In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit TROI Stunden erfassen und gleich für die Abrechnung vorbereiten können.
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Achtung: Um überhaupt Stunden erfassen zu können, müssen für den jeweiligen Mitarbeiter entsprechende Stundensätze festgelegt worden sein. Unter Mitarbeiter → Stunden-, Tagessätze können Sie interne und externe Stundensätze hinterlegen.
Der Startbereich: Bereits erfasste Stunden
Wenn Sie die Stundenerfassung starten, landen Sie automatisch in diesem Bildschirm. Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet alle Stunden, die in der jüngsten Vergangenheit bereits erfasst wurden. Dabei erhalten Sie nicht nur Informationen zur jeweils erfassten Position, sondern auch zu den Stunden und zu einer Gesamtschätzung. Auch Kommentare zum jeweiligen Stundensatz sind hier – sofern hinterlegt – zu finden.
Die erfassten Stunden werden nach Woche und Wochentag sortiert, so dass Sie immer sofort überblicken können, welche Stunden an welchem Tag erfasst wurden. Dabei findet noch eine Feinsortierung nach weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Einträgen statt. Ganz unten werden alle erfassten Stunden außerdem noch einmal summiert aufgeführt.
Stunden über die Übersicht erfassen
Als obersten Posten in der Stundenübersicht finden Sie eine Zeile mit einem freien Eintrag, bei dem nur der Mandant vorgegeben ist. Hier können Sie jetzt einfach die angefallenen oder geschätzten Stunden eintragen und bei Bedarf noch einen Kommentar hinzufügen. Mit einem Drücken der Enter-Taste wird der Eintrag gespeichert.
Die Stundenübersicht wird jetzt neu geladen und Ihr aktuellster Eintrag wird an chronologisch passender Stelle angezeigt. Stundenerfassungen, die im Voraus getätigt wurden, sind dementsprechend nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Kalenderwoche ausgewählt haben. Wie lange Sie Stunden rückwirkend sehen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen.
Wie im nächsten Abschnitt ausführlich erklärt wird, können Sie sich in der Übersicht auch nur gezielt die Projekte anzeigen lassen, die Sie sehen möchten. Auf diese Weise werden gleich die Erfassungsfelder hervorgehoben, die Sie benötigen. So lassen sich Stunden ganz bequem zuordnen.
Jetzt fügen Sie einfach Ihre Stunden manuell hinzu und speichern den Eintrag mit der Enter-Taste. Wie lange Sie Stunden rückwirkend erfassen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen. Administratoren können die Stunden jederzeit rückwirkend bearbeiten.
Filterfunktionen in der Menüleiste
Damit Sie immer schnell die Stunden oder Positionen finden, die Sie suchen, können Sie die Menüleiste der Stundenerfassung zum Filtern verwenden. Ganz links befindet sich ein Button, mit dem Sie gegebenenfalls den Mandanten auswählen können. Daneben haben Sie die Möglichkeit, eine Kalenderwoche oder einen bestimmten Tag auszusuchen, für den die erfassten Stunden angezeigt werden, oder für den nachträglich Stunden erfasst werden sollen. Die Tage werden immer für die aktivierte Kalenderwoche angezeigt. Wollen Sie weiter in die Vergangenheit gehen, suchen Sie also erst die Kalenderwoche aus und anschließend das passende Datum.
Ganz rechts in der Menüleiste finden Sie die ein Eingabefeld mit der Inschrift „* für alle Projekte“. Sofern Sie hier nichts anderes definieren, werden Ihnen die Stundenerfassungen für alle aktiven Projekte angezeigt. Um einen besseren Überblick zu erhalten, geben Sie hier einfach den jeweiligen Projektnamen ein. Ihnen werden dann nur die Positionen angezeigt, die für das jeweilige Projekt vorgegeben wurden. Wollen Sie alle Projekte einsehen können, geben Sie einfach ein * im Suchfeld ein.
Wenn der Projektfilter immer noch eine unübersichtliche Liste ausgibt, können Sie die Suche weiter einschränken. Fügen Sie dem Projektnamen aus der Suchmaske noch Ihre Tätigkeitsbeschreibung hinzu, zum Beispiel „Beratung“. Es werden dann nur die Positionen aus dem Projekt angezeigt, die mit Beratung zu tun haben.
Individuelle Bearbeitung der Übersicht
Wie Sie es schon aus anderen Bereichen von TROI kennen, können Sie auch in der Stundenerfassung alle Posten noch auf vielfältige Art und Weise bearbeiten. Ein Klick auf den jeweiligen Eintrag reicht aus, um zum Beispiel die Dauer der Aktivität zu verändern oder Kommentare zu hinterlassen.
Sie können Ihre Posten auch als Favoriten markieren. Diese werden dann jeweils ganz oben in der Übersicht der Stundenerfassung angezeigt. Favoriten sind immer dann nützlich, wenn Sie einen Posten immer wieder bearbeiten müssen, ohne ihn lange suchen zu wollen. Das bietet sich zum Beispiel bei kleinen, regelmäßigen Aufgaben an, die im Einzelnen nicht sehr aufwändig sind, sich über die Zeit aber trotzdem zu einem wichtigen Posten summieren.
Die Wochen- und Monatsansicht
Über die Menüleiste können Sie in die Wochenansicht wechseln. Hier finden Sie eine Übersicht aller erfassten Stunden und aller Abwesenheiten, sowie die Summe aller im aktiven Monat geleisteten Stunden.
