In den Systemeinstellungen können Sie nicht nur Grundsätzliches zur Funktionsweise von TROI festlegen, sondern auch viele Individualisierungen für bessere Arbeitsabläufe.
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Um die Systemeinstellungen aufzurufen, klicken Sie auf das TROI-Symbol oben links und wählen dann in der linken Spalte das Zahnrad aus. Es ist bereits mit „Einstellungen“ beschriftet. Beim Anklicken öffnet sich eine neue Seite, unterteilt in verschiedene Themenbereiche, die Sie nun individuell anpassen können.
Allgemeine Einstellungen
Das Erscheinungsbild
Die ersten Bereiche, in denen Sie Einstellungen machen können, betreffen alle Nutzer. Dabei handelt es sich zum Beispiel um das Erscheinungsbild der Nutzeroberfläche. Hier legen Sie alles fest, was die Optik des Programms betrifft.
Achtung: Felder, die Sie frei lassen, werden dann so umgesetzt, wie es der TROI Standard vorsieht.
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- Einen Standard-Mandanten
- Zugriffsvorblendung bei neuen Terminen
- Unterdrückte Kommentarerfassung (keine Abfrage von Kommentaren bei der Erledigung von Aufgaben)
- Tätigkeit und Beschreibungen in der Stundenerfassung als Pflichtfelder
- Editierbare Projektnummern
- Das Verfallsdatum des Resturlaubs
- Überschriften im Angebot oder der Rechnung (nein, einfach oder erweitert)
[Screenshot Programmeinstellungen folgt]
Der Bereich der Programmeinstellungen ist also ein sehr vielfältiges Feld für individuelle Anpassungen quer durch das ganze Programm.
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In den Systemeinstellungen rund um die Buchhaltung geht es konkret um Belange aus dem Rechnungswesen. Dadurch müssen die Mitarbeiter häufig vorkommende Werte nicht jedes Mal von Hand eingeben, sondern bekommen diese bereits voreingestellt.
In den Einstellungen für die Buchhaltung geht es um folgende Themen:
- Rechnungswährung mit Kürzel
- Mehrwertsteuersatz
- Kaufmännisches Runden
- Einheiten für Arbeitszeit bei Stunden und Manntagen (Stunden, Manntage, Stück, keine)
- Sortierreihenfolge von Konten
- Anzeige der x letzten Buchungsläufe
[Screenshot Buchhaltung folgt]
PR-Modul
Die Einstellungen für das PR-Modul sind sehr kurz, denn hier geben sie lediglich an, ob eine Importsperre besteht und wie viele Monate sie andauern soll.
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Mandantenspezifische Einstellungen
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Der nächste große Bereich in den Systemeinstellungen ist die mandantenspezifische Einstellung. Hier geht es um alles, was den Mandanten direkt betrifft. Im Kopfbereich dieses Themas haben Sie die Möglichkeit
- Ein Firmenlogo hochzuladen
- Eine Hausfarbe festzulegen
- POP3- und SMTP-Server zu bestimmen.
[Screenshot Mandantenspezifische Einstellungen folgt]
Buchhaltung
Wie Sie sehen treffen Sie in den Systemeinstellungen ein zweites Mal auf die Buchhaltung. Hier im mandantenspezifischen Bereich legen Sie allerdings nur zwei Punkte fest:
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- Angebot in Manntagen erstellen
- Überschriften aus der Leistungsart erzeugen (Eigen- oder Fremdleistung)
- Überschriften aus Teilprojekt-Namen erzeugen
- Überschriften aus Phasen-Namen erzeugen
- Überschriften aus Tätigkeiten erzeugen
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Bei allen Optionen aktivieren Sie die jeweilige Funktion durch Anklicken des Kästchens.
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- Druck von Rechnungen auf Brief- oder Blankopapier
- Startwert von Rechnungs- und Angebotsnummer
- Format der Nummerierung
- Pauschalbetrag in der Rechnung
- Zwischensummenzeile bei mehreren Seiten
- Kundenfelder mit Positionen und Grunddaten
- Ein Standard-Rechnungstext
[Screenshot Einstellungen Formulare folgt]
Web-Datenbank
Mit den Systemeinstellungen für die Web-Datenbank wird es jetzt noch ein wenig technisch. Hier können Sie die folgenden Einstellungen tätigen:
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