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- Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsichtlich der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
- Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
- Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
- Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
- Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
- Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
- Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
- Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
- Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter
Freigabe-Administration
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Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu administrieren navigieren Sie bitte zu System > Freigabeadministration.
Dort werden Ihnen drei Reiter angezeigt:
- Administration Freigaben
- Freigabegruppen
- Freigabedefinition
Administration Freigaben
In Reiter Administration Freigaben sehen Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben jeglichen Typs (Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt).
Zahlreiche Filtermöglichkeiten ermöglichen es Ihnen, bequem die Anzeige anhand Ihrer Filterkriterien einzuschränken. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:
- Mandanten - Auswahl des/der zu filternden Mandanten
- Kunde - Auswahl eines oder mehrerer Kunden
- Projekt - Auswahl eines oder mehrerer Projekte (zuvor muss mindestens ein Kunde gewählt sein)
- Freigabetyp - Filterung nach Freigabetyp, zur Auswahl stehen Angebot, Anfrage, Beauftragung, Rechnung, Lieferantenrechnung, Projekt
- Status - Filterung nach Status, zur Auswahl stehen ausstehend, freigegeben, abgelehnt, abgebrochen
- Sortierung - legen Sie hier Ihren bevorzugten Sortierungsmodus fest. Zur Auswahl stehen ohne Reihenfolge, Freigabefrist endet am (aufsteigend), Freigabefrist endet am (absteigend)
- Freigabezeitraum von/bis - wählen Sie hier anhand des eingeblendeten Kalenders einen Zeitraum aus
- Suche - Freitext-Suche
Freigabegruppen
In Reiter Freigabegruppen sehen Sie eine Übersicht aller vorhandenen Freigabegruppen. Diese werden Ihnen in einer dreispaltigen Ansicht dargestellt.
- Spalte 1 zeigt Ihnen dabei die Freigabegruppe
- Spalte 2 zeigt Ihnen die Abkürzung der Freigabegruppe
- Spalte 3 zeigt Ihnen die Grupenmitglieder
Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.
Freigabegruppe editieren
Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe editieren bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox stehen dazu folgende Filter und Einstellmöglichkeiten für Sie zur Auswahl:
- Auswahl eines oder mehrerer Mandanten
- Auswahl der in Mitarbeiter > Zugriffsberechtigung Daten erstellten Zugriffsberechtigungsgruppen
Beide Filter dienen der Filterung der auf der rechten Seite in Bereich nicht zugeordnete Mitarbeiter dargestellten Mitarbeiter.
In der Lightbox werden zei Bereiche dargestellt:
- Freigabegruppenmitglieder auf der linken Seite - hier werden die bereits zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter entfernt werden
- nicht zugeordnete Mitarbeiter auf der rechten Seite - hier werden die nicht zugeordneten Mitarbeiter dargestellt; über die vorhandenen Bedienelemente können einzelne oder alle Mitarbeiter der Freigabegruppe hinzugefügt werden
Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.
Freigabegruppe löschen
Bestehende Freigabegruppen können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabegruppe löschen entfernt werden.
Freigabegruppe erstellen
Über Klick auf das + Symbol unten rechts kann eine neue Freigabegruppe erstellt werden. Es stehen dieselben Felder und Funktionen bzw. Bedienelemente wie in Abschnitt Freigabegruppe editieren zur Verfügung.
Einstellung, damit Freigabeberechtigte automatisch einen Dokument unterzeichnen können
Mit dem Update auf die Troi Version 5.4.20 ist es seit Mitte Mai 2017 möglich sämtliche Unterzeichner zusätzlich zu Genehmigern/Freigabeberechtigten auszuwählen. Falls es eine Vorgabe vom Unternehmen gibt, dass der oder die Freizeichner/in des Dokuments automatisch Unterzeichner sind, kann dies unter System » Systemeinstellungen im Dropdown auswählwn. Sobald ein Haken bei mache alle Genehmiger zu Unterzeichnern gesetzt ist, werden bei neuen Dokumenten automatisch die Genehmiger der Dokumente als Unterzeichner gesetzt, jedoch erst, wenn diese Person die Freigabe erteilt hat!
Freigabedefinition
In Reiter Freigabedefinition erhalten Sie eine fünfspaltige Darstellung.
- Freigabebereiche - hier wird die Art des Freigabeprozesses bzw. der Bereich eingestellt. Zur Auswahl stehen Abwesenheit, Projekt, Angebot, Anfrage, Rechnung, Beauftragung, Lieferantenrechnung, Stundenfreigabe Projektverantwortlicher, Stundenfreigabe Teamleiter, Beauftragung NB.
