In den Systemeinstellungen können Sie nicht nur Grundsätzliches zur Funktionsweise von TROI festlegen, sondern auch viele Individualisierungen für bessere Arbeitsabläufe.
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- Einen Standard-Mandanten
- Zugriffsvorblendung bei neuen Terminen
- Unterdrückte Kommentarerfassung (keine Abfrage von Kommentaren bei der Erledigung von Aufgaben)
- Tätigkeit und Beschreibungen in der Stundenerfassung als Pflichtfelder
- Editierbare Projektnummern
- Das Verfallsdatum des Resturlaubs
- Überschriften im Angebot oder der Rechnung (nein, einfach oder erweitert)
[Screenshot Programmeinstellungen folgt]
Der Bereich der Programmeinstellungen ist also ein sehr vielfältiges Feld für individuelle Anpassungen quer durch das ganze Programm.
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- Rechnungswährung mit Kürzel
- Mehrwertsteuersatz
- Kaufmännisches Runden
- Einheiten für Arbeitszeit bei Stunden und Manntagen (Stunden, Manntage, Stück, keine)
- Sortierreihenfolge von Konten
- Anzeige der x letzten Buchungsläufe
[Screenshot Buchhaltung folgt]
PR-Modul
Die Einstellungen für das PR-Modul sind sehr kurz, denn hier geben sie lediglich an, ob eine Importsperre besteht und wie viele Monate sie andauern soll.
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- Ein Firmenlogo hochzuladen
- Eine Hausfarbe festzulegen
- POP3- und SMTP-Server zu bestimmen.
[Screenshot Mandantenspezifische Einstellungen folgt]
Buchhaltung
Wie Sie sehen treffen Sie in den Systemeinstellungen ein zweites Mal auf die Buchhaltung. Hier im mandantenspezifischen Bereich legen Sie allerdings nur zwei Punkte fest:
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- Druck von Rechnungen auf Brief- oder Blankopapier
- Startwert von Rechnungs- und Angebotsnummer
- Format der Nummerierung
- Pauschalbetrag in der Rechnung
- Zwischensummenzeile bei mehreren Seiten
- Kundenfelder mit Positionen und Grunddaten
- Ein Standard-Rechnungstext
[Screenshot Einstellungen Formulare folgt]
Web-Datenbank
Mit den Systemeinstellungen für die Web-Datenbank wird es jetzt noch ein wenig technisch. Hier können Sie die folgenden Einstellungen tätigen:
- Webhoster
- Datenbank
- Benutzerrang
- Passwort
- Benutzername
Quicklinks
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Kalender
In diesem Bereich legen Sie fest, ob der Kalender von allen Personen eingesehen werden kann, von allen Mitarbeitern, nur von eigenen Gruppen oder nur von der Geschäftsleitung.
Kontakt-Datenbank
Sie können die Suchergebnisse aus der Kontakt-Datenbank auf eine bestimmte Zahl begrenzen. Wenn Sie das Feld freilassen, werden alle Einträge angezeigt.
Schreibtisch
Der Schreibtisch ist das Herz von TROI, denn von hier aus können Sie alle wichtigen Funktionen bequem bedienen. Auch hier bietet sich die Gelegenheit zu individualisieren. Sie können
- Das „Schwarze Brett“, Geburtstage, die Kontaktsuche und Abwesenheiten automatisch verbergen lassen
- Dasselbe ist für das Bomben-Symbol möglich, das bei überfälligen Aufgaben erscheint
- Die Aufgaben-Erinnerung ein oder aus schalten
- Festlegen, wie viele Tage vor Fälligkeit eine Aufgabe angezeigt wird (bei 0 wird sie immer angezeigt)
Buchhaltung
Ein letztes Mal finden Sie an dieser Stelle einen Bereich zu buchhalterischen Einstellungen. Hier können Sie festlegen, ob und um wie viele Milisekunden das Suchergebnis verzögert angezeigt werden soll und ob Beträge mit oder ohne Dezimaltrennzeichen erfasst werden sollen.
Passwort ändern
An dieser Stelle lässt sich das Zugangspasswort zu TROI ändern. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen das aktuelle Passwort nicht angezeigt. Sie geben das neue ein und wiederholen es noch einmal.