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TROI bietet Ihnen komfortable Möglichkeiten, zu erwartende Umsätze zu planen, aktuelle Umsätze zu überwachen und bereits getätigte Umsätze auszuwerten. Dazu benötigen Sie die folgenden drei Module:
- Sales Stage
- MIS (Management Information System)
- Umsatzauswertungen (Umsatz Rechnungen)
Inhaltsverzeichnis:
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Erwartete Umsätze mit Sales Stage einsehen
Im Sales Stage können Sie einsehen, welchen Kunden Sie ein Angebot gemacht haben, welches Budget dieses Angebot umfasst und wie wahrscheinlich es ist, dass Sie mit dem Projekt beauftragt werden. Auf diese Weise können Sie gut einschätzen, welche Umsätze in der nächsten Zeit für Ihr Unternehmen realistisch sind.
Bitte beachten Sie: Um Sales Stage zu nutzen, müssen vom Administrator im Bereich System → Systemeinstellungen das Menü Datenfeld Konfiguration ausgesucht und die folgenden Punkte aktiviert werden:
- Reiter Lead anzeigen
- Sales Stage anzeigen
- Umsatz Forecast anzeigen
Sales Stage Auswertungen filtern und interpretieren
Über die zahlreichen Filterfunktionen von TROI können Sie sich nicht nur alle Umsatzerwartungen ansehen, sondern auch gezielt für einen Kunden, einen Zeitraum und so weiter. Dafür stehen Ihnen die folgenden Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
- Mandant
- Sales Stage oder Umsatz Forecast (sofern aktiviert)
- Alle Daten, Kunden oder Kontakte
- Auswahl des Kunden
- Auswahl des Mitarbeiters
- Status: Alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten
- Zeitraum der Angebote
Mit einem Klick auf den GO-Button werden Ihre Einstellungen ausgeführt.
Zu den Ergebnissen finden Sie die folgenden Informationen:
- Kunde
- Projektname
- Projektnummer
- Ansprechpartner
- Mitarbeiter
- Sales Stage (Status, z.B. angeboten)
- Beschreibung
- Erwartetes Bestelldatum
- Wahrscheinlichkeit (Prozentsatz wie wahrscheinlich Sie den Auftrag erhalten)
- Volumen (Budget des Auftrags)
- Bewertetes Volumen
Die entsprechenden Werte zieht TROI sich aus den Angeboten. Sie können die einzelnen Positionen aber noch anklicken und bearbeiten.
[Screenshot Sales Stage folgt]
Wenn Sie mehr über das Sales Stage wissen möchten, finden Sie Informationen dazu im gleichnamigen Kapitel.
Aktuelle Umsätze im MIS überwachen
Um über aktuelle Umsätze auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie das Management Information System (MIS) nutzen. Sie finden es im Ordner Auswertungen, im Unterordner MIS.
Grundsätzlich können Sie im MIS den Status aller Projekte überwachen. An dieser Stelle aber soll es konkret um den Umsatz gehen. Dazu wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Ertrag Extern die Optionen
- Ertrag intern (Eigenleistungen)
- Ertrag extern (Fremdleistungen)
Abhängig von Ihrer Auswahl findet dann eine Umsatzauswertung Ihrer internen Dienstleistungen oder der Leistungen von externen Mitarbeitern statt. Neben dieser grundsätzlichen Filtermöglichkeit können Sie im MIS ganz nach den Informationen, die Sie suchen, noch folgende Auswahlmöglichkeiten nutzen:
- Mandant
- Kunden
- Status (Alle, in Arbeit, zurückgestellt, abgeschlossen, nicht realisiert, inaktiv, Vorlagen, angeboten)
- Projektmappen
- Projekttypen (Bauprojekt, Büroorganisation, Corporate Design und so weiter, aber auch selbst angelegte Projekttypen)
- Projekte
- Projektverantwortliche
- Tätigkeiten/Produkte
- Beauftragte oder nicht beauftragte Projekte
- Modus des Auswertungsdatums (Auswertungsdatum, Beauftragungsdatum, Startdatum, Enddatum, Start- und Enddatum)
- Zeitraum der Auswertung
- Erfasste Stunden (wahlweise plus RAS Projektleiter oder Mitarbeiter)
Durch einen Klick auf den GO-Button wird dann eine individuelle Auswertung ganz nach Ihren Wünschen angefertigt.
