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• Projekt
• Angebot
• Anfrage
• Beauftragung
• Rechnung (Ausgangsrechnung)
• Eingangsrechnungen
• Stundenfreigabe durch Teamleiter
• Stundenfreigabe durch Projektverantwortliche

Die Projektfreigabe

Wenn Sie im System einen Freigabeprozess für Projekte hinterlegen, ist das Anlegen von Projekten unbefugten Mitarbeitern unmöglich. Haben Sie hingegen keinen Freigabeprozess hinterlegt, kann im Prinzip jeder ein neues Projekt anlegen.

Sie können den Freigabeprozess auf verschiedene Art konfigurieren, um ihn optimal an Ihre Unternehmensabläufe anzupassen.

Die Angebotsfreigabe

Die Angebotsfreigabe kann in TROI so konfiguriert werden, dass berechtigte Gruppen Angebote an Kunden nur auf Basis einer im System hinterlegten Summe freigeben können.

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Sie können mehrere Freigabeprozesse für ein Angebot konfigurieren, um zum Beispiel für jede Angebotshöhe die richtigen Gruppen oder Personen zur Freigabe zu berechtigen. So könnten kleinere Beträge beispielsweise auch von einem Mitarbeiter freigegeben werden, statt vom Projektleiter.

Die Freigabe von Anfragen

Wenn Sie Material oder Dienstleistungen einkaufen möchten, wird dazu eine Anfrage an den jeweiligen Unternehmer benötigt. In den TROI Projekten können Sie auch für diesen Prozess eine Freigabe einrichten. Wie schon bei den Angeboten ist auch die Freigabe von Anfragen an eine von Ihnen festlegbare Summe geknüpft.

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Sie können für Anfragen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Der Freigabeprozess für Beauftragungen

Durch Freigabeprozesse können Sie in TROI gewährleisten, dass Beauftragungen nur in angemessenen Höhen erteilt werden können.

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Sie können für Beauftragungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Rechnungsfreigaben

Damit Rechnungen in der richtigen Höhe gestellt werden, können Sie in TROI Freigabeprozesse einrichten.

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Sie können für Rechnungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.

Stundenfreigaben für Teamleiter

 Sie können Freigabeprozesse anlegen, durch die die erfassten Stunden von Mitarbeitern durch den Teamleiter freigegeben werden müssen.

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Wenn Sie einem Teamleiter die Berechtigung zur Freigabe von Stundenerfassungen gegeben haben,  findet dieser auf seinem Schreibtisch zukünftig den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter in der linken Spalte vor. Hier steht die Anzahl der freizugebenden Stunden. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite Freigabeliste – Stundenfreigaben Teamleiter aufgerufen.

Stundenfreigaben durch den Projektverantwortlichen

Sie können einen Freigabeprozess erstellen, der bei der Stundenerfassung die Freigabe durch den Projektverantwortlichen vorsieht.

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• Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsichtlich der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
• Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
• Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
• Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
• Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
• Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
• Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
• Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter

Freigabe-Administration

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• Administration Freigaben
• Freigabegruppen
• Freigabedefinition
  

Administration Freigaben

In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).

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• Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
• Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
• Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
• Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
• Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
• Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
• Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
• Suche - Freitext-Suche

Freigabegruppen

In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.

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Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabegruppe editieren

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe editieren bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:

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Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.

Freigabegruppe löschen

Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe löschen entfernt werden.

Freigabegruppe erstellen

Über Klick auf das + Symbol unten rechts kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.

Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können

Mit dem Update auf die Troi Version 5.4.20 ist es seit Mitte Mai 2017 möglich sämtliche Unterzeichner zusätzlich zu Genehmigern/Freigabeberechtigten auszuwählen. Falls es eine Vorgabe vom Unternehmen gibt, dass der oder die Freizeichner/in des Dokuments automatisch Unterzeichner sind, kann dies unter System » Systemeinstellungen im Dropdown auswählwn. Sobald ein Haken bei mache alle Genehmiger zu Unterzeichnern gesetzt ist, werden bei neuen Dokumenten automatisch die Genehmiger der Dokumente als Unterzeichner gesetzt, jedoch erst, wenn diese Person die Freigabe erteilt hat!

Freigabedefinition

In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie eine fünfspaltige Darstellung.

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Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.

Freigabebereich editieren

Freigabebereiche können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabedefinition bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

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Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.

Freigaberegeln editieren

Freigaberegeln können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigaberegeln bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:

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Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.

Freigabebereiche / Freigabetypen

Die Freigabebereichen bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen unten aufgeführte Kriterien für definierte Aktionen:

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• Projekt
• Angebot
• Anfrage
• Beauftragung
• Rechnung
• Lieferantenrechnung
• Stundenfreigabe Teamleiter
• Stundenfreigabe Projektverantwortlicher

Projekt Freigabe-Prozess

Bei Verwendung des Projekt Freigabe-Prozesses ist die Projektanlage für nicht berechtigte Personen gesperrt.

Es stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich der Projektanlage zur Verfügung.

Angebots Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Angebots Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe des Angebotes auf die hinterlegte Summe/Höhe des Angebotes und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

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Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Angebote hinterlegt werden, um für jede Angebots-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Anfrage Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Anfrage Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Anfrage auf die hinterlegte Summe/Höhe der Anfrage und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

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Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Anfragen hinterlegt werden, um für jede Anfrage-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Beauftragung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Beauftragungen integriert werden, der die Freigabe der Beauftragung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Beauftragung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

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Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Beauftragungen hinterlegt werden, um für jede Beauftragungs-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Rechnung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Rechnungen integriert werden, der die Freigabe der Rechnung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Rechnung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

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Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Rechnungen hinterlegt werden, um für jede Rechnungs-Höhe die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Lieferantenrechnung Freigabe-Prozess

In Troi Projekten kann ein Freigabe-Prozess für Rechnungen integriert werden, der die Freigabe der Rechnung auf die hinterlegte Summe/Höhe der Rechnung und zur Freigabe berechtigte Gruppen prüft.

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Es können mehrere Freigabe-Prozesse für Lieferantenrechnungen hinterlegt werden, um für jede Höhe der entsprechenden Lieferantenrechnungen die richtigen Gruppen/Personen zur Freigabe zu berechtigen.

Stundenfreigaben Teamleiter

Zur Stundenerfassung kann ein Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Stunden durch einen Teamleiter vorsieht.

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Der zur Freigabe berechtigte Teamleiter erhält auf dem Troi Schreibtisch auf der linken Seite den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter, welcher die Anzahl der freizugebenden Stunden darstellt. 
Bei Klick wird direkt die Seite Freigabelisten > Freigabeliste > Stundenfreigaben Teamleiter angezeigt.

Stundenfreigaben Projektverantwortlicher

Zur Stundenerfassung kann ein Freigabe-Prozess integriert werden, der die Freigabe der Stunden durch einen Projektverantwortlichen vorsieht.

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