Unterschied besteht darin, dass hier keine einzelnen Stunden erfasst werden, sondern ganze Arbeitstage.
Einen Stunden- oder Tagessatz festsetzen
Um für einen Mitarbeiter einen Stunden- oder Tagessatz einzustellen, klicken Sie in der bereits geöffneten Mitarbeiterliste einfach auf den jeweiligen Namen.
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