TROI bietet Ihnen für die unterschiedlichsten Bereiche verschiedene Freigabeprozesse an. Diese sind:
- Projekt
- Angebot
- Anfrage
- Beauftragung
- Rechnung (Ausgangsrechnung)
- Eingangsrechnungen
- Stundenfreigabe durch Teamleiter
- Stundenfreigabe durch Projektverantwortliche
Die Projektfreigabe
Wenn Sie im System einen Freigabeprozess für Projekte hinterlegen, ist das Anlegen von Projekten unbefugten Mitarbeitern unmöglich. Haben Sie hingegen keinen Freigabeprozess hinterlegt, kann im Prinzip jeder ein neues Projekt anlegen.
Sie können den Freigabeprozess auf verschiedene Art konfigurieren, um ihn optimal an Ihre Unternehmensabläufe anzupassen.
Die Angebotsfreigabe
Die Angebotsfreigabe kann in TROI so konfiguriert werden, dass berechtigte Gruppen Angebote an Kunden nur auf Basis einer im System hinterlegten Summe freigeben können.
Um ein Angebot auf diese Weise freigeben zu können, muss in dem betreffenden Projekt bereits eine Kalkulation vorhanden sein. Darüber hinaus muss ein Unterzeichner ausgewählt werden. Anschließend kann im Bereich Freigabestatus über den Menüeintrag Freigabeprozess starten die benötigte Freigabe für das Angebot erteilt werden.
In der Lightbox werden Ihnen folgende Möglichkeiten angezeigt:
- Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie festlegen, um was für einen Freigabeprozess es sich handelt. Bei Angeboten beschränken sich Ihre Möglichkeiten darauf, die Höhe des Angebots zu bestimmen.
- Freigabestufe: Hier bestimmen Sie, in wie vielen Stufen eine Freigabe bearbeitet werden muss. Die einzelnen Bearbeiter sind einander hierarchisch untergeordnet.
- Freigabefrist endet am: Hier stellen Sie ein, an welchem Tag die Frist zur Freigabe abläuft. Das Angebot kann danach nicht mehr freigegeben werden.
Sie können mehrere Freigabeprozesse für ein Angebot konfigurieren, um zum Beispiel für jede Angebotshöhe die richtigen Gruppen oder Personen zur Freigabe zu berechtigen. So könnten kleinere Beträge beispielsweise auch von einem Mitarbeiter freigegeben werden, statt vom Projektleiter.
Die Freigabe von Anfragen
Wenn Sie Material oder Dienstleistungen einkaufen möchten, wird dazu eine Anfrage an den jeweiligen Unternehmer benötigt. In den TROI Projekten können Sie auch für diesen Prozess eine Freigabe einrichten. Wie schon bei den Angeboten ist auch die Freigabe von Anfragen an eine von Ihnen festlegbare Summe geknüpft.
Damit eine Anfrage freigegeben werden kann, muss in dem Projekt eine Kalkulation mit Fremdleistungen erstellt worden sein. Im Reiter Anfrage müssen außerdem ein Lieferant und ein Unterzeichner ausgewählt werden. Dann können Sie über den Eintrag Freigabeprozess starten im Kontext-Menü die Freigabe erteilen.
Sie haben hier die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:
- Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Anfrage welche Freigabe benötigt
- Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Anfragen vorgegeben werden.
- Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Anfrage nicht mehr freigegeben werden kann
Sie können für Anfragen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.
Der Freigabeprozess für Beauftragungen
Durch Freigabeprozesse können Sie in TROI gewährleisten, dass Beauftragungen nur in angemessenen Höhen erteilt werden können.
Beauftragungen werden auf Basis einer bereits gestellten Anfrage erstellt. Alternativ können Sie eine Beauftragung auch auf Basis der Kalkulation und der dort hinterlegten Fremdleistungen erstellen.
Für eine Beauftragung muss im entsprechenden Projekt zwingend eine Kalkulation mit Fremdleistungen vorhanden sein. Darüber hinaus müssen im Reiter Beauftragung ein Lieferant und ein Unterzeichner ausgewählt sein. Dann kann über das Konzext-Menü Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden.