Die Auswertung wird abhängig von Ihren Vorgaben unter anderem mit folgenden Informationen dargestellt:
- Soll Eigenleistungen (alternativ: Fremdleistungen)
- Ist Eigenleistungen (alternativ: Fremdleistungen)
- Rechnung (Das gesamte Budget)
- Nicht berechnet (Das restliche Budget)
- Gesamtumsatz (ein negativer Wert bedeutet, dass Sie in Vorleistung getreten sind)
- Das Verhältnis von Ist zu Soll in Prozent
- Das Verhältnis von Rechnung zu Ist in Prozent
Das "Soll" entspricht jeweils dem veranschlagten Budget, während das Ist die aktuell tatsächlichen Kosten wiederspiegelt. Wenn der Gesamtumsatz eines Projekts negativ ist, haben Sie die entstandenen Kosten dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt.
Ausführliche Informationen zur Nutzung des MIS finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Umsätze aus Rechnungen auswerten
Aus bereits gestellten Rechnungen können Sie Ihren tatsächlichen und endgültigen Umsatz berechnen. Dazu rufen Sie den Ordner Buchhaltung und den Unterordner Umsatz Rechnungen auf.
Standardmäßig werden Ihnen in diesem Modul alle abgeschlossenen Rechnungen aufgelistet und summiert. So können Sie auf den ersten Blick sehen, welche Umsätze Sie erzielt haben. Um den Umsatz nur für einen bestimmten Zeitraum, einen Kunden oder ein Projekt zu ermitteln, können Sie die Ergebnisliste filtern.
Dazu haben Sie folgende Optionen:
- Alle Rechnungen, Debitor oder Kreditor
- Alle Kunden, ein einzelner Kunde
- Alle Rechnungen, Rechnungsforecast, gestellte Rechnungen, intern freigegebene Rechnungen, intern nicht freigegebene Rechnungen
- Startdatum der Rechnungen
- Monat der Rechnungen
- Kunde
Mit einem Klick auf GO werden Ihre Kriterien ausgeführt und nur die Rechnungen angezeigt, die Sie sehen möchten. In der Übersicht finden Sie alle wichtigen Details zur Rechnung wie Rechnungsnummer und Projekt. Für Ihre Auswertung wichtig sind hier aber
- Der Nettobetrag
- Die Umsatzsteuer
- Der Bruttobetrag
[Screenshot Umsatz Rechnungen folgt]
Wenn Sie mehr über Ihre Möglichkeiten im Modul Umsatz Rechnungen wissen möchten, können Sie dies im gleichnamigen Kapitel nachlesen
Sales Stage Kontakte
Sales Stage im Kontaktmodul
Die Sales Stage in Troi ermöglicht eine transparente Abwicklung des Vertriebsprozesses von der Kaltakquise bis über die Projektverwaltung. Es ist gar nicht notwendig, obwohl empfehlenswert, dass ein Projekt für die Troi Sales Stage erfasst wird. In diesem Guide werden Sie durch den kompletten Prozess im Kontaktmodul und im Projektmodul geführt um den perfekten Ablauf bis zur Beauftragung abzuwickeln.
Erfassung eines Lead Status
Leadstatus können erfasst werden im Bereich Projektstatus im Reiter "Leadstatus" unter: Projektadmin > Projektstatus. Über das + Symbol können weitere Status hinzugefügt werden.
Erfassung eines Leads im Kontaktmodul
Leads können im Troi Kontaktmodul nur für Firmenkontakte erfasst werden. Sollten Sie den Reiter Lead nicht sehen, bitten wir Sie den Troi Support zu kontaktieren.
Als Lead kann man ein neues potentielles Geschäft eintragen, was vielleicht noch nicht reif genug ist, um ein neues Projekt zu rechtfertigen. Der Eintrag besteht aus folgenden Informationen:
Feldname | Bedeutung | Verlinkung in Troi |
|---|---|---|
Name des potentiellen Geschäfts | ||
| Monetäres Geschäftsvolumen | ||
| Prozentuelle Wahrscheinlichkeit der Beauftragung | Kann nur in 10er Stufen eingestellt werden und ist nicht konfigurierbar. | |
| Datum der potentiellen Beauftragung | ||
| Zuständiger Mitarbeiter für das Geschäft | Die Liste besteht nur aus aktiven Troi Benutzern | |
| Ansprechpartner im dazugehörigen Firmenkontakt | Liste ist nach Mitarbeiter des Lead-Unternehmens beschränkt | |
| Sales Stage Kategorie | Kann unter Daten » Individuelle Kontaktfelder im Troi Menü erweitert werden | |
| Genauere Beschreibung der Business Opportunity |
Mit einem Klick auf Speichern, können sie die eingetragene Information sichern und eine neue Opportunity wird im unteren Bereich aufgeführt. Damit haben Sie den Vorgang abgeschlossen, bearbeiten aber noch dieselbe Opportunity. Um eine neue zu erstellen, klicken Sie einfach auf das "+" Symbol.
