Einen Presseverteiler anlegen
Presseverteiler bieten den praktischen Vorteil, dass Sie eine Nachricht zeitgleich an mehrere Personen verschicken können. Da sich theoretisch beliebig viele Presseverteiler mit unterschiedlichen Kontakten anlegen lassen, können Sie für jede Art von Pressemitteilung einen eigenen Verteiler einrichten.
Die Übersicht über die Presseverteiler
Wenn Sie den Reiter Presse Verteiler aufrufen, sehen Sie dort als erstes eine Übersicht der bereits bestehenden Verteiler. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, durch verschiedene Filterfunktionen die Verteiler zu suchen, die Sie benötigen.
Links in der Menüzeile befindet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie das Unternehmen auswählen können, dessen Verteiler Sie anzeigen lassen möchten. Im Suchfeld daneben können Sie auch den Namen des Verteilers angeben. Wenn Sie ein Sternchen in das Feld setzen, werden alle Presseverteiler angezeigt.
Um die Auswahl einzugrenzen können Sie außerdem wählen, ob alle Verteiler oder nur die aktiven ausgewählt werden sollen.
Sofern mit den von Ihnen gemachten Filterkriterien Presseverteiler gefunden wurden, werden diese in einer Verteilerliste angezeigt. Wie schon bei den P ressekontakten sind auch die Verteiler wiederum mit eigenen Symbolen gekennzeichnet, die zum Beispiel Firmenkontakte markieren.
Mit einem Klick auf die jeweilige Verteilerliste gelangen Sie in die Detailansicht dieses Verteilers. Hier werden Ihnen alle Empfänger mit Namen, Firma, Adresse und Typ angezeigt. Mit einem Klick auf den jeweiligen Empfänger können Sie wahlweise den Datensatz bearbeiten oder ein Follow Up hinzufügen.
In der Detailansicht können Sie außerdem weitere Kontakte hinzufügen, Kontakte entfernen, den Verteiler bearbeiten oder die ganze Liste in eine Excel-Datei exportieren.
[Screenshot Detailansicht folgt]
Einen neuen Verteiler anlegen
Sofern sich in Ihrer Liste schon Verteiler befinden, können Sie einfach die jeweilige Liste anklicken, um eine Mappe oder einen neuen Verteiler hinzuzufügen. Dieselbe Funktion erhalten Sie, wenn Sie in der Menüleiste auf das blaue Plus-Zeichen klicken.
In diesem Fall wollen wir erst einmal einen neuen Verteiler anlegen und klicken auf den entsprechenden Button. Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster mit der Überschrift Verantwortlicher. Hier füllen wir erst einmal die Basisdetails aus, also Bezeichnung des Verteilers und seine Beschreibung. Sie können außerdem entscheiden, ob der Verteiler aktiv oder nicht aktiv sein soll.
[Beispielhafter Screenshot]
Wenn Sie jetzt in den Reiter Personen manuell hinzufügen wechseln, können Sie sich hier alle Kontakte zum Einfügen anzeigen lassen. Auch hier haben Sie wieder Filterfunktionen:
Im einfachen Modus wählen Sie zwischen Kontaktdatenbank und Pressedatenbank. Außerdem können Sie zwischen Firmen- und Personenkontakten unterscheiden sowie eine maximale Anzeige von Ergebnissen festlegen. Wie immer steht Ihnen auch hier eine Suchmaske zur Verfügung, um gezielt nach Namen zu suchen. Mit einem Klick auf den Stern werden Ihnen die Favoriten angezeigt.
Im erweiterten Modus suchen Sie nach normalen Kontakten und Pressekontakten, können sich aber nicht nur geschäftliche, sondern auch private Kontaktdaten anzeigen lassen.
Um Kontakte in den Verteiler aufzunehmen, klicken Sie einfach die Kästchen ganz links vor dem Namen an und fügen sie mit einem Klick auf das Plus-Zeichen ganz unten rechts der Liste hinzu. Das Symbol daneben ermöglicht es Ihnen übrigens, gleich alle Personen aus der Liste dem Verteiler hinzuzufügen.
Im Smart Verteiler rechts können Sie dann noch einmal spezielle Zuweisungen treffen.
Wenn Sie jetzt zurück in die Übersicht gehen, wird Ihnen der neu angelegte Presseverteiler mit allen Empfängern angezeigt.Die Verteiler geben Ihnen die Möglichkeit Ihre Personenkontakte nach Kategorien oder Thema zusammenzufassen und zu verwalten.