- Simultan Freigabe - hier wird die Simultanfreigabe aktiviert/deaktiviert; bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
- aktiv - hier erhalten Sie anhand des dargestellten Icons eine Übersicht über den Aktivitätsstatus; ein x steht für inaktiv, ein grünes Check Symbol für aktiv.
- Anzahl der Freigabestufen - hier sehen Sie die Konfiguration der Freigabestufen
- Freigaberegeln - hier sehen Sie die hinterlegten Freigaberegeln
Zur Filterung stehen hier nur der Mandantenfilter zur Auswahl.
Freigabebereich editieren
Freigabebereiche können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigabedefinition bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:
- Freigabetyp - passen Sie hier das Wording für den entsprechenden Freigabebereich an.
- Simultane Freigabe - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox Simultane Freigabe. Bei aktivierter Simultanfreigabe entfällt die hierarchische Freigabe d.h. jeder Freigeber aus verschiedenen Freigabestufen kann zu jeder Zeit freigeben.
- aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um den entsprechenden Freigabebereich aktiv/inaktiv zu setzen.
- Anzahl Freigabe - wählen Sie notwendige Anzahl der Freigabestufen, zur Verfügung stehen Werte zwischen 1 und 5.
- Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
- erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
- Freigabe geändert von - zeigt den Mitarbeiter, der die letzten Änderungen vorgenommen hat
- Freigabe geändert - zeigt das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung
Nach Bearbeitung bitte unten rechts abspeichern.
Freigaberegeln editieren
Freigaberegeln können über das Kontext-Menu > Auswahl Eintrag Freigaberegeln bearbeiten bearbeitet werden.
In der entsprechenden Lightbox kann folgendes bearbeitet werden:
- Startwert - hier kann der Startwert bzw. veschiedene Startwerte für verschiedene Freigabe-Prozesse hinterlegt werden (bspw. Angebot Startwert 0, Startwert 2500,- etc.)
- Freigabeantragsteller - zeigt Ihnen den Antragsteller des Freigabebereiches
- erstellt am - zeigt das Erstellungsdatum
- Freigabegruppen - zeigt die zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
- Abkürzung - zeigt die Abkürzung der zur Verfügung stehenden Freigabegruppen
- aktiv - aktivieren/deaktivieren Sie die Checkbox aktiv um die entsprechenden Freigabegruppen aktiv/inaktiv zu setzen.
- Mitarbeitergruppenzugehörigkeit -
- Prozesseigentümer zulässig - kann aktiv/inaktiv gesetzt werden. Damit ist es dem Freigabeprozess Ersteller (Eigentümer) ebenso möglich, eine Freigabe zu erteilen.
Je nach gewählter Anzahl an Freigabestufen stehen die Bereiche Freigabegruppen, Abkürzung, aktiv, Mitarbeitergruppenzugehörigkeit sowie Prozesseigentümer zulässig für jede Freigabegruppe zur Konfiguration zur Verfügung.
Freigabebereiche / Freigabetypen
Die Freigabebereichen bzw. verschiedenen Typen der Freigabe-Prozesse erzwingen unten aufgeführte Kriterien für definierte Aktionen:
- Abwesenheit - der Freigabeprozess hinsicht der Freigabe von Abwesenheiten kann im Bereich System > Sytemeinstellungen > Abwesenheiten konfiguriert werden
- Projekt - der Freigabeprozess zur Projektanlage ermöglicht die Definition von zulässigen Gruppen zur Projektanlage
- Angebot - der Freigabeprozess Angebot ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Angebotsvolumens
- Anfrage - der Freigabeprozess Anfrage ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Anfragevolumens
- Rechnung - der Freigabeprozess Rechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Rechnungsvolumens
- Beauftragung - der Freigabeprozess Beauftragung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Beauftragungsvolumens
- Lieferantenrechnung - der Freigabeprozess Lieferantenrechnung ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich des Lieferantenrechnungsvolumens
- Stundenfreigabe Projektverantwortlicher - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Projektverantwortlicher ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Projektverantwortlichen
- Stundenfreigabe Teamleiter - der Freigabeprozess Stundenfreigabe Teamleiter ermöglicht Freigabeprozesse hinsichtlich der Freigabe von erfaßten Stunden durch den Teamleiter