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In der Vorbereitung entscheiden Sie, welche Positionen Sie abrechnen möchten. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten und Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- Art der Rechnungsansicht (wiederkehrende Rechnung oder Vorbereitung)
- Abrechnungsmodus (nach welchen Kriterien soll abgerechnet werden)
- Datum von / bis (filtert die Spalte IST nach Zeitraum der Leistungserbringung)
- GO (startet die Suche)
- zeige alle Positionen (zeigt alle Positionen des Projekts, auch bereits vollständig abgerechnete Positionen, die ausgeblendet sind)
- Standard Rechnung (normale Rechnung)
- Teilrechnung zur Sammelrechnung (Rechnung für kunden- und projektübergreifende Abrechnung, die keine Rechnungsnummer erhält. Wird in der Buchhaltung eine Sammelrechnung erzeugt, erhält die Teilrechnung die Rechnungsnummer der Sammelrechnung)
- Akontorechnung (Teilabrechnung, Anzahlungsrechnung)
- Schlussrechnung aus Akontorechnungen (Schlussrechnung)
- multiple Rechnungen (Aktiviert die prozentuale Rechnungsverteilung an die verschiedenen Unterfirmen eines Kunden wie zum Beispiel bei Konzernstrukturen)
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- Name (Name der Unterprojekte und Kalkulationspositionen)
- Soll (kalkulierter Unterprojekt gesamt Betrag aus der Kalkulation)
- Ist (erfasste Stunden und Eingangsrechnungen)
- Ist intern (interne Kosten anhand der Stundensätze der Mitarbeiter)
- Anzahl (Menge der geplanten oder erfassten Einheit)
- Preis pro Einheit
- Betrag (gesamt abzurechnender Betrag)
- nicht freigegebene Stunden (nur bei aktiver FREIGABEADMINISTRATION)
- nicht berechnet (noch nicht berechneter Betrag)
- berechnet (bereits berechneter Betrag)
- Modus (individueller Abrechnungsmodus pro Unterprojekt oder Kalkulationsposition)
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Alle Positionen werden zudem gekennzeichnet. Die Legende dafür ist:
- Haken (die Position ist vollständig abgerechnet oder als berechnet markiert)
- NWB (die Position ist in der Kalkulation als nicht weiterberechenbar markiert)
- FL (die Position ist in der Kalkulation als Fremdleistung markiert)
- rotes Ausrufezeichen (auf der Kalkulationsposition sind geschobene oder ausgeblendete nicht weiterberechenbare Einträge)
Abb.: Reiter Vorbereitung in Rechnung
Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, wählen Sie den Abrechnungsmodus und die Art der Rechnung, anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um die Rechnung zu erzeugen. TROI erzeugt die Rechnung und leitet Sie in den Bereich Stammdaten/Texte weiter. Um eine Gutschrift zu erstellen, muss die Rechnung einen Negativbetrag aufweiseneinen Negativbetrag aufweisen. Diesen können Sie manuell eintragen wenn Sie individuell abrechnen. WIEDERKEHRENDE RECHNUNGEN
Wiederkehrende Rechnungen
Mit den wiederkehrenden Rechnungen können Sie eine automatische Rechnungserstellung in TROI einstellen. Wechseln Sie dazu im Dropdown-Menü oben links von (RE) Vorbereitung auf wiederkehrende Rechnungen. In der Spalte Wiederholungszeitraum geben Sie den Zeitraum der automatischen Rechnungsstellung ein. ACHTUNG!
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Das Startdatum darf nicht in der Vergangenheit liegen. In der Spalte Wiederholung wählen Sie entweder einen Turnus aus dem Dropdown aus oder Sie geben für x die Zahl der Tage/Monate zwischen den einzelnen Rechnungen an. |
Wenn die Rechnung jeden Monat wiederkehrend erstellt werden soll, wählen Sie das Feld 1 Feld 1 Monat im Dropdown-Menü aus. Für eine jährlich wiederkehrende Rechnung wählen Sie das Feld x Monate und geben hier die 12 an. Um im Quartal oder halbjährlich abrechnen zu können, wählen Sie die Wiederholung x Monate und die 3 für ein Quartal oder die 6 für ein Halbjahr.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben. Nachdem Sie die wiederkehrende Rechnung gespeichert haben, können Sie diese ab dem Folgetag im Bereich Umsatz Rechnungen einsehen. Die Rechnung wird am Stichtag um 23:59 als Rechnungsentwurf erstellt, Sie . Sie können die Rechnungsdaten anschließend in den Stammdaten/Texte prüfen und die Rechnung mit Nummer erzeugen.
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Beim Drucken eines Angebots oder einer Rechnung erscheint der Fehler: Error 404.
| Status | ||||
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- Bitte prüfen Sie, ob in der Drucksteuerung Positionen mit der Checkbox aktiviert wurden. Das Dokument kann nicht ohne Positionen gedruckt werden.
- Bitte prüfen Sie, ob im Projektnamen ein Sonderzeichen steht. Entfernen Sie es.
- Bitte prüfen Sie, ob Sie Texte per Copy&Paste hinzugefügt haben. Die Formatierung der Texte wird beim Einfügen in TROI nicht gelöscht und kann dadurch den Absturz des Templates verursachen.
Rechnung erstellen ist nicht möglich
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Es können keine Rechnungen mit Nummer erzeugt werden. Die Mehrwertsteuer wird nicht angezeigt.
| Status | ||||
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Sie können zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen.
Variante 1:
System → Systemeinstellungen → im Dropdown Datenfeld Konfiguration auswählen. Hier aktivieren Sie die Checkbox Drucken und Nummer erstellen Button anzeigen, wenn die Rechnung freigegeben ist, wenn der gewünschte Button wieder angezeigt werden soll.
Bitte prüfen Sie die Einstellung im Reiter Mandant und im Reiter Benutzer: Die benutzerspezifischen Einstellungen im Reiter Benutzer überschreiben die globalen Einstellungen des Mandanten.
| Info |
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Es ist wichtig, dass beide Checkboxen aktiv sind. Ansonsten taucht das Feld bei der Rechnung nicht auf. |
Abb.: Position der Druckereinstellung in Datenfeld Konfiguration
Variante 2:
Sie geben die erstellte Rechnung wie gewohnt frei, indem Sie die Checkbox bei Rechnung freigeben aktivieren und speichern.
Über das erweiterte Menü oben links können Sie über das Auswahlmenü die Rechnung schließen. Dies bedeutet, dass die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und nicht mehr bearbeitet werden kann.
Abb.: Auswahlmöglichkeiten über das erweiterte Menü im Reiter Rechnung