n In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit TROI Stunden erfassen und gleich für die Abrechnung vorbereiten können.
Die Stundenerfassung können Sie öffnen, indem Sie durch Klick auf das TROI-Symbol den Basis-Bereich öffnen. Hier finden Sie rechts im Bildschirm das Symbol eines Pfeils, der auf eine Uhr zeigt: Die Stundenerfassungeiner Uhr mit einer Linie darüber. Ein Klick auf das Symbol bringt Sie direkt in das entsprechende Programm. Gestartet wird mit einem Überblick über bereits erfasste Stunden.
Achtung: Modul.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Um überhaupt Stunden erfassen zu können, müssen für den jeweiligen Mitarbeiter entsprechende Stundensätze festgelegt worden sein. Unter Mitarbeiter → Stunden-, Tagessätze können Sie interne und externe Stundensätze hinterlegen. |
...
(siehe (STUNDEN-/TAGESSÄTZE) |
Der Startbereich: Bereits erfasste Stunden
Wenn Sie die Stundenerfassung starten, landen Sie automatisch in diesem Bildschirm. Hier finden Sie übersichtlich aufgelistet alle Stunden, die in der jüngsten Vergangenheit bereits erfasst wurden. Dabei erhalten Sie nicht nur Informationen zur jeweils erfassten Position, sondern auch zu den Stunden und zu einer Gesamtschätzung. Auch Kommentare zum jeweiligen Stundensatz sind hier – sofern hinterlegt – zu finden.
Die erfassten Stunden werden nach Woche Kalenderwoche und Wochentag sortiert, so dass Sie immer sofort überblicken können, welche Stunden an welchem Tag erfasst wurden. Dabei findet noch eine Feinsortierung nach weiterberechenbaren und nicht weiterberechenbaren Einträgen statt. Ganz unten werden alle erfassten Stunden außerdem noch einmal summiert aufgeführt.
Stunden über die Übersicht erfassen
Als obersten Posten in der Stundenübersicht finden Sie eine Zeile mit einem freien Eintrag, bei dem nur der Mandant vorgegeben ist. Hier können Sie jetzt einfach die angefallenen oder geschätzten Stunden eintragen und bei Bedarf noch einen Kommentar hinzufügen. Mit einem Drücken der Enter-Taste wird der Eintrag gespeichert.
Die Stundenübersicht wird jetzt neu geladen und Ihr aktuellster Eintrag wird an chronologisch passender Stelle angezeigt. Stundenerfassungen, die im Voraus getätigt wurden, sind dementsprechend nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Kalenderwoche ausgewählt haben. Wie lange Sie Stunden rückwirkend sehen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen.
Wie im nächsten Abschnitt ausführlich erklärt wird, können Sie sich in der Übersicht auch nur gezielt die Projekte anzeigen lassen, die Sie sehen möchten. Auf diese Weise werden gleich die Erfassungsfelder hervorgehoben, die Sie benötigen. So lassen sich Stunden ganz bequem zuordnen.
Jetzt fügen Sie einfach Ihre Stunden manuell hinzu und speichern den Eintrag mit der Enter-Taste. Wie lange Sie Stunden rückwirkend erfassen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen. Administratoren können die Stunden jederzeit rückwirkend bearbeiten.
Filterfunktionen in der Menüleiste
Damit Sie immer schnell die Stunden oder Positionen finden, die Sie suchen, können Sie die Menüleiste der Stundenerfassung zum Filtern verwenden. Ganz links Links befindet sich ein ButtonDropDown, mit dem Sie gegebenenfalls den Mandanten auswählen können. Daneben haben Sie die Möglichkeit, eine Kalenderwoche oder einen bestimmten Tag auszusuchen, für den die erfassten Stunden angezeigt werden, oder für den nachträglich Stunden erfasst werden sollen. Die Tage werden immer für die aktivierte Kalenderwoche angezeigt. Wollen Sie weiter in die Vergangenheit gehen, suchen Sie also erst die Kalenderwoche aus und anschließend das passende Datum.
...
Wenn der Projektfilter immer noch eine unübersichtliche Liste ausgibt, können Sie die Suche weiter einschränken. Fügen Sie dem Projektnamen aus der Suchmaske noch Ihre Tätigkeitsbeschreibung hinzu, zum Beispiel „Beratung“. Es werden dann nur die Positionen aus dem Projekt angezeigt, die mit Beratung zu tun haben.
Stunden über die Übersicht erfassen
Zuerst müssen Sie das Projekt oder die Positionen, für die Sie nun Stunden erfassen möchten wie oben beschrieben filtern. Möchten Sie sich alle Positionen anzeigen lassen, für die Sie Stunden erfassen können, geben Sie einfach ein * im Suchfeld ein.
Unter Erfassungspositionen finden Sie nun . Hier können Sie jetzt einfach die angefallenen oder geschätzten Stunden eintragen und bei Bedarf noch einen Kommentar hinzufügen. Mit einem Drücken der Enter-Taste wird der Eintrag gespeichert.
Die Stundenübersicht wird jetzt neu geladen und Ihr aktuellster Eintrag wird an chronologisch passender Stelle angezeigt. Stundenerfassungen, die im Voraus getätigt wurden, sind dementsprechend nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Kalenderwoche ausgewählt haben. Wie lange Sie Stunden rückwirkend sehen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen.
Wie im nächsten Abschnitt ausführlich erklärt wird, können Sie sich in der Übersicht auch nur gezielt die Projekte anzeigen lassen, die Sie sehen möchten. Auf diese Weise werden gleich die Erfassungsfelder hervorgehoben, die Sie benötigen. So lassen sich Stunden ganz bequem zuordnen.
Jetzt fügen Sie einfach Ihre Stunden manuell hinzu und speichern den Eintrag mit der Enter-Taste. Wie lange Sie Stunden rückwirkend erfassen können, lässt sich übrigens in den Systemeinstellungen festlegen. Administratoren können die Stunden jederzeit rückwirkend bearbeiten
Individuelle Bearbeitung der Übersicht
...