Textbausteine werden vor allem zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen verwendet. Damit ersparen Sie sich aufwändiges Schreiben und können die Nachrichten dennoch individuell gestalten.
Um die Funktion einzurichten, rufen Sie in der Projektadministration den Unterordner Textbausteine auf. Wie immer landen Sie dann in der Übersicht über alle vorhandenen TextbausteineWenn Sie die Projektadministration im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Textbausteine. Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner.
Die Übersichtsliste Textbausteine
Da keine Texte durch uns standardmäßig keine Standardtexte hinterlegt wurden, ist die Liste bei Ihrem ersten Besuch leer. Später können Sie die Liste filtern, indem Sie oben rechts in der Liste im Dropdown-Menü die Art des Bausteins auswählen. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Bausteine rund um Angebot und Abrechnung (Angebot Anschreiben, Angebot Abbinder, Angebotsanfrage Anschreiben, Angebotsanfrage Abbinder, Rechnung Anschreiben, Rechnung Abbinder, Mahnung Anschreiben, Mahnung Abbinder, Projektbeschreibung, Projektbeschreibung Rechnung, Projektbeschreibung Mahnung, Unterprojektbeschreibung, Unterprojektbeschreibung Angebot, Unterprojektbeschreibung Rechnung, Rechnungspositionsbeschreibung, Kalkulationspositionsbeschreibung)
- Lieferung (Lieferschein, Lieferschein Anschreiben, Lieferschein Abbinder)
- Brief und Fax
- Aussendungsdisclaimer
- Projektaufgaben
- Protokoll Anschreiben (E-Mail)
Aus diesen Textbausteinen lässt sich dann später individuell der gewünschte Text zusammensetzen.
Sie können die Textbausteine auch ordnen, zum Beispiel alphabetisch oder nach Ihren Favoriten. Dazu finden Sie links neben den Einträgen Pfeile nach oben oder unten. Mit einem Klick darauf verschieben Sie den Textbaustein um eine Position nach oben oder unten, wahlweise aber auch an das obere oder untere Ende der Liste.
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Damit ein erster Textbaustein in Ihre Liste aufgenommen wird, klicken Sie oben links in der Titelzeile auf die Option Textbaustein hinzufügen. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Bausteins und seinen Text festhalten können. Für die Zuordnung zum richtigen Bereich wählen Sie oben rechts im Dropdown-Menü die Zuordnung wie zum Beispiel Angebot Anschreiben aus. Ein Klick auf die Diskette unten rechts speichert den Baustein.
[Screenshot Textbaustein hinzufügen folgt]
Nach dem Speichern wandelt sich das Fenster automatisch in die neue Option Textbaustein editieren um. Hier können Sie den Text verändern oder mit einem Klick auf den MülleimerPapierkorb unten rechts den ganzen Textbaustein löschen.
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Um einen Textbaustein zu ändern, können Sie jetzt auch in der Übersichtsliste einfach den entsprechenden Eintrag anklicken. Sie gelangen dann wieder ins Änderungsfenster.
Textbausteine anwenden
In den Formularen für Rechnungen und Angebote können Sie die Textbausteine ganz nach Bedarf auswählen. Darauf wird an den entsprechenden Stellen näher eingegangen.