Sie haben hier folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
- Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Beauftragung welche Freigabe benötigt
- Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Beauftragungen vorgegeben werden.
- Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Beauftragung nicht mehr freigegeben werden kann
Sie können für Beauftragungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.
Rechnungsfreigaben
Damit Rechnungen in der richtigen Höhe gestellt werden, können Sie in TROI Freigabeprozesse einrichten.
Um eine Rechnung zu stellen, muss im entsprechenden Projekt zwingend eine Kalkulation vorhanden sein. Darüber hinaus muss im Reiter Rechnung ein Unterzeichner ausgewählt sein. Dann kann über das Konzext-Menü Freigabeprozess starten die Freigabe erteilt werden.
Sie haben hier folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
- Art des Freigabeprozesses: Hier können Sie einstellen, ab welcher Summe die Rechnung welche Freigabe benötigt
- Freigabestufe: Hier geben Sie an, wie viele Freigabestufen für Rechnungen vorgegeben werden.
- Freigabefrist endet am: Das Ablaufdatum, nach dem eine Rechnung nicht mehr freigegeben werden kann
Sie können für Rechnungen mehrere Freigabeprozesse anlegen und so einstellen, bei welcher Summe welche Gruppen oder Personen zur Freigabe berechtigt sind.
Stundenfreigaben für Teamleiter
Sie können Freigabeprozesse anlegen, durch die die erfassten Stunden von Mitarbeitern durch den Teamleiter freigegeben werden müssen.
Nicht freigegebene Stunden können Sie im Ordner Stundenerfassung in der Sparte abgelehnte Stunden einsehen. In insgesamt neun Spalten finden Sie die folgenden Informationen:
- Der Pfad zum Projekt: Beim Anklicken öffnet sich hier ein Fenster zur Stundenerfassung
- Datum des Eintrags
- Mitarbeiter
- Stunden
- Externer Kommentar
- Interner Kommentar
- Abgelehnt von
- Ablehnungsgrund
- Datum der Ablehnung
Wenn Sie einem Teamleiter die Berechtigung zur Freigabe von Stundenerfassungen gegeben haben, findet dieser auf seinem Schreibtisch zukünftig den Eintrag Stundenfreigaben Teamleiter in der linken Spalte vor. Hier steht die Anzahl der freizugebenden Stunden. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite Freigabeliste – Stundenfreigaben Teamleiter aufgerufen.
Stundenfreigaben durch den Projektverantwortlichen
Sie können einen Freigabeprozess erstellen, der bei der Stundenerfassung die Freigabe durch den Projektverantwortlichen vorsieht.
Im Bereich der Stundenerfassung finden Sie den Bereich abgelehnte Stunden. Hier finden Sie alle von Mitarbeitern erfassten Stunden vor, die nicht freigegeben wurden. Die entsprechenden Stundensätze werden mit den folgenden Informationen aufgelistet:
- Der Pfad zum Projekt: Beim Anklicken öffnet sich hier ein Fenster zur Stundenerfassung
- Datum des Eintrags
- Mitarbeiter
- Stunden
- Externer Kommentar
- Interner Kommentar
- Abgelehnt von
- Ablehnungsgrund
- Datum der Ablehnung
Der Projektverantwortliche, den Sie für die Freigabe von Stundenerfassungen befugt haben, findet auf seinem Schreibtisch in der linken Spalte den Eintrag Stundenfreigabe Projektverantwortlicher. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, wie viele Stunden auf eine Bearbeitung warten. Mit einem Klick auf die Zeile öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die eingetragenen Stunden bearbeiten können.
Um in Troi die Freigabe-Prozesse zu erstellen und zu bearbeiten, navigieren Sie bitte zum Ordner System und in den Bereich Freigabeadministration.
...
Der zur Freigabe berechtigte Projektverantwortliche erhält auf dem Troi Schreibtisch auf der linken Seite den Eintrag Stundenfreigaben Projektverantwortlicher, welcher die Anzahl der freizugebenden Stunden darstellt.
Bei Klick wird direkt die Seite Freigabelisten > Freigabeliste > Stundenfreigaben Projektverantwortlicher angezeigt.
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