Auswertung von Leads
Eingetragene Leads können gesamt in der Sales Stage Auswertung analysiert werden. Dort werden z.B. die potentiellen Geschäftsvolumen bereits mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit der Opportunity multipliziert, um den im Zeitraum definierten Volumen, z.B. nach Ansprechpartner gefiltert, auszuwerten.
Hier kann man auch Sales Stages aus Projekten auflisten und eine gesamte Sales Stage Auswertung analysieren. Wie man im Projektmodul Sales Stages einträgt, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
Sales Stage im Projektmodul
Ebenso im Projektmodul ist es möglich Sales Stages in einer detaillierteren Form einzutragen. Dafür ist es notwendig, dass ein Projekt bereits kalkuliert und ggf. angeboten wurde, damit man die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum eintragen kann, womit solche Einträge parallel zu Kontakt-Leads in der Sales Stage Auswertung aufgelistet werden können.
Erfassung der Wahrscheinlichkeit von (Unter)projektbeauftragungen
Die Erfassung der zwei oben genannten Datensätze erfolgt nach der Erstellung einer Kalkulation, da diese das potentielle Auftragsvolumen bestimmt. Die Wahrscheinlichkeit und das erwartete Bestelldatum werden dann auf Unterprojekt-Ebene erfasst, weshalb es empfohlen wird, dies bereits beim Kalkulieren/Anbieten zu berücksichtigen (z.B. optionale Positionen, die eine geringere Bestellwahrscheinlichkeit haben, sollten unter ein dediziertes Unterprojekt eingetragen werden). Die Relevanz der Sales Stage für Auswertungen ist noch zusätzlich verstärkt, wenn man Unterprojekte als Arbeitspakete, die in unterschiedlichen Zeiten beauftragt und geliefert werden, damit dies auch im Feld erwartetes Bestelldatum berücksichtigt werden kann.
Sollten aber unterschiedliche Wahrscheinlichkeiten und Bestellzeiten gewünscht sein, können beide Datensätze in der Projektebene eingetragen werden, was automatisch für alle Unterprojekte übernommen wird.
Erfassung von Umsatzforecast im Projektmodul
Zusätzlich zur Sales Stage, kann man bereits im Projektmodul die monatliche Verteilung des Projektumsatzes eintragen. Damit unterschiedliche Arbeitspakete mit unterschiedlichen Deadlines berücksichtigt werden können (wie in der Sales Stage), erfolgt dies auch, obwohl optional, auf Unterprojekt-Ebene. Standardmäßig werden die verteilten Umsätze pro Jahr angezeigt, damit man eine gute Übersicht in normalen Bildschirmauflösungen bekommen kann. Deswegen wird auch die Zusammenfassung der Summen in den letzten vier Spalten angezeigt:
Spaltenname | Bezeichnung |
|---|---|
| Summe | Summe der angezeigten Periode (z.B. 2017, alle Monate) |
| Gesamtsumme | Summe aller Perioden (egal in welches Jahr eingetragen) |
| Unterprojekt ges. | Gesamtsumme der Kalkulation / des Angebots |
| Differenz | Differenz zwischen Gesamtsumme und Unterprojekt ges. |
Vollständige Auswertung von Sales Stage und Forecast
Die oben genannte Sales Stage Auswertung kann nun alle drei Datensätze darstellen. Wenn im zweiten Filter Sales Stage ausgewählt wird, kann man im dritten Filter zwischen Kontakte (Leads im Kontaktmodul) oder Kunden (Sales Stage in Projekten) wählen. Eine Mischansicht ist durch die Option alle Daten möglich.
Separat dazu kann aber die Option Umsatz Forecast im zweiten Dropdown ausgewählt werden, damit man die Summe der monatlichen Umsatzprognosen aller Projekte sehen kann. Die Ansicht ist identisch zur Einzeldarstellung im Projektmodul, obwohl man hier nur die Gesamtsumme auf Projekt-Ebene sieht, nicht einzelne Unterprojekt-Einträge.
