Mit dem neuen PR-Modul ist es noch einfacher, den Versand von HTML-formattierte E-Mails zu verwalten, womit man einfach eine Datei an das Modul hochlädt und diese dann mit den vordefinierten Variablen von Troi versieht, damit diese personalisiert an den Empfängern ankommt.In den Aussendungen legen Sie den Aussendungsinhalt als HTML & Plaintext oder E-Mail fest, außerdem können Sie einstellen zu welchen Zeitpunkt die Aussendung automatisch versendet werden soll. 

Wenn Sie das PR Modul im Startmenü aufgerufen haben, finden Sie darunter verschiedene Unterordner. Einer von ihnen trägt den Titel Aussendungen.

Mit einem Klick öffnen Sie den Ordner. Das Fenster, das sich daraufhin öffnet, enthält eine Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten. Diese sind:

• Mandant
• Suchfeld
• zeige alle (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden alle Mappen angezeigt)
• nur aktive (Mappen können aktiv/inaktiv geschalten werden, bei Auswahl werden nur die aktiven Mappen angezeigt)

Inhaltsverwaltung im PR-Modul

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Wie schon bei den anderen Reitern werden auch hier wieder die einzelnen Aussendungen mit Symbolen markiert.  Klicken Sie auf einen der Einträge, öffnet sich die Detailansicht.

[Screenshot Detailansicht folgt]

Hier finden Sie wichtige Informationen zur Aussendung, zum Beispiel:

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Im letzten Bereich der Aussendungseinstellungen können Sie wählen, ob die Aussendung aktiv ist, geblockt, freigegeben oder sogar schon gesendet wurde und wer Zugriff auf diese Datei hat. Nach dem Bearbeiten und Speichern wechseln Sie dann in den Reiter Empfänger.

[Screenshot Aussendungseinstellungen folgt]

Im Reiter Empfänger können Sie auswählen, welche Kontakte die Aussendung erhalten sollen. Um einen ganzen Verteiler in die Liste aufzunehmen, klicken Sie links auf den Reiter Verteiler hinzufügen. Hier suchen Sie einfach den gewünschten Verteiler aus und fügen ihn mit einem Klick auf den Pfeil (Kontakte der Mailingliste hinzufügen) der Empfängerliste zu.

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Wenn Sie jetzt auf den Reiter pflegen zurückkehren, finden Sie hier eine Liste aller Empfänger vor. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch gezielt nach Empfängern suchen, um diese zum Beispiel zu blockieren. Sie erhalten dann so lange keine Aussendung, bis Sie die Blockierung mit einem Klick auf den entsprechenden Button unten rechts wieder aufheben.

[Screenshot Empfängerübersicht folgt]

Weiter geht es mit dem Button Inhalt & Attachments. Hier wird es jetzt konkret mit der Aussendung. In diesem Menü können Sie den Betreff und eine E-Mail-Adresse für Antworten hinterlegen (wahlweise können Sie einzelnen Kontakten auch eine eigene Antwortadresse hinterlegen). Wenn die Antwortadresse auch die Versenderadresse sein soll, müssen Sie jetzt noch einen Haken bei Versender E-Mail setzen.

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Wenn Sie möchten, können Sie jetzt noch einen Footer mit Signatur oder einen Disclaimer gestalten. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol speichern Sie den Inhalt Ihrer Aussendung.

[Screenshot Inhalt & Attachments folgt]

Zuletzt sollten Sie noch den Reiter Einstellungen bestätigen aufrufen. Hier können Sie alle gemachten Angaben noch einmal überprüfen. Einträge, die potentiell fehlerhaft sind, werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Felder, die definitiv fehlerhaft sind, werden mit einem roten X markiert. Wenn Sie alles überprüft und gegebenenfalls korrigiert haben, geben Sie die Aussendung mit einem Klick auf den Haken unten rechts zum Versand frei.

[Screenshot Einstellungen bestätigen folgt]

Jetzt müssen Sie die Aussendung nur noch verschicken. Dazu kehren Sie  zurück in die Übersicht der Aussendungen. Hier wählen Sie die fertig gestellte Aussendung aus. Dass sie zum Versand freigegeben wurde, erkennen Sie an dem eingekreisten Pfeil auf einem auffälligen, blauen Button, der plötzlich rechts in der Detailansicht zu sehen ist.

[Screenshot blauer Button folgt]

Klicken Sie auf den Button, öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift Aussendung verschicken. Hier können Sie jetzt bestätigen, an welche Kontakte und wann die Aussendung verschickt werden soll. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil unten rechts, verschicken Sie Ihre Pressemitteilung endgültig.

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