Wenn Sie das PR Modul im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Verteiler.
Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten. Diese sind:
- Mandant
- Suchfeld
- zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
- nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)
MAPPEN ANLEGEN UND BEARBEITEN
In Mappen können Sie Ihre Verteiler nach Thema sortieren. Die Struktur der Verteilerliste ist aufgebaut nach: Kunde > Mappe > Untermappe > Verteiler.
Wenn Sie einen neuen Verteiler oder eine neue Mappe anlegen möchten klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Sie haben hier die Auswahl zu entscheiden ob Sie eine Mappe oder direkt einen Verteiler anlegen möchten. Eine weitere Möglichkeit ist das anlegen von Mappen und Verteilern über den Pfeil der erscheint wenn Sie in der Verteilerliste die jeweilige Ebene berühren. Auf der Kundenebene können Sie eine Mappe hinzufügen oder einen neuen Verteiler anlegen. Haben Sie eine Mappe angelegt können Sie in dieser Ebene eine neue Untermappe anlegen, einen neuen Verteiler anlegen oder die Mappe bearbeiten.
Treffen Sie die Auswahl neue Mappe anlegen oder neue Untermappe anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit einen Mappennamen festzulegen. Über den Pfeil der erscheint wenn Sie die Mappe berühren können Sie die Mappe bearbeiten und diese aktiv/inaktiv setzen oder umbenennen. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe.
VERTEILER ANLEGEN UND BEARBEITEN
Wenn Sie einen neuen Verteiler anlegen öffnet sich ein Fenster, hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Einstellungen vorzunehmen.
In den Basisdetails vergeben Sie einen Namen für den Verteiler, hinterlegen eine Beschreibung und legen fest ob der Verteiler aktiv oder inaktiv sein soll. Mit einen Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingabe, ein Klick auf den Papierkorb löscht den Verteiler.
In der Schaltfläche Personen manuell hinzufügen legen Sie fest welche Kontakte dem Verteiler hinzugefügt werden sollen. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Auswahl. Diese sind:
- Kontakte (Kontaktdatenbank oder Pressedatenbank)
- Art (alle oder Personen, beide Filter haben dieselben Ergebnisse)
- Anzahl (wie viele Suchergebnisse sollen angezeigt werden)
- Suchfeld (mit * können alle Kontakte gesucht werden)
- Stern (zeigt alle Favoriten)
Unter Erweitert können Sie eine erweiterte Kontaktsuche nach speziellen Kontaktfeldern oder Kategorien durchführen. Ihre individuelle Abfrage kann für die spätere Verwendung als Smart Verteiler gespeichert werden.
Mit einen Klick auf das Plus-Zeichen auswählen werden alle Kontakte hinzugefügt bei denen die Checkbox aktiviert wurde. Mit einen Klick auf das Plus-Zeichen alle auswählen werden alle Kontakte hinzugefügt die sich in der Ansicht befinden. Ein Klick auf den Papierkorb unter Erweitert leert die individuelle Suche. 
Sofern Sie bereits eine individuelle Abfrage unter Erweitert durchgeführt und gespeichert haben können Sie diese Abfrage unter Smart Verteiler auswählen. Der Smart Verteiler aktualisiert sich automatisch wenn ein neuer Kontakt die Anforderungen der Erweiterten Suche erfüllt oder nichtmehr erfüllt.
Mit einem Klick auf den Verteiler in der Verteilerliste wird die Detailansicht des Verteilers angezeigt. In der Detailansicht können Sie den Verteiler bearbeiten und erhalten eine Übersicht über alle Kontakte die dem Verteiler zugewiesen sind. Alternativ können Sie über den Pfeil der erscheint wenn Sie den Verteiler berühren den Verteiler bearbeiten oder den Verteiler löschen. Die Bearbeitungsmöglichkeiten in der Detailansicht sind:
- Plus-Zeichen (Kontakte hinzufügen)
- Minus-Zeichen (ausgewählte Kontakte entfernen, die Auswahl findet über die Checkbox statt)
- Stiftsymbol (Verteilerpflege)
- Exportsymbol (der Verteiler wird exportiert)
- Suchfeld
Berühren Sie einen Kontakt in der Detailansicht Verteiler haben Sie die Möglichkeit mit einen Klick auf das Stiftsymbol den Kontakt zu bearbeiten oder mit einen Klick auf den Pfeil ein Follow Up hinzuzufügen.