Die Wochenansicht wird in die verschiedenen Positionen unterteilt. Diese werden unter Umständen auf einen Bereich summiert. Dann werden zum Beispiel alle Beratungsleistungen zusammengefasst. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick feststellen, für welche Positionen der Mitarbeiter an welchem Tag wie viele Arbeitsstunden erfasst hat. Auch Pausen und CheckIns werden dabei berücksichtigt. Die Monatsansicht liefert Ihnen dieselben Informationen, jeweils zusammengefasst für einen Kalendermonat.
Angezeigt werden immer nur die vom jeweiligen Nutzer erfassten Stunden. Administratoren, die alle Stunden einsehen möchten, die von den Mitarbeitern erfasst wurden, rufen über das TROI-Symbol → Auswertungen → Stundenansicht eine Übersicht der erfassten Stunden aller oder ausgewählter Mitarbeiter auf.
Stunden über den Schreibtisch erfassen
Neben dem Menü für die Stundenerfassung bietet TROI Ihnen noch andere Möglichkeiten, Stunden zu erfassen. Auf diese soll jetzt näher eingegangen werden.
Stundenerfassung mit Timetracker
Unabhängig davon, in welcher Funktion von TROI Sie sich gerade befinden, können Sie jederzeit den Timetracker aktivieren. Er misst die Zeit, während der Sie für ein Projekt tätig sind und hält die Stunden im System fest. Der Timetracker lässt sich starten, indem Sie auf das winkende Männchen unten rechts klicken. Wenn er noch nicht läuft, erscheint beim Berühren mit der Maus die Beschriftung „CheckIn“. Sind Sie schon eingeloggt und die Stundenerfassung läuft bereits, erscheint beim Berühren die Schrift „Pause“. Ein Klick darauf und das Tracking wird für Ihre Pause unterbrochen.
Sofern in den Systemeinstellungen nicht anders festgelegt, werden die gezählten Minuten immer auf die nächste Viertelstunde aufgerundet. Der Timetracker läuft so lange, bis Sie ihn stoppen und speichern. Alternativ können Sie die Zeitmessung auch einfach durch einen Logout abbrechen. Sie wird dann ebenfalls gestoppt und in der Stundenerfassung eingetragen.
Arbeitszeiterfassung
Wenn Sie einfach nur Ihre Arbeitsstunden eingeben möchten, ohne diese einem Projekt näher zuzordnen, können Sie das auf vereinfachtem Wege überall im System tun. Unten rechts neben dem Symbol für CheckIn und CheckOut befindet sich ein Plus-Zeichen. Wenn Sie dieses anklicken, öffnet sich eine Maske, in der Sie Ihre Arbeitszeit jetzt von Hand erfassen können.
Wählen Sie zuerst das Anfangs- und Enddatum der Erfassung aus. Das können auch mehrere Tage sein. Anschließend geben Sie die Start- und End-Uhrzeit an. Mit einem Klick auf die Diskette wird die Arbeitszeit gespeichert.
Stundenerfassung über die Projektaufgaben
Auf Ihrem Schreibtisch befindet sich ein Widget für Ihre Projektaufgaben. Neben vielen Funktionen, auf die an anderer Stelle eingegangen wird, können Sie auch hier Ihre Stundenerfassung vornehmen.
Im genannten Widget finden Sie eine Übersicht aller Projektaufgaben, die Ihnen zugeteilt wurden. Sie können über das Dropdown-Menü einen ersten Überblick über die Aufgabe erhalten. Mit einem Klick auf den Bearbeiten-Button gelangen Sie außerdem in die eigentliche Projektaufgabe. Die vielfältigen Bearbeitungsmöglichkeiten einer Projektaufgabe werden an dieser Stelle ignoriert, wir konzentrieren uns jetzt auf die Stundenerfassung.
Scrollen Sie ganz nach unten, dann finden Sie dort eine Eingabemaske, in der Sie die Stunden für dieses Projekt eingeben können. Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen unten rechts speichern Sie die Stundenerfassung.
Stunden für ein neues Projekt erfassen
Wenn das Projekt, für das Sie Stunden erfassen möchten, noch nicht in der Projektliste vorhanden ist, können Sie es auch manuell hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das blaue Plus-Zeichen, das sich in der Menüleiste der Stundenerfassung befindet.
Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Projekte zuordnen oder abmelden können.
Wählen Sie unter dem Button „Projekte zuordnen“ aus der Liste einfach das Projekt aus, für das die Stundenerfassung ab sofort möglich sein soll. Wenn ein für ein Projekt keine Stunden mehr erfasst werden sollen, klicken Sie hingegen auf den Button „Projekte abmelden“. Hier können Sie jetzt die einzelnen Projekte nach Bedarf auswählen und abmelden.
[Beispielhafter Screenshot]
Können Sie das Pluszeichen nicht finden? Dann liegt der Fehler vermutlich in den Systemeinstellungen. Hier muss die Checkbox „Projektzuordnung in der Stundenerfassung anzeigen“ aktiviert werden. Sie finden die Checkbox unter
Systemeinstellungen → Tab – Mandant → Dropdown-Menü „Stundenerfassung nicht aktiviert“
Stundenerfassung über den Kalender
Wenn Sie im Kalender Arbeitszeit eingetragen haben – zum Beispiel ein Meeting oder ein Seminar – werden diese Zeiten ebenfalls automatisch in die Stundenerfassung übernommen. Sie werden in der Übersicht mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet So fallen sie immer gleich ins Auge und können bei Bedarf noch von Hand verändert werden. Dazu klicken Sie einfach in den jeweiligen Eintrag. Es öffnet sich dann eine Maske, in der Sie die Änderungen vornehmen können.
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