Pressekontakte erstellen und verwalten
Die Datenbank für Pressekontakte bei TROI ist nicht nur ein praktisches Nachschlagewerk für Sie. Sie wurde innerhalb des PR Moduls so mit den anderen verknüpft, dass Sie ohne das lästige Eingeben von Kontakten ganz bequem Nachrichten an Pressevertreter versenden können. Einmal eingegeben, lassen sich die Pressekontakte jederzeit beliebig nutzen. Das spart einiges an Zeit.
Der erste Reiter im PR Modul sind die Pressekontakte. Wenn er beim Aufrufen nicht schon aktiviert ist, können Sie ihn durch einen Klick auf den entsprechenden Button in der Titelzeile aufrufen.
Kontaktübersicht und Filtermöglichkeiten
Standardmäßig erhalten Sie in diesem Reiter einen Überblick über alle vorhandenen Pressekontakte. Sie sind mit unterschiedlichen Zeichen markiert, die der Übersicht halber kurz erklärt werden sollen:
- [Symbol einzelnes Männchen] Personenkontakt
- [Symbol zwei Männchen] Abteilung
- [Symbol Haus] Firma
- Eingerahmtes Symbol: Favorit
Die vorhandenen Kontakte werden mit Symbol, Namen des Ansprechpartners und Unternehmen angegeben, in dem der Pressevertreter arbeitet.
Um sich die Kontakte anzeigen zu lassen, die Sie haben möchten, bietet TROI Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten. Sie befinden sich alle in der Menüleiste oberhalb der Kontaktübersicht.
Ganz links haben Sie die Wahl, ob Sie sich alle Einträge aus der Kontaktdatenbank anzeigen lassen möchten, oder lediglich die Einträge aus der Pressedatenbank. Daneben können Sie festlegen, ob Ihnen alle Felder mit Eintragungen angezeigt werden oder nur bestimmte, wie zum Beispiel die Adresse. Das letzte Dropdownmenü ermöglicht Ihnen darüber hinaus noch eine Filterung nach Person, Unternehmen, Abteilung und so weiter.
Wenn Sie Ihre Pressekontakte verschiedenen Kategorien zugeordnet haben, können Sie auch dazu noch eine Filterung vornehmen. So lassen sich zum Beispiel ganz leicht alle Vertreter der Regionalpresse oder Ansprechpartner aus einem wichtigen Fachmagazin finden.
Wie überall bei TROI haben Sie auch in den Pressekontakten zu guter letzt noch die Möglichkeit, einen Kontakt direkt nach Namen zu suchen. Wenn Sie ein * ins Feld eingeben, werden alle Kontakte angezeigt.
[Screenshot Menüleiste folgt]
Um sich einen Kontakt näher anzusehen, wählen Sie ihn in der linken Liste aus und klicken ihn an. In der daneben liegenden Spalte öffnet sich dann ein neuer Bereich mit näheren Informationen zum Kontakt. Hier finden Sie übersichtlich angeordnet Informationen zur Erreichbarkeit, die Position im Unternehmen und ähnliches.
Einen neuen Pressekontakt erstellen
Wollen Sie einen neuen Pressevertreter in Ihre Kontaktdatenbank aufnehmen, klicken Sie auf das blaue Plus-Zeichen am rechten Ende der Menüleiste.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun zwischen Firmen- und Personenkontakten wählen können. Die Vorgehensweise ist hier genauso wie beim Anlegen normaler Kontakte und wird hier deshalb nicht noch einmal näher erläutert. Sie können eine genaue Anleitung aber im entsprechenden Kapitel finden.Die Pressekontakte geben Ihnen die Möglichkeit eine eigene Pressedatenbank zu verwalten oder auf die bestehende Kontaktdatenbank zurückzugreifen.
Wenn Sie das PR Modul im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Pressekontakte.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten. Diese sind:
- Kontakte (Kontaktdatenbank oder Pressedatenbank)
- Kontaktfelder (Name, Strasse, Ort, PLZ usw.)
- Art (???)
- Kontakt Kategorie
- Suchfeld
PRESSEKONTAKTE ERSTELLEN UND VERWALTEN
Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen möchten wählen Sie im Kontakte Dropdown zuerst die Datenbank aus in welcher der Kontakt erstellt werden soll. Pressedatenbank für einen Pressekontakt und Kontaktdatenbank für einen normalen Kontakt. Anschließend klicken Sie auf das Plus-Zeichen um DIE KONTAKTE anzulegen.
Mit der Eingabe von einem * im Suchfeld und einen Klick auf GO bekommen Sie alle Kontakte aus der Pressedatenbank bzw. der gewählten Datenbank angezeigt in der Spalte Personen / Medien. Klicken Sie auf den Kontakt erscheint die Spalte Detailansicht Medium für Firmen- und Personendaten und die Spalte Detailansicht Person für die Personendaten.
PERSONEN / MEDIEN
In dieser Spalte haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren DIE KONTAKTE zu bearbeiten. Zusätzlich erscheint die Kontakt ID wenn Sie den Eintrag berühren.
DETAILANSICHT MEDIUM
In dieser Spalte haben Sie die Möglichkeit über das Pfeil-Zeichen welches erscheint wenn Sie den Kontakt berühren DIE KONTAKTE zu bearbeiten. Zusätzlich erscheint wenn Sie den Kontakt berühren eine Meldung wenn dieser keine E-Mailadresse hat. Weitere Funktionen sind:
- Bemerkung (dem Kontakt kann eine Bemerkung hinzugefügt werden)
- Kategorien (dem Kontakt können Kategorien hinzugefügt werden)
- i (vCard bearbeiten)
- Drucksymbol (Adressetikett drucken, sofern ein Template hinterlegt ist)
- Stiftsymbol (Details bearbeiten)
Über die Filtermöglichkeiten Kontaktfelder und das Suchfeld können Sie die Ansicht verfeinern.
DETAILANSICHT PERSON
In dieser Spalte haben Sie die Möglichkeit zu sehen ob der Kontakt bereits einem Verteiler, einer Aussendung oder einem Follow Up zugeordnet ist oder nicht. Dazu filtern Sie über die Drop Down oder über das Suchfeld. Weitere Funktionen sind:
- Bemerkung (dem Kontakt kann eine Bemerkung hinzugefügt werden)
- Kategorien (dem Kontakt können Kategorien hinzugefügt werden)
- Pfeilsymbol (Follow Up hinzufügen)
- i (vCard bearbeiten)
- Drucksymbol (Adressetikett drucken, sofern ein Template hinterlegt ist)
- Stiftsymbol (Details bearbeiten)
Aktivieren Sie die Checkbox bei einer Aussendung oder Verteiler können Sie mit einen Klick auf das Plus-Zeichen den Kontakt hinzufügen. Wenn der Kontakt bereits hinzugefügt ist können Sie mit einen Klick auf das Minus-Zeichen die Zuordnung entfernen. Wählen Sie dazu jeweils im ersten Drop Down den gewünschten Bereich aus und im zweiten Drop Down ob Sie nach einer bestehenden oder nicht bestehenden Zuordnung suchen.
